Die Formateinstellungen der Email
Bei vielen Email-clients können Sie die Mail in verschiedenen Formaten verschicken (HTML, RTF und vieles mehr.). Die Formate sind bei den verschiedenen Emailprogrammen in den Einstellungen zu finden. Dabei sollten Sie jedoch an den Empfänger denken, es könnte ja sein, daß sein Emailprogramm solche Formate nicht unterstützt. Wir empfehlen Ihnen deshalb, alle Emails im Textformat zu verschicken, da eigentlich jeder dieses Format “lesen” kann. Dieses kann wie auch die anderen Formate bei den Einstellungen Ihres Programmes ausgewählt werden.
Sie sollten auch auf deutsche Eigenarten in der Rechtschreibung verzichten ((z.B. kein ä, sondern ae). Auch wenn die meisten Programme dies unterstützen, weiß man nicht, ob es auch beim Empfänger so ist.
Auch die Textlänge ist entscheidend, da einige Emailprogramme die Nachricht nicht automatisch umbrechen. Sie sollten Ihr Versandprogramm so einstellen, das es bei 70 Zeichen pro Zeile automatisch “umbricht”. Dies können Sie wiederum in den Einstellungen oder Konfigurationen Ihres Programmes vornehmen.
Attachments
Es ist schon toll, daß man eine ganze Menge Dateien an eine Email anhängen kann. Aber hierbei gibt es doch einige Probleme, die Sie beachten sollten.
Wenn Sie eine Datei anhängen, sollten Sie sicher sein, daß der Empfänger diese Datei auch öffnen kann. Nicht jeder hat hat die entsprechenden Programme zur Verfügung. Dies müssen Sie zuerst bei Ihm erfragen.
Die Größe eines Anhanges kann auch ein entscheidendes Kriterium für den Empfang einer Email sein. Bei einigen Providern ist die Größe des Postfaches sehr beschränkt. Größere Emails werden dann teilweise oder überhaupt nicht zugestellt. Man sollte Dateien, die größer als 250 KB sind, nicht anhängen. Bei großen Anhängen wird die Downloadzeit verlängert, was die Kosten in die Höhe treibt. Wenn sie dennoch große Dateien verschicken wollen, dann sollten Sie diese am besten selbstentpackend komprimieren. Dafür gibt es entsprechende Programme wie z.B. Winzip. Achtung, verwenden Sie keine exotischen Packer.
Die Textform
Wenn Sie einen Text verschicken, sollten Sie eine aussagekräftige Betreffzeile (Subject) angeben. Wenn Sie das nämlich nicht tun, fällt Ihre Nachricht ev. unter den Tisch. Da einige Personen an einem Tag sehr viele Emails bekommen, können diese mit einer Betreffzeile wie z.B. “Hallo” nichts anfangen. Diese Mails werden dann kurzerhand gelöscht.
Beim Inhalt Ihrer Mail sollten sie darauf achten, daß Sie ein Problem oder eine Darstellung genau erklären. Es ist ziemlich lästig, per Email immer noch einmal nachzufragen. Schreiben Sie Ihren Text nicht in Großbuchstaben, einige Menschen interpretieren dies als “Schreien” und fühlen sich dadurch beleidigt. Eine durchgehende Kleinschreibung ist problematisch, da sie für einige Worte einen anderen Kontext darstellt.
Es ist auch zu bedenken, daß der Empfänger Ihre Gestik nicht sieht, weshalb Sie ironische Andeutungen und Aussagen lieber weglassen.
Wenn Sie schon einmal “gechattet” haben, werden Sie schnell merken, das die Chatter eine eigene Sprache entwickelt haben. Benutzen Sie diese sogenannten Emoticons [z.B. 🙂 für ein Lächeln; drehen Sie Ihren Kopf um 90° nach links] besser nicht. Diese Zeichenkombination könnte von dem Empfänger nicht oder falsch verstanden werden.
Heben Sie bestimmte Worte hervor, dies ist für ein besseres Verständnis geeignet. Achten Sie auch darauf, daß Sie nicht zu viele Zeichen setzen. Ein mehrfaches Fragezeichen gilt als albern. Dazu zählen auch zuviel unterstrichene und in Fett geschriebene Texte.
Nachrichten mit beleidigendem Inhalt werden meist sofort gelöscht und es kann vorkommen, daß der Empfänger alle weiteren Emails dieser Person oder Adresse per Filter sofort und automatisch löscht. Solche Emails werden “Flame” genannt. Wenn Sie selber solch eine Mail erhalten, dann antworten Sie besser nicht darauf.
Klarer Absender
Es gibt sehr viele Spam Mails (Werbemails), die in Umlauf sind. Deshalb sollten Sie sich eindeutig zu erkennen geben, damit man Ihre Mail nicht damit verwechselt. Versuchen Sie, keine V-Card (Visitenkarte) zu benutzen, da einige Mailprogramme diese nicht lesen können. Konfigurieren Sie Ihren Email-Client so, daß diesem Ihre Identität klar zuzuweisen ist.
