Die Verwendung eines von Microsoft betriebenen Mailservers als umfassende E-Mail-Lösung für Unternehmen ist sehr beliebt, da sie eine einfache Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von E-Mails und anderen Elementen ermöglicht. Die komplexe Architektur eines modernen Exchange-Servers macht ihn schnell und zuverlässig – aber auch teuer in der Wartung. Wenn Ihr Unternehmen wächst, verarbeitet Ihr Exchange-Server täglich immer mehr Daten. Wie lassen sich diese Daten organisieren, ohne dass die Ressourcen ständig erweitert werden müssen? Zuerst müssen wir den “Bösewicht” finden. Und der Bösewicht ist hier eine riesige Menge von Anhängen, die unstrukturiert sind und zu viel Speicherplatz belegen. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass viele doppelte Anhänge durch Weiterleitung, CC’ing oder das Versenden von Nachrichten an mehrere Empfänger entstehen.
Um eine Lösung zu finden, werfen Sie einen Blick auf die Welt der Waren. Wenn Ihre Mitarbeiter viele ähnliche physische Gegenstände für die Arbeit benötigen, z. B. Geräte oder Apparate, aber nicht zur gleichen Zeit, würden Sie dann eine große Menge ähnlicher Dinge kaufen und lagern? Dasselbe gilt für angehängte Dateien, mit dem Unterschied, dass auf freigegebene Dateien im Gegensatz zu physischen Objekten von zwei oder mehr Personen gleichzeitig zugegriffen werden kann und sie geändert werden können.
Um den Fluss von Anhängen durch Ihren Exchange-Server zu optimieren, können Sie ein spezialisiertes Tool wie Attachments Save for Exchange verwenden. Es handelt sich dabei um eine Zwei-Komponenten-Lösung, die aus einer einfach zu bedienenden Management-Konsole, die auf jeder Workstation in der Domäne installiert werden kann, und Transport-Agenten, die auf Exchange-Servern installiert werden, besteht. Die Transportagenten sind mit Exchange 2003 – 2019 und Microsoft Small Business Server 2011 kompatibel. So können Sie das Produkt bereitstellen und die E-Mail-Verarbeitung einer gesamten Organisation, einschließlich der Einrichtung von Exchange-Servern, von einem einzigen Computer oder Server aus verwalten.
Zunächst ist es möglich, Ihren Exchange-Server so einzurichten, dass bestimmte Arten von Anhängen blockiert werden. Das Filtern von Anhängen für Exchange ist nicht nur eine gute Idee für die Kontrolle des Datenverkehrs, sondern auch eine Möglichkeit zur Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien, da Sie Dateien blockieren können, die eine Reihe von Kriterien oder ein Kriterium Ihrer Wahl erfüllen. Außerdem verfügt die Lösung über ein Regelsystem mit Ausnahmen, verschiedenen Aktionen und Bedingungen, das die Verarbeitung von Nachrichten und Anhängen auch für die sorgfältigsten Administratoren flexibel genug macht. Anhänge können beispielsweise nach Größe, Dateityp oder Dateinamen eingeschränkt werden; im Falle eines blockierten E-Mail-Anhangs können Sie Ihren Exchange-Server veranlassen, diesen in einem speziellen Ordner zu speichern oder zu löschen, wobei zusammen mit der ursprünglichen Nachricht eine Benachrichtigung über den verweigerten Zugriff gesendet wird.
Was ist besser: die Speicherung von Anhängen in der Exchange-Server-Basis oder die Speicherung auf einem Dateiserver oder in einem netzwerkgebundenen Speicher? Einerseits besteht keine Notwendigkeit, die Speicherung von Anhängen zu optimieren, wenn die Benutzer nur von ihren Postfächern aus auf sie zugreifen. In dieser Hinsicht ist der einzige Vorteil der Speicherung von E-Mail-Anhängen auf einer dedizierten Festplatte die Einsparung von Speicherplatz auf dem Exchange-Server. Andererseits sind einige Anhänge Teil von Geschäftsprozessen, z. B. Rechnungen, Bestellungen und Rechnungen, die in der Regel als PDF-Dateien vorliegen. Um den Überblick über all diese Dokumente zu behalten und vor allem, um sie in die entsprechenden Datenbanken aufzunehmen, ist es notwendig, sie in einem speziellen Ordner auf einem lokalen Computer oder Dateiserver zu speichern.
Darüber hinaus ist das Speichern von Anhängen in einem gemeinsam genutzten Netzwerkordner eine schnelle und einfache Möglichkeit, allen Beteiligten Zugang zu gewähren. Selbstverständlich können Sie die Vertraulichkeit der Anhänge selbst festlegen und einen Ordner für den Austausch von Anhängen erstellen, auf den nur der Empfänger und Sie selbst Zugriff haben. Ein zusätzlicher Vorteil der Speicherung von Anhängen in einem bestimmten Ordner auf einem lokalen Computer oder Server ist die Möglichkeit, verschiedene Archivierungs- und Sicherungsrichtlinien für E-Mails und Anhänge anzuwenden, was im Hinblick auf die Suchgeschwindigkeit und die Datensicherheit sehr nützlich sein kann.
Wenn Sie einen Anhang an eine große Anzahl interner Empfänger senden müssen, ist die automatische Ersetzung des Anhangs durch eine Textdatei, die einen Link zu der Datei in einem gemeinsamen Ordner enthält, eine weitaus bessere Option als der Versand desselben Anhangs an eine Vielzahl von Benutzern im Unternehmen. Auf diese Weise verringern Sie die Belastung der Ressourcen und sparen Speicherplatz auf Ihrem Exchange-Server, indem Sie die Größe der Anhänge verringern, da eine Textdatei ein Vielfaches kleiner sein kann als die eigentliche Datei.
Alles in allem ist die Verwaltung von Anhängen auf Serverebene ein wichtiger Schritt zur Senkung der Betriebskosten Ihres Exchange-Servers. Auf diese Weise lassen sich die Geschäftsprozesse optimieren und der Fluss der Finanzdokumentation automatisieren. Und schließlich ist die Einrichtung Ihres Exchange-Servers zum Speichern von Anhängen an einem bestimmten Ziel und/oder zum Filtern von Anhängen mit Hilfe der Management-Konsole einfacher als Sie denken.
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