Benachrichtigung für Unterordner in Outlook erhalten – VBA-Lösung für E-Mail-Benachrichtigungen

In Outlook kann es vorkommen, dass wichtige E-Mails in spezifischen Unterordnern landen und Sie diese nicht sofort bemerken. Standardmäßig zeigt Outlook Desktop-Benachrichtigungen nur für Nachrichten an, die im Posteingang eingehen. Um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Nachrichten in Unterordnern übersehen, können Sie mithilfe von VBA (Visual Basic for Applications) benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einen VBA-Code in Outlook implementieren, der Desktop-Benachrichtigungen für neue E-Mails in spezifischen Unterordnern auslöst. Diese Methode bietet eine flexible und automatisierte Lösung, um sicherzustellen, dass Sie stets über eingehende E-Mails in Ihren wichtigen Unterordnern informiert bleiben.

Schritt 1: Entwicklertools aktivieren

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Menüband anpassen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwicklertools.
4. Klicken Sie auf OK.

Schritt 2: VBA-Editor öffnen

1. Gehen Sie zu Entwicklertools > Visual Basic, um den VBA-Editor zu öffnen.
2. Im VBA-Editor fügen Sie ein neues Modul hinzu: Einfügen > Modul.

Schritt 3: VBA-Code einfügen

Fügen Sie den folgenden VBA-Code in das Modul ein:

Private WithEvents Items As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
Dim Ns As Outlook.NameSpace
Dim Folder As Outlook.Folder

Set Ns = Application.GetNamespace("MAPI")
' Pfad zu Ihrem Unterordner anpassen
Set Folder = Ns.Folders("IhreE-Mail-Adresse").Folders("Posteingang").Folders("IhrUnterordner")
Set Items = Folder.Items
End Sub

Private Sub Items_ItemAdd(ByVal Item As Object)
On Error Resume Next
Dim MailItem As Outlook.MailItem
If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
Set MailItem = Item
' Anzeige einer Desktop-Benachrichtigung
Call ShowNotification(MailItem.Subject, MailItem.SenderName)
End If
End Sub

Private Sub ShowNotification(ByVal Subject As String, ByVal Sender As String)
' Anpassung der Benachrichtigungsanzeige
MsgBox "Neue E-Mail von " & Sender & ": " & Subject, vbInformation, "Neue E-Mail-Benachrichtigung"
End Sub

Schritt 4: Code anpassen

• Passen Sie den Pfad zum Unterordner in Set Folder = Ns.Folders("IhreE-Mail-Adresse").Folders("Posteingang").Folders("IhrUnterordner") an Ihre Ordnerstruktur an.
• Wenn Ihr Unterordner tiefer verschachtelt ist, fügen Sie weitere .Folders("UnterordnerName") hinzu.

Schritt 5: Speichern und schließen

• Speichern Sie das Modul.
• Schließen Sie den VBA-Editor.

Schritt 6: Outlook neu starten

• Schließen Sie Outlook und starten Sie es neu, damit das Makro aktiviert wird.

Schritt 7: Testen

• Senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst, die in den angegebenen Unterordner verschoben wird.
• Sie sollten nun eine Benachrichtigung erhalten, wenn eine neue E-Mail in den Unterordner eingeht.

Erklärung des Codes

• Application_Startup: Initialisiert die Überwachung des Unterordners, sobald Outlook gestartet wird.
• Items_ItemAdd: Wird ausgelöst, wenn ein neues Element in den überwachten Unterordner hinzugefügt wird.
• ShowNotification: Zeigt eine Desktop-Benachrichtigung an, wenn eine neue E-Mail eingeht.

Mit diesem VBA-Code können Sie effektiv Benachrichtigungen für neue E-Mails in bestimmten Unterordnern in Outlook anzeigen.