Verzögertes Senden von E-Mails in Outlook – Methoden und Anwendung

Outlook bietet verschiedene Wege, um den Versand von E-Mails zeitlich zu verzögern. Dies ist insbesondere nützlich, wenn Nutzer Nachrichten zu einem späteren, bestimmten Zeitpunkt versenden möchten oder eine kurze Zeitspanne für eventuelle Korrekturen benötigen. Dabei stehen zwei primäre Methoden zur Verfügung: Regeln für verzögertes Senden und die Option „Nicht zustellen vor“.

Regelbasierte Verzögerung: E-Mails bis zu 120 Minuten zurückhalten

Mithilfe einer Regel lässt sich der Versand von Nachrichten um bis zu zwei Stunden verzögern. Dabei wird die E-Mail nach dem Klicken auf „Senden“ im Postausgang gehalten und erst nach Ablauf der festgelegten Zeitspanne verschickt.

Schritte zur Einrichtung:

1. Den Regelassistenten öffnen und „Neue Regel“ auswählen.
2. Die Option „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ wählen.
3. Eventuell gewünschte Bedingungen festlegen oder direkt auf „Weiter“ klicken, um die Regel auf alle ausgehenden Nachrichten anzuwenden.
4. Als Aktion „diese Regel eine Anzahl von Minuten verzögern“ auswählen.
5. Durch Anklicken des Links „eine Anzahl von“ die gewünschte Verzögerungszeit definieren.
6. Mit „Weiter“ optional Ausnahmen festlegen und anschließend auf „Weiter“ klicken.
7. Einen aussagekräftigen Namen vergeben, die Regel aktivieren und mit „Fertig stellen“ bestätigen.

Zeitgenauer Versand mit „Nicht zustellen vor“

Die zweite Möglichkeit zur verzögerten Zustellung von E-Mails ist die Nutzung der Option „Nicht zustellen vor“. Diese Methode erlaubt es, eine genaue Versandzeit für die jeweilige E-Mail zu bestimmen. Die Einstellung hierfür befindet sich im Optionen-Menü der E-Mail.

Dabei ist zu beachten, dass Outlook während der geplanten Versandzeit geöffnet bleiben muss, sofern keine Verbindung zu einem Exchange-Server im Online-Modus besteht. Im Online-Modus verbleibt die Nachricht direkt auf dem Server, sodass Outlook geschlossen werden kann. Diese Funktion steht jedoch nicht zur Verfügung, wenn Outlook.com genutzt wird, da dieser Dienst ausschließlich den Cache-Modus unterstützt.

Verzögerter Versand durch ein VBA-Skript

Ein weiteres leistungsfähiges Werkzeug ist die Nutzung von VBA (Visual Basic for Applications). Das folgende Skript erlaubt es, automatisch eine E-Mail zu versenden, sobald ein Terminerinnerung ausgelöst wird.

Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Öffnen Sie Outlook und drücken Sie ALT + F11, um den VBA-Editor zu starten.
2. Im Projektfenster links wählen Sie „ThisOutlookSession“.
3. Kopieren Sie das folgende VBA-Skript hinein:

Private Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
    Dim objMsg As MailItem
    Set objMsg = Application.CreateItem(olMailItem)

    With objMsg
        .To = "empfaenger@example.com"
        .Subject = "Automatisch generierte Erinnerung"
        .Body = "Dies ist eine automatisch generierte Nachricht basierend auf einem Kalendereintrag."
        .Send
    End With
End Sub

Erklärung des Skripts:

• Application_Reminder: Diese Prozedur wird automatisch ausgelöst, wenn Outlook eine Erinnerung anzeigt.
• Dim objMsg As MailItem: Deklariert ein MailItem-Objekt.
• Application.CreateItem(olMailItem): Erstellt eine neue E-Mail-Nachricht.
• .To, .Subject, .Body: Hier definieren Sie den Empfänger, Betreff und Inhalt der automatischen Nachricht.
• .Send: Die Nachricht wird automatisch versendet.

Wichtige Hinweise zur Verwendung der verzögerten Zustellung

Vor der produktiven Nutzung dieser Funktionen empfiehlt sich ein Testlauf. Denn in bestimmten Versionen von Outlook wird das Datum, an dem die Nachricht ursprünglich gesendet wurde, und nicht das tatsächliche Versanddatum angezeigt. Dies kann dazu führen, dass Empfänger, die ihre E-Mails nach dem Sendedatum sortieren, die Nachricht möglicherweise übersehen.

Wird die Option „Nicht zustellen vor“ genutzt, werden die E-Mails im Postausgang lokal gespeichert, sofern kein Exchange-Server im Online-Modus genutzt wird. Um den Versand sicherzustellen, muss Outlook zum geplanten Zeitpunkt geöffnet bleiben und der Nutzer angemeldet sein. Outlook erinnert außerdem beim Schließen des Programms daran, dass Nachrichten noch im Postausgang warten. Diese Warnung ist nicht deaktivierbar und dient als nützliche Erinnerung für Nutzer, die das sofortige Versenden nicht aktiviert haben oder Verbindungsprobleme erfahren.

Weitere Möglichkeiten: Wiederkehrende oder spezifisch verzögerte Nachrichten

Neben dem beschriebenen Skript gibt es weitere Möglichkeiten, beispielsweise für die automatische Versendung wiederkehrender Nachrichten oder eine zeitlich festgelegte Verzögerung für bestimmte Tageszeiten. Diese Lösungen erfordern allerdings technisches Verständnis und gegebenenfalls weitere Programmierkenntnisse.

Fazit und Ihre Meinung

Outlook bietet vielseitige Möglichkeiten, Nachrichten zeitversetzt zu versenden. Je nach Einsatzszenario sind verschiedene Methoden sinnvoll. Wie sind Ihre Erfahrungen mit der verzögerten Zustellung von E-Mails in Outlook? Nutzen Sie diese Funktionen regelmäßig oder haben Sie noch Fragen zu bestimmten Aspekten? Teilen Sie Ihre Meinung gern mit uns in den Kommentaren.