Das Kernelement eines jeden E-Mail Clienten ist das Verschicken von E-Mails. Dies ermöglicht die Kommunikation mit Freunden, Verwandten und Geschäftspartnern. Informationen können ausgetauscht werden und wichtige Nachrichten können ausgedruckt oder archiviert werden. Auch das Hinzufügen von Anhängen ist möglich. Dadurch können komplexere Sachverhalte vermittelt werden. Der Informationsaustausch kann auf viele unterschiedliche Arten erfolgen. Diese Möglichkeiten werden nachfolgend beschrieben.
1. E-Mail Fenster starten
a) Der Menübefehl: Nachrichten > Neu
b) Tastenkombination Strg + N
c) Das dritte Icon von links (Hauptleiste) zeigt eine Feder über einem leeren Blatt. Durch einen Klick auf dieses Icon wird das Nachrichtenfenster gestartet
d) Durch Einträge im Adressbuch kann über das Editor-Icon der Befehl Datei > Neue Nachricht gestartet werden.
2. Bei einem vorliegenden Entwurf
a) Nachrichten, die bereits im Ausgang liegen, können durch einen Doppelklick aktiviert werden
b) Das Markieren einer Nachricht und das Betätigen der Enter-Taste erfüllt den gleichen Zweck
3. Auf E-Mails antworten
a) Auf das Icon Antworten klicken
b) Über das Menü: Nachricht > Antworten
c) Auf das Icon Alle Antworten klicken
d) Durch Betätigen der Tastenkombination Strg + F6
e) Über das Menü: Nachricht > Umleiten
f) Durch Betätigen der Tastenkombination Umschalt + F5
g) Über das Menü: Nachricht > Weiterleiten
h) Durch Betätigen des Icons Weiterleiten
i) Durch Betätigen der Tastenkombination Umschalt + Strg + F5
j) Durch Betätigen des Icons Allen Antworten
k) Über das Menü: Nachricht > Allen Antworten
l) Durch Klick auf das Icon Umleiten
4. Bei bereits versandten Nachrichten
a) Über das Menü: Nachricht > Erneut senden
b) Durch Betätigen der Tastenkombination Umschalt + F6
Bei diesen Aufzählungen handelt es sich meistens um die gleichen drei Befehle
1. Über das Menü
2. Über das Icon
3. Über die Tastenkombination
Wer sich über diese Tatsache im Klaren ist, kann seine Arbeitsabläufe dahingehend optimieren. Es muss sich nicht jede Möglichkeit eingeprägt werden. Dennoch ist es wichtig, ein System beim Versenden von Nachrichten zu haben. Insbesondere bei der Arbeit, wo es häufig auf schnelles, systematisches Arbeiten ankommt, bedeutet dieser kleine Zeitgewinn, der vielleicht nur 2 Minuten am Tag beträgt einen enormen Gewinn. 2 Minuten täglich bedeutet ca. 44 Minuten im Monat oder auch ca. 484 Minuten im Jahr. Damit wird im Prinzip ein gesamter Arbeitstag gewonnen, der ebenso gut für andere Dinge verwendet werden kann. Beim Optimieren der Arbeitsabläufe ist es oftmals hilfreich, wenn man sich einen Ausdruck der gängigen Tastenkombinationen an den Bildschirm heftet. Bereits nach kurzer Zeit kann auf diesen Ausdruck wieder verzichtet werden, da sich die Kombinationen eingeprägt haben.
