Viele E-Mail-Anbieter beschränken nach wie vor die maximale Größe für Dateianhänge auf wenige Megabyte, was in manchen Fällen nicht ausreichend ist, um alle Dateien erfolgreich verschicken zu können. Oft muss der Nutzer mehrere E-Mails mit vielen Dateien im Anhang schicken, damit Daten erfolgreich von A nach B gelangen. Dies ist nicht nur sehr mühsam für den Versender der Nachricht, sondern auch für den Empfänger, da dieser jede Datei einzeln auf dem Computer speichern muss und unter Umständen eine E-Mail oder eine Datei übersieht. Daher empfiehlt es sich, mehrere Dateien zu einem Archiv umzuwandeln und die Daten gleichzeitig zu komprimieren.
Wer häufig Dateien per E-Mail verschickt, wird bereits festgestellt haben, dass sein E-Mail-Anbieter nur eine gewisse Dateigröße als Anhang zulässt. Wird die maximale Größe für Dateianhänge überschritten, wird der Anhang entweder nicht gesendet oder die ganze E-Mail kann nicht abgeschickt werden. Dies ist nicht nur sehr ärgerlich, sondern kostet auch jede Menge Zeit. Auch beim Senden mehrerer Dateien kann es für den Empfänger und den Versender der E-Mail schnell unübersichtlich werden. Hier hilft nur das Erstellen von Archiven weiter, die im besten Fall auch noch komprimiert worden sind, um Speicherplatz sparen zu können.
Welche Vorteile bringt das Komprimieren?
Durch das Komprimieren der Daten entstehen viele Vorteile für den Empfänger der Nachricht, aber auch für den Sender. Beispielsweise kann der Empfänger die Nachricht schneller herunter laden und spart dadurch Zeit. Gleiches gilt natürlich auch für den Sender der E-Mail: Dieser kann die Nachricht dank der kleineren Dateigröße deutlich schneller versenden. Besonders wenn mehrere Dateien im Anhang sind empfiehlt es sich, diese zu einem Archiv hinzuzufügen und zu komprimieren. Dadurch sind alle Dateien zu einer großen zusammengeführt und es wird so für den Empfänger unmöglich eine einzelne Datei übersehen. Der Empfänger hat nun alle angehängten Dateien übersichtlich in einem Archiv, das er unkompliziert auf dem Computer speichern kann.
Wenn der E-Mail-Anbieter nur kleine Dateianhänge erlaubt, können durch dieses Vorgehen außerdem mehr Dateien an die E-Mail angehängt werden. Dadurch wird es unter Umständen überflüssig, mehrere Nachrichten senden zu müssen.
Wie komprimiere ich Dateien für eine E-Mail?
Um Dateien für das Versenden via E-Mail zu komprimieren, benötigt man beispielsweise die Software
. Mit diesem kleinen und kostenlosen Tool ist es möglich schnell und unkompliziert Archive aus mehreren Dateien zu erstellen und platzsparend auf dem Computer zu speichern. Diese können selbst von Benutzern geöffnet werden, die das Programm nicht installiert haben, da Windows von Haus aus ebenfalls eine Funktion zur Komprimierung bereithält. Es muss dann jedoch darauf geachtet werden, dass ein Zip-Archiv erstellt wird, da Windows im Normalfall nicht auf andere Archiv-Typen zugreifen kann. Außer das Gegenüber hat ebenfalls die entsprechende Archiv-Software installiert. Gegenüber der Windows-Archivierung bietet 7-Zip den Vorteil, dass mit dem Tool bessere Ergebnisse bei der Komprimierung erzielt werden und die Dateien am Ende ein Stück weit kleiner sind. Außerdem bietet 7-Zip die Möglichkeit, das Archiv mit einem Passwort zu zu versehen, um es vor dem Zugriff von unbefugten zu schützen.
Wer keine extra Software auf dem Computer installieren möchte, kann einfach auf Windows-Bordmittel zurückgreifen und die Dateien in einem Zip-Archiv speichern. Dazu müssen alle Daten, die in dem Archiv gespeichert werden sollen markiert werden. Es können aber auch nachträglich noch weitere Daten hinzugefügt werden, falls diese beim Erstellen des ursprünglichen Archivs vergessen worden sind. Wurden die Daten ausgewählt, öffnet man mit einem Rechtsklick das Auswahlmenü. Dort muss der Eintrag "Senden an" ausgewählt werden. Dort versteckt sich nun der Menüpunkt "ZIP komprimierter Ordner". Wird dieser angeklickt wird automatisch ein Archiv erstellt und in dem aktuellen Ordner gespeichert, welches anschließend Problemlos via E-Mail versendet werden kann.
