Der E-Mail-Dienst ok.de bietet allen Nutzern der gratis Variante bereits alle Funktionen, die man von einem einfach zu bedienenden in E-Mail Anbieter erwarten sollte. Dazu zählt natürlich auch eine Abwesenheitsnotiz, die einem Absender geschickt wird, falls der Empfänger aktuell nicht verfügbar ist. Beim Erstellen einer neuen Abwesenheitsnotiz gibt es jedoch einige Dinge zu beachten, falls man diese Funktion richtig nutzen möchte.
Um eine neue Abwesenheitsnotiz zu konfigurieren, müssen zuerst die Einstellungen von ok.de aufgerufen werden. Diese stehen nach einem Klick auf das Symbol mit dem Schraubenzieher und Hammer in der oberen schwarzen Menüleiste zur Verfügung. Hat man auf den Button geklickt, stehen zuerst alle allgemeinen Optionen des Anbieters zur Verfügung. Nun muss auf den Eintrag "E-Mail" geklickt werden, um alle für den E-Mail-Dienst relevanten Optionen anzuzeigen.
Hat man sich zu dem Menü "E-Mail" durchgehangelt, muss auf den Eintrag "Abwesenheitsnotiz" geklickt werden. Hier kann nun eine neue Abwesenheitsnotiz konfiguriert werden. Pro E-Mail-Konto kann jedoch nur eine einzige Abwesenheitsnotiz erstellt werden, was natürlich etwas schade ist. Um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, muss der Haken bei dem Menüeintrag "Abwesenheitsnotiz aktivieren" gesetzt sein. Zukünftig enthalten alle Absender von eingehenden E-Mails die unten konfigurierte Abwesenheitsnotiz.
Den eigentlichen Text der Abwesenheitsnotiz muss man in die Box unter der Überschrift "Text" eintragen. Man muss jedoch beachten, dass hier keine Formatierungen mit HTML oder CSS vorgenommen werden können, da diese nach dem Speichern der Abwesenheitsnotiz automatisch von ok.de gefiltert werden. Aufwendige Formatierungen sind an dieser Stelle also nicht möglich. In der Abwesenheitsnotiz sollten alle wichtigen Informationen für den Absender einer E-Mail stehen. Beispielsweise sollte dort erwähnt sein, wann man wieder zu erreichen ist, ob eine E-Mail an Kollegen oder andere E-Mail-Konten weitergeleitet wurde oder ob es andere Ansprechpartner gibt, an die sich der Absender wenden kann. Nur so kann gewährleistet werden, dass eine Abwesenheitsnotiz ihrer eigentlichen Funktion gerecht werden kann und den Absender einer E-Mail über die Abwesenheit des Empfängers informiert.
