Abgesagte Besprechung bleibt in den Kalendern der Teilnehmer

Einige Benutzer berichten, dass sie eine Besprechung abgesagt haben, diese aber aufgrund offensichtlicher Synchronisierungsprobleme in der klassischen Outlook-Version nicht abgesagt und aus den Kalendern der Teilnehmer gelöscht wurde.

Wenn eine abgesagte Besprechung in den Kalendern der Teilnehmer verbleibt, handelt es sich wahrscheinlich um ein Synchronisierungsproblem zwischen dem Server und den verschiedenen Outlook-Clients. Hier sind einige Schritte und Optionen, um dieses Problem zu lösen:

1. Überprüfen Sie die Synchronisierungseinstellungen

• Outlook Neustart: Schließen und öffnen Sie Outlook erneut, um zu sehen, ob die Synchronisierung ordnungsgemäß funktioniert.
• Senden/Empfangen-Funktion verwenden: Drücken Sie „F9“ oder gehen Sie auf „Senden/Empfangen“, um manuell eine Synchronisierung anzustoßen.
• Synchronisierungsstatus überprüfen: Unter „Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen“ können Sie den Status Ihrer Mailbox und Synchronisierungseinstellungen prüfen.

2. Absage manuell erneut senden

• Versuchen Sie, die Besprechung erneut abzusagen, indem Sie die ursprüngliche Einladung öffnen und „Abbrechen“ wählen. Stellen Sie sicher, dass die Option „Allen Teilnehmern absagen“ ausgewählt ist.
• Falls das nicht funktioniert, erstellen Sie eine neue Besprechungseinladung mit demselben Datum und derselben Uhrzeit und senden Sie diese. Anschließend können Sie diese erneut absagen. Dies kann helfen, die Synchronisierung zu erzwingen.

3. Exportieren und Importieren der Besprechung

• Bitten Sie einen der Teilnehmer, die Besprechung als .ics-Datei zu exportieren (rechte Maustaste auf den Termin und „Speichern unter“ auswählen).
• Importieren Sie diese Datei dann wieder in Ihren Kalender über „Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > iCalendar-Datei (.ics) importieren“.
• Sobald die Datei importiert ist, versuchen Sie erneut, die Besprechung abzusagen.

4. Direkte Benachrichtigung der Teilnehmer

• Wenn die obigen Schritte nicht funktionieren, bleibt als letzte Option, eine manuelle E-Mail an alle Teilnehmer zu senden, um sie über die Absage zu informieren. Fügen Sie klare Anweisungen hinzu, wie sie die Besprechung aus ihrem Kalender entfernen können.

5. Serverseitige Überprüfung

• Wenn dieses Problem häufiger auftritt, kann es sinnvoll sein, den IT-Support oder Administratoren zu kontaktieren. Es könnte ein tiefergehendes Problem mit dem Exchange-Server oder der Synchronisation zwischen Server und Client vorliegen, das behoben werden muss.

VBA als Lösung

Dieses Skript durchsucht den Kalender nach der entsprechenden Besprechung, löscht diese aus dem eigenen Kalender und entfernt sie anschließend aus den Kalendern aller eingeladenen Teilnehmer. Diese automatisierte Lösung ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass veraltete oder nicht mehr relevante Besprechungen nicht in den Kalendern verbleiben und so Platz für neue Einträge schaffen.

Die folgenden Schritte erläutern, wie Sie das VBA-Skript einrichten und ausführen können, um Besprechungen effizient zu entfernen.

Schritte zur Implementierung des VBA-Skripts:

1. Öffnen Sie den VBA-Editor in Outlook:
   • Drücken Sie ALT + F11, um den VBA-Editor in Outlook zu öffnen.
2. Erstellen Sie ein neues Modul:
   • Klicken Sie im VBA-Editor auf Einfügen > Modul, um ein neues Modul zu erstellen.
3. Fügen Sie den folgenden Code in das Modul ein:

Sub RemoveMeetingFromCalendars()
Dim objNamespace As Outlook.Namespace
Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
Dim objRecip As Outlook.Recipient
Dim objAppt As Outlook.AppointmentItem
Dim Calendar As Outlook.MAPIFolder
Dim i As Integer

' Namespace und Ordner festlegen
Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)

' Hier das genaue Betreff der Besprechung einfügen
Dim MeetingSubject As String
MeetingSubject = "Betreff der Besprechung" ' Ersetzen Sie diesen Text durch den genauen Betreff der Besprechung

' Durchsuchen des Kalenders nach der Besprechung
For Each objMeeting In objFolder.Items
If objMeeting.Subject = MeetingSubject Then
' Die Besprechung wurde gefunden

' Durchlaufen Sie die Teilnehmerliste
For Each objRecip In objMeeting.Recipients
Set Calendar = objNamespace.GetSharedDefaultFolder(objRecip, olFolderCalendar)

' Entfernen der Besprechung aus dem Kalender des Teilnehmers
For i = Calendar.Items.Count To 1 Step -1
Set objAppt = Calendar.Items(i)
If objAppt.Subject = MeetingSubject Then
objAppt.Delete
End If
Next i
Next objRecip

' Entfernen der Besprechung aus dem eigenen Kalender
objMeeting.Delete

Exit For
End If
Next objMeeting

MsgBox "Besprechung wurde aus den Kalendern der Teilnehmer entfernt.", vbInformation
End Sub

1. Anpassung des Codes:
   • Ersetzen Sie den Text "Betreff der Besprechung" im Code durch den genauen Betreff der Besprechung, die Sie entfernen möchten.
2. Ausführen des Makros:
   • Speichern Sie das Modul und führen Sie das Makro RemoveMeetingFromCalendars aus, indem Sie im VBA-Editor F5 drücken oder das Makro über Extras > Makros > Makros... in Outlook starten.

Funktionsweise des Codes:

• Der Code durchsucht den Kalender nach einer Besprechung mit einem bestimmten Betreff.
• Wenn die Besprechung gefunden wird, wird sie aus dem eigenen Kalender und aus den Kalendern aller Teilnehmer gelöscht.

Wichtige Hinweise:

• Dieses Skript entfernt die Besprechung unwiderruflich aus den Kalendern der Teilnehmer. Es sollte daher mit Vorsicht verwendet werden.
• Möglicherweise müssen Sie Berechtigungen anpassen, um auf die Kalender anderer Teilnehmer zuzugreifen.
• Dieses Skript funktioniert nur, wenn Sie auf die Kalender der Teilnehmer zugreifen können.