Gmail: E-Mails archivieren und wieder in den Posteingang schieben

Bei der alltäglichen Arbeit mit Gmail landen schnell sehr viele Nachrichten Posteingang, die häufig nicht mehr benötigt werden, aber trotzdem nicht gelöscht werden können. Diese Vielzahl an nicht mehr zwangsläufig benötigen Nachrichten, sorgt nicht nur dafür, dass wichtige Nachrichten in überfüllten Posteingang eventuell übersehen werden, sondern macht außerdem die Suche nach wichtigen Nachrichten bedeutend schwerer. Um diese Nachrichten sicher verwahren zu können, bietet Gmail die Möglichkeit die Nachrichten zu archivieren.

Durch die Archivierung wird es möglich, den Posteingang aufzuräumen und wieder für mehr Übersicht zu sorgen. Dazu werden die Nachrichten aus im Posteingang in das Label "Alle Nachrichten"verschoben und dadurch archiviert. Durch dieses Vorgehen müssen die Nachrichten nicht gelöscht werden und sind bei Bedarf noch jederzeit wieder verfügbar. Diese Funktion ist vergleichbar mit der Ablage in einem Aktenschrank im Büro. Nachrichten sind zwar sorgfältig verstaut, können jedoch jederzeit wieder abgerufen werden und müssen nicht in den Müll geschmissen werden.

Die archivierten E-Mails können mit einem Klick auf "Alle Nachrichten" in der Übersichtsseite von Google Mail (Gmail) wieder angezeigt werden. Die archivierten Nachrichten tauchen ebenfalls auf, wenn nach Nachrichten oder Absendern gesucht wird oder sie mit einem anderen Label versehen worden sind und auf dieses Label geklickt wird. Antwortet man auf eine Nachricht die sich bereits im Archiv befindet, wird die Konversation wieder im Posteingang angezeigt.

Um eine Nachricht bei Gmail zu archivieren, müssen lediglich diese beiden Schritte ausgeführt werden:

1. Zuerst muss die gewünschte E-Mail im Posteingang ausgewählt werden. Dazu wird das Kontrollkästchen neben dem Namen des Absenders mit der Maus markiert. Hier werden nun alle Nachrichten markiert, die anschließend ins Archiv wandern sollen.

2. Mit einem Klick auf "Archivieren" in der Symbolleiste werden die Nachrichten in das Archiv verschoben. Diese tauchen nicht mehr im Posteingang auf und sind sicher im Archiv gespeichert. Im Archiv gespeicherte E-Mails zählen nach wie vor zu dem verbrauchten E-Mail-Speicher von Gmail – wer wieder Speicherplatz benötigt muss sich also von Nachrichten trennen oder diese auf dem PC speichern.

Es ist natürlich auch jederzeit möglich, eine bereits archivierten Nachricht wieder zurück in den Posteingang zu verschieben.

1. Im ersten Schritt muss auf "Alle Nachrichten" geklickt werden.
2. Nun müssen mithilfe des Kontrollkästchens wieder alle Nachricht markierten werden, die wieder in den Posteingang verschoben werden sollen.
3. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "In den Posteingang verschieben" wenn die Nachrichten wieder zurück in den Posteingang verschoben.