Adolsign

Viele User setzen gerne ihre persönliche Signatur unter E-Mails. Diese muss jedoch entweder immer neu verfasst oder in einem gesonderten Dokument gespeichert werden. Mit Hilfe des Outlook Add-Ins können allerdings dynamische Outlook Signaturen erstellt werden, welche beliebig anpassungsfähig sind und jederzeit unter eine E-Mail platziert werden können.

Adolsign ist hierbei nicht nur ein einseitiges Signaturprogramm. Das Add-In, welches Microsoft Outlook Versionen von 2010 bis 2016 unterstützt, kann Signatur-Templates aus HTML-, RTF- oder reinen Textformatdateien einscannen. Hierbei werden die Scan Codes mit dementsprechend Feldern aus dem Active Adressbuch ersetzt, sodass die Inhalte schnell angepasst werden können. Das fertige Template wird zum Abschluss im Signaturadressbuch von Outlook gespeichert, damit der User die Signatur leicht und effizient für seine E-Mails verwenden kann. Der Vorteil von Adolsign liegt in seiner Benutzerfreundlichkeit. Sämtliche Funktionen stehen dem User ohne Setup zur Verfügung, sodass auch Personen ohne tiefergehende Computerkenntnisse die Software leicht benutzen können.

Das Add-In ist in der Lage, vCard-Dateien zu erstellen. Ebenfalls können mehrere Signaturen über einer Gruppenmitgliedschaft kreiert werden. Wird eine Signatur besonders häufig verwendet, kann diese als Standard in Outlook ebenso gespeichert werden. Adolsign hilft jeden User, Siganturenpakete, welche sofort verwendet werden können, zu erstellen. Die Signaturen müssen hierbei nicht nur mit dem E-Mailprogramm verwendet werden, da sie auch auf Websites und anderen Webkanälen zum Einsatz kommen können.

Die Signatur-Templates können reine Textvorlagen sein oder Felder mit einem bestimmten Code aufweisen. Dieser Code wird über das Active Adressbuch verwaltet. Werden die Codes eingescannt, ersetzt die Software die Felder automatisch mit den gewünschten Inhalten. Outlook selbst unterstützt dabei drei verschiedene Signaturformate, zwischen welchen der User frei wählen kann. Neben HTML erkennt die Software ebenfalls RTF-Dateien sowie reine Texte an. Die Signatur kann zudem über die Mailformatoptionen in Outlook angepasst werden, sodass optisch eine besondere Signatur entsteht. Bei der Erstellung der Templates muss allerdings das Format, in welchem der User in Outlook arbeitet, berücksichtigt werden. Handelt es sich um HTML-Inhalte, wird das Template als .txt-Datei gespeichert. HTML- und RTF-Inhalte hingegen erhalten die typische Endung .htm bzw. rtf.