Duplicate Email Remover

Ich arbeite in einer Designfirma als Manager für Freiberufler. Achtzig Prozent meiner Arbeit wird per E-Mail erledigt. Ich kenne Outlook gut, aber man könnte mich kaum als Power User bezeichnen. Ich möchte eine Erfahrung, die ich mit Duplicate Email Remover gemacht habe, weitergeben.

Einmal musste ich etwa eine Woche lang aus der Ferne arbeiten. Zu Beginn eines jeden Arbeitstages startete ich Outlook und sah etwa 2000 neue Nachrichten. Das war ungewöhnlich – die neuen Nachrichten sahen nach ihrem Betreff und Absender nicht wie Spam aus, und einige davon erkannte ich sogar. Als ich nach Datum und Betreff sortierte, wurde mir klar, dass viele der Nachrichten Duplikate waren. Ich setzte mich mit dem Admin in Verbindung, und er erklärte mir, dass es ein Problem auf dem Exchange-Server gebe, und dass einige meiner Nachrichten offensichtlich mehrmals geladen wurden. Da die Nachrichten in mein lokales Outlook geladen wurden, konnte er nichts tun, um mir zu helfen.

Normalerweise ist die Arbeit in einer solchen Situation sehr umständlich – mein tägliches Volumen an neuen Nachrichten geht in die Hunderte, und die Suche nach denjenigen, die beantwortet werden mussten, mit Hilfe von Sortierung würde sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Zuerst beschloss ich, die Duplikate von Hand zu suchen und zu löschen, aber nach etwa einer halben Stunde und dem Löschen von nur etwa 10% der Nachrichten wurde mir klar, dass ich eine andere Methode brauchte. Einige Nachrichten könnten denselben Absender, Betreff und Absendedatum haben, aber einen anderen Inhalt haben oder ein Teil einer Konversation sein. Also musste ich jede einzelne öffnen und sie durchsuchen, um zu verstehen, ob es sich tatsächlich um eine einzigartige Nachricht handelte.

Beim Googlen “E-Mail-Duplikate in Outlook 2013′ finden” führte der erste Link zu einem Technet-Forum von Microsoft für mein genaues Problem. Die erste Antwort dort schlug vor, die Duplikate mit der in Outlook eingebauten Funktion “Ordner aufräumen” zu suchen und zu löschen. Ich war froh zu sehen, dass es bereits ein Werkzeug für meine Bedürfnisse gab. Aber es stellte sich heraus, dass Clean Up nur absolut identische Nachrichten löscht oder Gespräche aufräumt, wobei nur die letzte Nachricht übrig bleibt – ohne den Rest des Threads. Das war also keine Lösung.

Die nächsten paar Links, die zu den Microsoft-Support-Foren und -Beratungsdiensten führten, empfahlen ein kostenloses Programm namens ODIR, das das tun würde, was ich brauchte, nur unterstützt es nicht Outlook 2013.

Darüber hinaus gab es Links zu multifunktionalen Geschäftslösungen für Outlook, die eine Duplikatentfernung beinhalteten, aber der Preis dieser Produkte begann bei 300 Dollar, so dass es für mich keine Option war.

Die nächsten Links waren zu Plug-ins, und die ersten beiden waren zu Kutools for Outlook und Duplicate Email Remover. Als ich die Beschreibung auf diesen Produktseiten durchblätterte, verstand ich, dass beide Lösungen für mein Problem waren und dass sie eine sehr ähnliche Funktionalität haben. Der Preis von Kutools betrug 39 € und Duplicate Email Remover 28,50 €. Um Zeit zu sparen, entschied ich mich, die Bewertungen zu Google zu suchen und mir das Feedback zu diesen beiden Produkten anzusehen. Cnet.Download.com war für einen Vergleich recht nützlich – ich hatte diese Website bereits früher benutzt. Kutools hatte eine Bewertung von 1 Stern mit einer Bewertung, und Email Remover hatte 3 Sterne mit 8 Bewertungen, von denen die meisten positiv waren. Auf der Grundlage dieser Zahlen und des Preises habe ich mich für Duplicate Email Remover entschieden.

Ich lud das Plugin herunter und installierte es. Das Testprogramm erlaubte es nur, 10 doppelte Nachrichten zu finden, aber so konnte ich mir eine Vorstellung von der Benutzeroberfläche und den Einstellungen machen und einen kurzen Test durchführen.

Ich habe zur Sicherheit einen Testordner angelegt, da dies das erste Programm war, das ich ausprobiert hatte, und ihn so eingerichtet, dass die Duplikate in diesen Ordner verschoben werden. Beim Start des Programms wählte ich das folgende Szenario: alle Ordner durchsuchen und die gefundenen Duplikate in den neuen Ordner verschieben. Dann richtete ich die Kriterien für die Suche nach Duplikaten ein. Es gibt 8 Optionen für die Kriterien, von denen 3 standardmäßig aktiviert sind: Text, Betreff und E-Mail des Absenders. Diese waren für mich ausreichend. Ich startete die Suche.

Zehn Duplikate wurden in wenigen Sekunden gefunden. Als die Suche beendet war, öffnete ich den Ordner, den ich erstellt hatte, und schaute mir die dort abgelegten Nachrichten an. Um mich davon zu überzeugen, dass die Regeln richtig funktionieren, benutzte ich die Suche und Sortierung nach Absendern und fand alle Nachrichten, deren Duplikate in den neuen Ordner verschoben wurden. Jeder Satz von Duplikaten hatte tatsächlich ein entsprechendes “Original”, das im Posteingang verblieb, so dass ich sicher war, dass das Programm richtig funktionierte. Ich hatte keine Probleme mit der Schnittstelle oder den Einstellungen – alles war unkompliziert.

Also entschied ich mich, die Vollversion des Duplicate Email Remover zu kaufen, um meine Duplikate zu entfernen – und auch, um alle Probleme derselben Art zu lösen, die in Zukunft auftreten könnten, da das Plug-in eine lebenslange Lizenz hat.

Der Kauf über PayPal dauerte ein paar Minuten, und innerhalb einer weiteren Minute erhielt ich eine E-Mail mit meinem Lizenzcode. Die Vollversion des Programms verarbeitete alle meine Ordner (insgesamt über 10.000 Nachrichten) in EINER MINUTE, und etwa 1500 Duplikate wurden in denselben Ordner verschoben.

Abschließend möchte ich feststellen, dass der gesamte Zeitaufwand für das Problem, einschließlich der Suche nach Lösungen, weniger als 30 Minuten dauerte, und der Preis von 28,50 Euro erschien mir recht angemessen, und natürlich kann ich ihn als Ausgabe abschreiben. Die Arbeit mit dem Duplicate Email Remover bereitete keine Schwierigkeiten – das Programm war einfach und das Ergebnis war ausgezeichnet.

Erkennt das Tool auch doppelte Mails mit unterschiedlichen Datum?

Kann man das Programm auch im Exchange in öffentlichen Ordnern anwenden?