Data Publisher Add-In

Mit dem „Data Publisher Add-In“ für Outlook ist es möglich, E-Mails, Termine oder Tasks in eine Microsoft-Sharepoint-Liste zu übertragen.

Microsoft Sharepoint findet in immer mehr Unternehmen als Ergänzung oder Ersatz für klassische E-Mail-Kommunikation Verwendung. Naturgemäß ist die Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen zwar vergleichsweise gut, aber noch nicht an allen Stellen bis zum Ende durchdacht. Insbesondere bei der Integration in Outlook funktioniert die Datenübertragung nur relativ einseitig. So ist es zwar möglich, Sharepoint-Elemente in Outlook zu nutzen, nicht aber Outlook-Elemente nach Sharepoint zu teilen. Das Add-In „Data Publisher“ setzt dem ein Ende.

Nach Installation der Erweiterung, muss diese zunächst konfiguriert werden. Insbesondere gilt es dabei, Outlook-Verzeichnisse mit spezifischen Sharepoint-Verzeichnissen zu verknüpfen. Auf diese Weise wird es später möglich, schnell und ohne weitere Nachfragen Elemente aus Outlook direkt in das richtige Sharepoint-Verzeichnis zu übertragen. Die Zuordnung von Datenfeldern aus Outlook zu den korrekten Äquivalenten in Sharepoint erfolgt in aller Regel automatisch, kann aber bei Bedarf (zum Beispiel aufgrund sehr individueller Formatierungen) auch angepasst werden. Auch das automatische Publishing von Informationen, die in bestimmte Outlook-Verzeichnisse sortiert werden kann konfiguriert werden. So lassen sich zum Beispiel Kundenanfragen, die per E-Mail eintreffen, automatisch nach Sharepoint übertragen.

Das „Data Publisher Add-In“ ist für Outlook in den Versionen 2016 und 2019 sowie für Office 365 verfügbar. Die Funktionen sind praktisch, der vergleichsweise hohe Konfigurationsaufwand lohnt aber nur, wenn wirklich regelmäßig Informationen aus Outlook nach Sharepoint übertragen werden müssen. Um nur selten oder gelegentlich einen Datensatz zu übertragen, ist es einfacher, die Daten manuell zu kopieren.