KnowledgeBase

Viele Firmen benutzen heutzutage das Programm SharePoint zum Verwalten und Weiterleiten von Team-basierten Dateien und Unterlagen. Es kommt aber des Öfteren vor, dass man SharePoint-Vorlagen auch mit Outlook verschicken möchte. Bis vor Kurzem musste man alle Daten per Hand eingeben, was lang immer sehr Zeitaufwendig war. Neuerdings gibt es aber ein Tool, das das Kopieren von SharePoint Arbeitsvorlagen nach Outlook ermöglicht – das Add-On KnowledgeBase.
Durch das Add-On muss man keinerlei zusätzliche Datenbank einrichten, um Informationen innerhalb eines Teams weiterzuleiten oder diese zu bearbeiten. Per Drag & Drop können bestehende SharePoint-Informationen ganz einfach in Outlook eingefügt und verschickt werden. Mit Hilfe des Add-Ons reicht es, wenn die zu verteilten Daten auf einem zentralen Rechner hinterlegt sind. Sie können von jedem Team-Mitglied, das eine Zugangsberechtigung hat, abgerufen und verwendet werden. Dabei bleiben die ursprünglichen SharePoint-Listen erhalten. Bei Abänderung eingetragener Daten erstellt KnowledgeBase automatisch eine Kopie der neuen Datei. Zur Verbesserung der Übersicht können Benutzer SharePoint-Listen auch in mehrere Kategorien unterteilen und sie nach ihrer Relevanz vorsortieren lassen.
Das Add-On KnowledgeBase funktioniert problemlos mit Outlook 2003, 2007 und 2010 (32-Bit-Version). Auch ältere Versionen wie zum Beispiel Outlook 2000 können das Add-On herunterladen, werden allerdings nicht aktiv unterstützt, darum kann es bei der Benutzung zu Problemen und Abstürzen kommen. Abgesehen davon ist KnowledgeBase ein nützliches Tool, das das Teilen und Bearbeiten von Dateien und Unterlagen innerhalb eines Teams erheblich vereinfachen und übersichtlicher machen kann.