Office – Word-Vorlagen-System mit Outlookanbindung

Um die tägliche Arbeit im Verwaltungsbereich effizienter zu gestalten verwendet man meist Templates für Dokumente wie Anschreiben, Rechnungen, Angebote, Berichte und Ähnliches. So steht dem Anwender für alle wiederkehrenden Szenarien des geschäftlichen Schriftwechsels ein standardisierter Rahmen zur Verfügung, der dann nur noch mit konkreten Daten wie Betreff, Anschrift, und dem eigentlichen thematischen Inhalt vervollständigt werden muss. Genau dieses "nur noch" ist der Haken: Hätte man ein Tool, das diesen Prozess unterstützt könnte man noch weit mehr Zeit einsparen.

Diese Überlegung ist die Motivation für Entwicklung und Einsatz von dotOffice, einem Plugin für Word aus der MS Office-Familie. Nach der einfachen und übersichtlichen Installation und Konfiguration können Adressdaten aus Outlook und Exchange eingefügt werden, ohne dass man dazu das Textverarbeitungsprogramm verlassen oder minimieren muss. Für Beginner und Privatpersonen enthält dotOffice eine Anzahl Basis-Vorlagen für die häufigsten Geschäftsvorfälle, die meisten Nutzer werden allerdings über entsprechende Bereichsauszeichnungen Outlook-Daten in bestehende, eigene Vorlagen integrieren wollen. Hinsichtlich der Bedienung verhält sich dotOffice wie jedes Word-AddIn und ist somit ohne weiteren Lernprozess intuitiv einsetzbar, die online verfügbare Dokumentation ist tatsächlich hilfreich und verdient es, an dieser Stelle explizit erwähnt zu werden. Nach der Fertigstellung des Dokuments kann man als FritzBox-Besitzer direkt den automatisierten Versand via Fax veranlassen, die Faxnummer wird dabei automatisch ausgelesen.