Archivordner für mehrere Benutzer

Hallo Leute,
ich suche Ansätze für eine Problemlösung zum Thema Archivordner – hier in Outlook 2007. Ich bitte alle, die dazu eine Idee haben, um Nachricht, selbst wenn sie keinen konkreten Lösungsweg kennen.

In unserer Arbeitsgruppe sind vier Mitarbeiter. Alle arbeiten mit ein und der selben E-mail-Adresse in ein und der selben Outlook-Ordnerstruktur. Oder anders gesagt: Alle arbeiten im selben Outlook. Umgesetzt ist dies über einen SBS-Server.
Alles funktioniert bestens. Nur ein Problem können wir nicht lösen:

Die E-mails vom letzten Jahr und älter sind in Outlook archiviert, befinden sich also in einem Standard-Archivordner. Dieser Archivordner ist auf dem Server in einem separaten Verzeichnis hinterlegt.
Nun das Problem: Es gelingt nicht, diesen Archivordner für alle vier Mitarbeiter zugänglich zu machen. Der Archivordner kann immer nur an einem der vier Rechner \“geladen\“ werden. Wenn ein Kollege danach darauf zugreifen möchte, muss vorher der Archivordner beim ersten Kollegen geschlossen (also aus der Ordnerstruktur wieder entfernt) werden und dann müssen beide Kollegen ihr jeweiliges Outlook neu starten. Wenn nicht, ist der Archivordner nicht einsehbar.
Das ist natürlich echt lästig und unpraktikabel. Zumal wir jobbedingt echt oft \“in der Vergangenheit\“ rumsuchen müssen.

Ich selbst habe mir eine Hilfslösung überlegt, die aber auch Nachteile hätte:
Man könnte den Archivordner in vier separate Verzeichnisse vervielfältigen und jeden der vier Mitarbeiter(innen) auf jeweils eine \“eigene\“ Kopie zugreifen lassen. Klarer Nachteil: es besteht die Gefahr dass die vier Archivordner irgendwann mal nicht mehr identisch sind, was dann im Chaos enden dürfte.

Wer weiß was besseres?