Besuchstermine von Lieferanten allgemein einsehen

Hallo
Wir suchen eine Möglichkeit Lieferantenbesuche transparent zu machen. Sollte einer der Techniker eine Auskunft eines Lieferanten benötigen, soll er sich erkundigen können ob der betreffende Lieferant demnächst jemanden in der Firma besucht. Die Einkäufer und Techniker sollen Zugriff auf die Datei haben, die Besuchsdaten sollen jedoch nicht gesondert hinterlegt werden müssen.

Es sollte eine Lösung innerhalb des Outlook geben, da die Zeitreservationen im Kalender ohnehin über das Outlook erfolgen.

Kennen Sie entsprechende Lösungen?

Marco