Email Vorlage erstellen und vieles mehr

Hallo,
leider komme ich mit dem Einstellungsdschungel bei OL 2003 gar nicht klar.
Ich habe zwei Konten bei Outlook. Nun möchte ich bei einem dieser beiden Konten eine Emailvorlage (es geht um einen Vertraulichkeitshinweis) erstellen, die erscheint, sobald ich eine neue Mail mit diesem Account schreibe, dh wenn ich oben auf \“Neu\“ klicke. Wie mach ich das?
Auch würde ich gern in dem runterklappenden Fenster, wenn man auf \“Neu\“ klickt, gern das Konto auswählen können, über das ich die zu schreibende Mail versenden möchte. Wie stelle ich das ein?
Wie kann ich alle Daten, also die Kontakte, die Mails und die Kalendereinträge sicher aus Outlook mit wenigen Handgriffen exportieren? Ich hatte mal mit mobackup experimentiert, aber das ist gründlich in die Hose gegangen. Da hatte ich mit Glück noch die Kontakte wieder herstellen können. Ich will alles, auch die Einstellungen sichern, bevor ich beispielsweise formatiere.
Oder gibt es eine gute, heisst einfachere Alternative, die aber zu 100% kompatibel mit Outlook ist? Ich muss es verwenden, weil ich meinem Kollegen die neuerstellten Kontakte als Visitenkarte schicken muss. Auch will ich ab nächster Woche direkt aus Outlook raus telefonieren ->CTI
Noch eine Frage: Wenn ich im Email bereich auf \“Neu\“ klicke, öffnet sich das Fenster um darin die Mail zu erstellen. Wenn ich auf \“An…\“ klicke, öffnet sich das Fenster \“Namen auswählen\“. Oben rechts kann ich aus meinen beiden Adressbüchern auswählen. Das eine der beiden wird dann auch angezeigt, wenn ich aber das andere öffnen möchte, erscheint die Fehlermeldung \“Die Adressliste kann nicht angezeigt werden. Der mit dieser Adressliste assziierte Kontakteordner…….\“.
Wie bekomme ich beide Adressbücher auswählbar?