Lösung für eine komplexere Problemstellung

Ich suche eine Lösung für eine bestimmte Problemstellung und hoffe hier auf neue Erkenntniss. Folgende Situation ist gegeben:

Lokaler E-Mail Server (KEN!4)
10 E-Mail Clients Outlook 2003
E-Mail Konten auf Exchange Server bei Provider möglich

Anforderung 1
Der Chef des kleinen Unternehmens ist mehrfach im Jahr 2-3 Wochen unterwegs. In dieser Zeit müssen seine E-Mails von Mitarbeitern bearbeitet werden. Die E-Mails sollen aber in seinem Postfach verbleiben und es soll erkenntlich sein, welche E-Mails von den Mitarbeitern bearbeitet wurden.

Angedachte Lösung
Auf Exchange Server ein Konto einrichten, auf das sowohl mit lokalem Outlook 2003 Client, als auch über Internet und Outlook Web Access zugegriffen werden kann.

Frage 1)
Muss für den Client des Chefs und der Mitarbeiter, die Zugriff darauf erhalten sollen, ein Exchange Konto eingerichtet wwerden, oder reicht auch IMAP?

Frage 2)
Wie sind die Erfahrungen hinsichtlich der Synchronisation bei sehr großen Postfächern. Denn wenn das Minuten dauern sollte, ist die Lösung untauglich.

Aanforderung 2
Einigen Mitarbeitern soll es möglich gemacht werden, von zu Hause aus auf die E-Mails in der Firma zugreifen zu können.

Angedachte Lösung
Auch könnte ein Exchange Konto für die entsprechenden Mitarbeiter eingerichtet werden. Die Fragen sind dabei dieselben wie bei der angedachten Lösung zu Anforderung 1.

Anforderung 3
3-4 Mal im Jahr ist Messezeit. Dafür ist beim Provider eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese dient ausschließlich der Kommunikation mit Geschäftspartnern während der Messe und muss dem gesamten Standpersonal zugänglich sein. In dieser Zeit soll aber auch der Zugriff auf die persönlichen Postfächer auf dem lokalen E-Mail-Server möglich sein.

Angedachte Lösung
Weil auch lokale Anwendungen genutzt werden sollen, ist daran gedacht ein VPN einzurichten. Damit könnte jeder auch auf sein lokales Postfach zugreifen.

Frage 1
Macht dies dann aber nicht das Exchange-Konto aus Anforderung 1 überflüssig?

Frage 2 (OT)
Hat jemand mit AVM Access Server Erfahrungen um ein Szenario, welches die Anforderungen 1-3 abdeckt, zu realsisieren?

Wäre toll, wenn ich dazu ein paar Meinungen erhalten würde.

Gruß, Johannes.