Outlook 2007: Schwierige Organisation von Emails, Hilfe!

Hallo zusammen!

Ich stehe vor folgendem Problem:

Es geht um ein Postfach, auf das mehrere Mitarbeiter Zugriff haben. In dem Postfach landen Anfragen von Kunden bzgl. Service-Themen. Da 1 Person allein nicht alle Emails bearbeiten kann, haben eben mehrere Personen Zugriff (von verschiedenen Rechnern aus, mit jeweils eigener Windows-Kennung und eigenem Email-Account).

Sieht dann also so aus, dass es die Adresse service@blabla.de gibt und jeder Mitarbeiter seine eigene hat: Horst@blabla.de, Willi@blabla.de usw… Beide Postfächer hat der Mitarbeiter in seinem Outlook.

Nun soll es so organisiert werden, dass erstmal alle Anfragen im Posteingang von Service@blabla.de landen. Diese sollen dann nach bestimmten Kriterien (Sprache, Komplexität der Anfrage,…) den Mitarbeitern zugeordnet werden. Geht wohl nur händisch, oder?

Also war die Überlegung, dass wir erstmal für jeden Mitarbeiter einen eigenen Ordner innerhalb des Postfachs anlegen, also \“Horst\“, \“Willi\“, …

Aus diesen Posteingängen sollen dann die Mitarbeiter heraus ihre Mails abarbeiten. So weit so gut und auch noch nicht so schwierig.

Wenn Sie jetzt aber auf eine Email antworten, dann wählen sie als erstes in ihrem Outlook aus, von welcher Adresse aus sie die Antwort senden. Also ob von service@blabla.de oder von der eigenen. In der Regel sollte das immer Service@blabla.de sein. Trotzdem bleibt dann aber die Signatur des jeweiligen Mitarbeiters stehen, oder?

Nun wäre es ideal, wenn die gesendete Antwort nicht im Postfach des Mitarbeiters unter gesendete Objekte landet, sondern im Postfach \“Service\“ und zwar im Unterordner des jeweiligen Mitarbeiters. Geht das?

Und nun wird´s noch komplizierter: Um Emails schnell wieder finden zu können, besteht die Überlegung im Ordner des jeweiligen Mitarbeiters noch weitere Unterordner anzulegen. Jedoch wissen wir nicht, was am \“Dümmsten\“ ist: \“Name des Kunden\“, \“Bearbeitungsnummer\“, \“Monat/Jahr der Anfrage\“,…

Dadurch ist man dann aber festgelegt wonach sortiert wird. Ideal wäre, wenn man aber nach mehreren Angaben suchen könnte. In der Regel wird das die Bearbeitungsnummer sein, aber manchmal hat die der Kunde nicht zu hand und dann wäre es wiederum besser nach dem Namen des Kunden die Fälle angelegt zu haben. Habt ihr dafür eine Lösung?

Und dann wäre es noch ideal innerhalb dieser Ordner nochmal zu unterscheiden, in welchem Status sich die Bearbeitung befindet. z.B. \“Angebot gesendet\“, \“Fall erledigt\“, \“Klärung des Problems\“,…

ich denke eine gute Lösung wäre schon mal,, wenn man nach dem Senden einer Email festlegen könnte, wohin die gesendete Email abgelegt werden soll. Geht das?

Und ist es möglich, das Outlook automatisch alle Emails, die zu einer Bearbeitungsnummer empfangen und gesendet wurden, eindeutig markiert, in einen Ordner verschiebt oder sonst wie sortiert?

Falls das alles etwas zu umständlich war, hier noch mal ein Versuch zu beschreiben was ich will:

Aus zentralem Postfach sollen mehrere Mitarbeiter Emails bearbeiten. Dabei soll immer klar ersichtlich sein:

– wer ist verantwortllich
– komplette Korrespondenz, also auch gesendete Emails, soll am besten automatisch einer bearbeitungsnummer zugeordnet werden können
– Suche nach Bearbeitungsnummer, Email-Adresse bzw. Name des Kunden, Datum der Anfrage muss möglich sein
– Bearbeitungsstatus muss vergeben und auch danach gesucht werden können

ich hoffe auf eure Hilfe!!!

Tausend Danke schon mal, Daniel