Outlook Emails und Kalender zusammen in realzeit nutzen

Guten Tag,
ich habe nun seit drei Tagen nach einer Lösung gesucht und finde nichts daher wende ich mich an Euch.

Ich habe ein kleines Maklerbüro. Mit mir sind es 5 Leute an 5 Arbeitsplätzen die zusammen arbeiten. Überall ist Windows XP-Professional installiert.

Folgendes soll möglich sein:

– alle 5 PC´s (Nutzer) sollen durch Outlook für 3 Mailkonten die Mails abrufen können (gleicher Stand bei allen).

– alle 5 sollen in Outlook am Kalender Termine eintragen die die anderen User sehen können.

– die Termineinträge sollen in Realzeit geschehen, also wenn Mitarbeiter1 ein Termin einträgt sollte Mitarbeiter3 dies sofort sehen können.

– alle sollen die ca. 300 Kunden die als Kontakte gespeichert sind im Outlook auch bei allen anderen vorhanden sein (gleicher Stand), sollte ein Mitarbeiter änderungen an den Kundendaten z.B. die Telefonnummer ändern sollte dies in Realzeit bei allen anderen auch der Fall sein

– (kein Muss nur ein Wunsch)um das suchen der Kundenunterlagen zu erleichtern sollen gescante Dokumente für den jeweiligen Kunden in den Notitzen direkt anklickbar vorhanden sein. (Ein PC-Profi meinnte die .pdf Dokumente in Outlook so zu speichern würde die erlaubten 4 gb für eine Datei sprengen, da Outlook bereits 2,4 gb groß ist und Outlook würde nicht mehr funktionieren da XP keine Dateien die größer als 4 gb groß sind bearbeiten bzw. öffnen kann. Mit den Dokumenten würde die jetzige .PST Datei auf ca. 7,5 GB wachsen, stimmt die Aussage so?)

Welche Möglichkeiten habe ich nun? Ich habe es versucht eine PST Datei in einer Freigabe zu speichern, allen diese als die Standard Datei anzugeben. Das Resultat, nur ein Arbeitsplatz (PC) war im Stande zu arbeiten, die anderen haben sich mit einer Fehlermeldung nicht starten lassen. Ich habe danach eine 3. Partei Software versucht einzusetzen (OLfolders), diese habe ich aber nicht geschaft einzustellen bzw. einzurichten. Einen Server habe ich nicht und ein Exchangeserver kann ich mir nicht leisten was mir empfohlen wurde. Wie kann ich die obigen Wünsche kostenfrei oder so kostengünstig wie nur möglich umsetzen?

Für Eure Antworten wäre ich sehr dankbar.

MfG
NePo