Profi-Mailsystem, Netzwerkfähig für Online Shop benötigt

Hallo alle zusammen,
ich arbeite in einem Online Shop und derzeit besteht das Problem, dass es Probleme mit dem E-Mail Support gibt. Zum einen besteht es aus der in letzter Zeit zunehmenden Anzahl von Mails (was ja gut ist -> Wachstum und mehr Kunden) und dann von dem richtigen Programm, welches noch nicht gefunden ist. Derzeit treffen täglich ca. 250-300 Mails ein, in Spitzenzeiten entsprechend mehr. Zuvor war es möglich einen E-Mail Supporter zu haben, welcher mit der Menge zurecht kam und die Kunden auch zufrieden waren. Jetzt \“türmen\“ sich die Mails leider, worunter auch die Kundenzufriedenhet sinkt und zudem potentielle Käufer leider nicht kaufen da auf Produktfragen keine Antworten gegeben werden.
Derzeit wird verwendet: Microsoft Outlook 2003 auf einem WIN XP Rechner. Zeitweise, wenn 2 Agents arbeiten, werden Mails manuell auf einen weiteren Rechner weitergeleitet und von dort beantwortet. Auf die Dauer nicht tragbar.
Zuvor schon getestete Möglichkeiten: angefangen von Outlook Express, abgelöst aufgrund von Sicherheitslöchern Netzwerk und Viren und der Mailanzahl zu Thunderbird. Dieser widerrum streikte da der Mailordner irgendwann 2 GB umfasste und man auf keinen Ordner mehr zugreifen konnte und dauernd Fehlermeldungen kamen.
Anschliessend wurde zu Testzwecken Mercury installiert um dieses via IMAP virtuell von mehreren Rechner machen zu können jedoch funktionierte das mit Thunderbird nicht richtig und Outlook hat bearbeitete Mails nicht in den Papierkorb verschoben sondern durchgestrichen. Ausserdem war da das Problem dass man jedesmal die Ansicht manuell aktualisieren musste. Aufgrund der Mailzahl und der Stabilität aufgrund der großen Mailanzahl ist derzeit Outlook in Benutzung.
Welche Möglichkeiten Professioneller Mail-Systeme, Programme oder Lösungen gibt es für diese Anwendung? Wichtig ist das mehrere Agents gleichzeitig auf den Mailpool zugreifen können, die Mail von einem Agent jedoch gesperrt ist und Idealerweise alle Mails von einem Kunden und einem Absender zugeordnet weren um einen Überblick zu bekommen.
Dabei sind wir offenen was die Umsetzung angeht, sei es Programme oder Web-basierte umsetzungen. Nur sollten alle mit Spam-Schutz und Virenfiltern ausgestattet sein bzw. die Viren von Anti-Viren Programmen erkannt werden.
Über Vorschläge wäre ich dankbar.
Grüße,
Daniel