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- 8. März 2008 um 10:32 #45099derTouristbtParticipant
Hallo liebe Community,
ich bin neu hier und wollte euch etwas Fragen:Zur Zeit Arbeite ich bei einer großen Firma als Werksstudent. Meine Aufgabe ist es den Emailverkehr zu regeln.
Meine Aufgabe schaut so aus, muss dazu sagen so wurde es bisher gemacht. Finde es sehr umständlich und zeitaufwendig, vllt wisst ihr wie man den Prozess optimieren könnte. Vllt könnte man da auch ein Art Skript oder kleines Programm schreiben, was einem Arbeit abnimmt oder erleichtert, aber damit kenn ich mich nicht so gut aus. Könnte mich aber einarbeiten;)Also so wurds bisher gemacht:
1. Emails als gespeicherte Outlook-Datei bekommen,
2. Emails ausdrucken ( und dazugehörigen Anhänge)
3. Emails nach Datum per Hand sortieren
4. Emails in einer Access Datenbank erfassen ( jeder Email wird eindeutige ID Nr zugeordnet)
5. Emails muss per Hand mit dieser ID Nr versehen werden
6. Emails müssen nun wieder einzelnd eingescannt werden, dazu wird so ein Bürogerätmultifunktionsgerät benutzt, was die ausgedruckten und erfassten Emails wieder einscannt als PDF. Diese PDF wird dann per Email Anhang wieder an meinen Email Account geschickt.
7.Emails in meinen Ordner schieben und die einzelnen PDFs aus den Emails stück für stück extrahieren
8.PDFs haben dann eine vom Scanner zugeordneten Dateinamen bestehend aus Datum und einer Nr, dh man muss alle PDFs erneut umbenennen. Der Dateiname muss dann die ID nr und den Betreff der Email beinhalten
9. Emails müssen in Ordner (nach Monaten) sortiert werden.Als Programme werden hier verwendet Outlook 2003, Betriebssystem ist Win xp Prof, Datenbank ist Access auch 2003. Könnte reintheoretisch auch Programm installieren lassen vom Admin.
Was ich mir persönlich schon überlegt habe:
Die Emails direkt als PDFs abspeichern ( da machen mir aber noch die Anhänge Probleme), die Emails erfassen und gleichzeitig per Adobe die PDFs mit einem Art Stemple digital zu versehen (also eben ID nr und Eingangsdatum als Stemple), abspeichern ( dann muss ich aber wieder die Emails per Hand umbenennen, damit der Dateiname ist z.b. \” ID xxx – RE: Heute ist samstag und ich muss arbeiten\”), dann Emails sortieren (nach Datum) lassen und ausdrucken, dann müsste ich sie nur noch lochen und abheften.Damit ihr eine Ahnung habt, es geht nicht um paar Emails, es geht um bestimmt 300 Emails pro Monat und da ist einiges liegen geblieben die letzten Jahre.
Ich bin über jede Hilfe Dankbar! Oder Tips wo ich sonst fragen kann!
8. März 2008 um 11:34 #158044sontag96ParticipantHallo derTouristbt,
warum einfach, wenn es auch kompliziert geht.
Ich bitte um Entschuldigung, wenn es so klingt, als wuerde ich mich
lustig machen; selbstverstaendlich hat jeder das Recht, sich so zu
organisieren, wie es ihm beliebt.Leider wurde mir nicht auf Anhieb klar, worum es hier geht. Falls es
um Archivierung geht, haette ich einen Tipp.Bitte sieh Dir einmal das Programm
an. Es waere nuetzlich, sich eingehend mit den Moeglichkeiten des
Programms zu befassen.Falls ich mich irre und die Angelegenheit als Archivierungs-Problem
missverstanden habe, bitte ich noch einmal um Entschuldigung.Freundliche Gruesse
sontag96
mailto: [email]ooreue@trashmail.net[/email]8. März 2008 um 11:48 #158045derTouristbtParticipantHallo 🙂
Es geht darum den Emailverkehr der Firma zu erfassen und zu archivieren. Da sie unter Umständen irgendwann mal nachweisen müssen können, was wie wo wann besprochen wurde. Dazu werden nicht nur Emails archiviert sondern auch deren Schaltpläne, aber dafür bin ich nicht zuständig. Aber wenn man erstmal einen Weg gefunden hat, dann kann man des bestimmt auch auf ähnliche Probleme wandeln.
Die Sache ist, dass die eigentlich Dokumentations Kräfte, sich nicht allzu gut mit PCs auskennen und ihr Weg sehr umständlich ist aber dafür Idiotensicher ist.
Ich glaube ich würde mich auch sehr unbeliebt bei denen machen, wenn ich da irgendwas machen würde, was ihnen auf einmal 50 % der Arbeit abnimmt. Schließlich würden sie dann nix mehr zu tuen haben.
Aber mich stört es einfach so zu arbeiten und ich sehe es als Herausforderung da etwas zu schaffen. Habe mich jetzt bisschen umgeschaut im Internet und die Möglichkeit entdeckt, VBA (weil ja größtenteils alles über Office läuft) zu programmieren um Abläufe zu automatisieren. Da müsste ich mich eben einarbeiten, aber vllt lohnt es sich sowohl für mich als auch für die Firma;)grüße
8. März 2008 um 12:20 #158046sontag96ParticipantHallo derTouristbt,
darf ich Dich darauf aufmerksam machen, dass das Programm
die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien fuer die Archivierung
von E-Mails und deren Anhaengen erfuellt?Ich schrieb ja schon, dass es lohnenswert waere, sich ausgiebig mit
den Moeglichkeiten des Programmes auseinander zu setzen.Der Anbieter geht in einem Artikel ausdruecklich auf die gesetzlichen
Vorschriften zur Archivierung von E-Mails ein.Das Programm ist sowohl auf einem Einzelrechner als auch innerhalb
eines firmeninternen Netzwerkes einsetzbar.Zwar gibt es auch eine sogenannte Free-Version fuer den privaten Heim-
Anwender, allerdings kostet die professionelle Version auch den
Preis, den man fuer ein professionelles Software-Werkzeug fuer die
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erwarten darf.Noch einmal bitte ich um Entschuldigung fuer meine Ausdrucksweise,
aber die Arbeitsablaeufe dort bei Dir kommen mir vor wie eine Arbeits
Beschaffungs Massnahme (ABM). Ich finde es sehr merkwuerdig, diese
Arbeitablaeufe beizubehalten, obwohl es effektivere Moeglichkeiten
gibt, die Aufgaben zu erledigen.Freundliche Gruesse
sontag96
mailto: [email]gkxktc@trashmail.net[/email]8. März 2008 um 13:02 #158049derTouristbtParticipantHast du schon mal als Werkstudent gearbeitet?
Ich glaube 80 % aller Werkstudenten Jobs sind ABMs, viele Freunde vor mir surfen den ganzen Tag nur im Internet und bekommen dafür ihr Geld. Ich muss eben den Schriftverkehr regeln bzw aufräumen. Das Programm ist sicherlich ganz gut, gesetzliche Vorschriften müssen wir glaube ich garnicht erfüllen, es geht nur darum, dass man alles zur Not belegen müssen. Aber ehrlich gesagt, kann es mir egal sein wie die hier arbeiten, aber ich sehe es als Herausforderung selber was auf die Beine zu stellen. Wenn ich dem Chef das Programm sage, dann rationalisiere ich mich ja selber weg. Wenn ich aber selber einen Weg ausarbeite, habe ich weiterhin arbeit 😉
8. März 2008 um 13:30 #158050sontag96ParticipantHallo derTouristbt,
> Das Programm ist sicherlich ganz gut, gesetzliche
> Vorschriften müssen wir glaube ich garnicht erfüllen, es geht
> nur darum, dass man alles zur Not belegen müssen.Was glaubst Du, was die gesetzlichen Vorgaben verlangen?
Nein, als Werkstudent habe ich noch nie gearbeitet.
Es war auch nicht meine Absicht, Vorschlaege zu unterbreiten, die
Arbeitsplaetze wegrationalisieren.Ich nahm mir nur die Freiheit, meine Meinung als Aussenstehender
auszudruecken. Ich habe nur versucht, das auszudruecken, wie ich,
waere ich Entscheidungstraeger, gehandelt haette.Was fuer eine Verschwendung von Recourssen; sowohl menschlicher als
auch materieller.Es tut mir leid fuer Dich, dass ich nicht in der Lage war, Dir eine
Loesung fuer Dein Problem anzubieten, die Dir genehm ist.Freundliche Gruesse
sontag96
mailto: [email]nfyphq@trashmail.net[/email][Editiert am 2008-3-8 von sontag96]
8. März 2008 um 14:02 #158051derTouristbtParticipantDanke dir Trotzdem 😉
Und übrigens denke ich genauso über diese Arbeit wie du, aber heutzutage ist man ja froh darüber einen Arbeitsplatz zu haben. Ist ja gott sei danke nicht die Arbeit, die ich jetzt die nächsten 40 Jahre lang machen werde, nur für die Semesterferien.
Als Student kann man eben das Geld gut gebrauchen. 🙂
Wünsche dir noch ein schönes Wochende.Falls jemand anders noch was weiß kann er gerne schreiben.
8. März 2008 um 14:23 #158053sontag96ParticipantHallo derTouristbt,
> Und übrigens denke ich genauso über diese Arbeit wie du, aber
> heutzutage ist man ja froh darüber einen Arbeitsplatz zu haben.Darin stimme ich Dir zu und deswegen wuerde ich Dir gerne
vorschlagen, alles so zu belassen wie es ist, denn dadurch sicherst
Du langfristig Arbeitsplaetze, sowohl den Deinen als auch die der
Kollegen, die diese Arbeit fuer gewoehnlich ausfuehren.Freundliche Gruesse
sontag96
mailto: [email]bcklbu@trashmail.net[/email] - AutorBeitrag
