Für viele ist der Kalender in Outlook ein wichtiger Teil ihres Tages und für die zukünftige Planung. Damit Sie sich darauf verlassen können, gibt es ein paar Hinweise die Sie machen sollten und ein paar Hinweise die Sie auf keinen Fall tun sollten.
Besonders wenn es um die Bearbeitung von Besprechungsanfragen geht, oder wenn Delegierte Ihrem Kalender zugeordnet sind, oder wenn Sie selbst ein Delegierter sind, gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten.
Wenn Sie dies nicht tun, kann dies dazu führen, dass Ihr Kalender nicht mehr synchronisiert wird oder beschädigt wird, was dazu führen kann, dass Outlook abstürzt, wenn Sie versuchen, etwas mit Ihrem Kalender zu tun.
Tipp 1: Besprechungsanfragen nie löschen
Anstatt Besprechungsanfragen zu löschen, sollten Sie sie immer annehmen, vorläufig annehmen oder ablehnen.
Wenn Sie sie löschen, anstatt sie abzulehnen, kann die Besprechung immer noch als “noch nicht beantwortet” in Ihrem Outlook Kalender verbleiben oder wieder in Ihren Kalender zurückkehren, wenn der Besprechungsorganisator die Besprechungsanfrage aktualisiert.
Tipp 2: Bearbeiten Sie Ihre Besprechungsanfragen aus dem Ordner Posteingang und nicht aus dem Kalender.
Wenn Sie Ihre Besprechungsanfragen über den Posteingang bearbeiten, werden die Anfragen automatisch gelöscht.
Wenn Sie ihn über den Kalender bearbeiten, bleiben die Anfragen in Ihrem Posteingang. Dies kann dazu führen, dass sie zu Ihrem Kalender zurückkehren, wenn sie von einem anderen Programm synchronisiert und verarbeitet werden oder Verwirrung stiften, insbesondere wenn Sie auch Delegierte konfiguriert haben.
Tipp 3: Verschieben Sie die Besprechungsanfragen nicht in einen anderen Ordner.
Besprechungsanfragen werden aus dem Ordner Posteingang bearbeitet. Sobald Sie auf eine Anfrage geantwortet haben, wird sie automatisch in den Bereich Gelöschte Objekte verschoben.
Wenn Sie die Anfrage aus irgendeinem Grund immer noch in einem anderen Ordner aufbewahren möchten (z.B. wenn Sie ursprünglich abgelehnt haben, aber die Anfrage behalten möchten, falls sich der Treffpunkt wieder öffnet), können Sie sie anschließend verschieben.
Tipp 4: Bearbeiten Sie auch Stornierungen, indem Sie auf “Aus dem Kalender entfernen” klicken.
Wenn Sie eine Besprechungsabsage erhalten, wird durch das Löschen dieser Absage nicht die Besprechung aus Ihrem Outlook Kalender gelöscht, sondern “Abgesagt” zum Betreff der Besprechung hinzugefügt.
Um die Besprechung tatsächlich aus Ihrem Kalenderordner zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche “Aus dem Kalender entfernen” oben in der Nachricht zur Absage der Besprechung.
Tipp 5: Legen Sie realistische Endtermine für wiederkehrende Besprechungen fest.
Insbesondere wenn die Besprechung täglich oder wöchentlich stattfindet, sollten Sie sie auf eine maximale Dauer von 1 Jahr beschränken. Dafür gibt es viele Gründe, aber die wichtigsten sind es;
- Wiederkehrende Besprechungen werden berechnet (allerdings sehr schnell) und die Bearbeitung von Ausnahmen für eine häufig wiederkehrende Besprechung erfordert mehr Bearbeitungszeit.
- Es werden nur bis zu 25 Anhänge unterstützt, so dass das Hinzufügen von Notizen oder eine Präsentation zu jedem wöchentlichen Meeting problematisch werden kann.
- Es gibt (derzeit) keine Möglichkeit, den Besprechungsinhaber zu ändern.
- Es gibt (derzeit) keine Möglichkeit, das Wiederholungsmuster zu beenden oder zu ändern, ohne alle Ausnahmen zu verlieren.
Tipp 6: Als Delegierter bearbeiten Sie nur Besprechungsanfragen für den Manager von Ihrem Hauptcomputer aus.
Wenn Sie ein Delegierter für einen Kalender sind, wird dringend empfohlen, die Aufgaben des Delegierten nur von Ihrem Hauptcomputer aus auszuführen.
Obwohl Sie technisch gesehen jedes Gerät verwenden könnten, besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass ein anderes “ad-hoc”-Gerät den Kalender des Managers noch nicht vollständig synchronisiert hat, bevor Sie antworten, oder dass Ihre Antwort noch nicht synchronisiert wurde, bevor Sie dieses Gerät nicht mehr verwenden.
In der Zwischenzeit könnte ein anderer Delegierter oder der Manager die gleiche Anfrage ebenfalls bearbeitet haben, was zu einem Synchronisationskonflikt führen kann.
Hinweis:
Dies wird mit dem neuen Office 365 Calendar Sharing-Modell, das in Kürze veröffentlicht wird (derzeit in Version 1808 erwartet), weniger problematisch, aber es wird dennoch empfohlen, die Anzahl der Geräte, die Sie zur Verwaltung des Kalenders eines anderen Benutzers als Delegierter verwenden, einzuschränken.
Tipp 7: Fügen Sie nicht mehr als 4 Delegierte für Ihre Mailbox hinzu.
Obwohl technisch mehr unterstützt werden, testet das Outlook-Team in der Regel mit bis zu 4 Teilnehmern pro Mailbox.
Das Hinzufügen weiterer Delegierter würde Sie in einen “unterstützten, aber nicht getesteten” Zustand bringen, was Sie vermeiden wollen.
Das Hinzufügen weiterer Delegierter würde auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass mehrere Personen die gleichen Besprechungsanfragen gleichzeitig bearbeiten, was zu verschiedenen Synchronisierungskonflikten führen kann.
Hiweis:
Es gibt einen Unterschied, ob Sie jemandem Zugriff auf Ihren Kalender gewähren oder ihn zum Delegierten für Ihren Kalender machen.
