Wir benutzen ein individuelles Kontaktformular für Outlook, bei dem wir einige zusätzliche Felder definiert haben. Jetzt wollen wir diese Kontaktfelder auch für einen Serienmail verwenden. Wenn wir allerdings eine neue Nachricht erstellen, sind diese Felder für einen Serienmail in Word nicht verfügbar. Gibt es trotzdem eine Möglichkeit, unsere zusätzlichen Kontaktfelder zu verwenden?
Word greift in der Tat nur auf die normalen Kontaktfelder zu, wenn man einen Serienmail unter Word verfassen möchte. Die Lösung zur Umgehung dieser Limitierung ist es, einen Serienmail stattdessen direkt mit Outlook zu verfassen. Wenn man das macht, wird Outlook alle verfügbaren Kontaktfelder der Funktion von Word zum Verfassen von Serienmailen hinzufügen, was auch jegliche Felder beinhaltet, die man selber erstellt hat.
Einen Serienmail unter Outlook beginnen:
Um einen Serienmail unter Outlook zu verfassen, wählt man den Kontakte-/Personenordner aus, der die Kontakte enthält, an die man die E-Mail verschicken möchte. Anschließend öffnet man das Kontakte-Menü für Serienmails:
Outlook 2007 und vorherige:
„Extras“ → „Seriendruck“
Outlook 2010, 2013 und Outlook 2016:
auf den Reiter „Start“ → auf die Sektion „Aktionen“ → zum Schluss auf den Button „Seriendruck“ klicken
In dem Menü, welches sich öffnet, muss man dann nur noch die Optionen zum Zusammenführen am unteren Rand des Fensters wie folgt ändern:
Dokumenttyp: Serienbriefe
Zusammenführung an: E-Mail
Nachrichtenbetreffzeile: (eigener Betreff)
Bild 1
Das Verfassen einer Serienmail unter Outlook erlaubt die Verwendung eigener Kontaktfelder in Word.
Extra Tipp: Ansichten filtern und Felder auswählen:
Um die eigene Serienmail zu optimieren, kann man die Ansichtsoptionen so anpassen, dass nur die Kontakte und die Felder angezeigt werden, die man für die eigene Serienmail verwenden möchte. Wenn man diese Liste regelmäßig benötigt, kann man auch ein eigenes Ansichtsprofil einrichten, um dieses einfach auszuwählen, wenn man es benötigt. Indem man dies macht, muss man die Kontakte nicht einzeln in Word auswählen und man hat auch keine lange Liste mehr, durch die man sich arbeiten muss, um die Kontaktfelder zu finden, die man benötigt.
Um die eigene Ansicht einzurichten, geht man wie folgt vor:
Outlook 2003:
„Ansicht“ → „Anordnen nach“ → „Aktuelle Ansicht“ → „Ansichten definieren“
Outllok 2007:
„Ansicht“ → „Aktuelle Ansicht“ → „Ansichten definieren“
Outlook 2010, 2013 und Outlook 2016:
auf den Reiter „Ansicht“ → anschließend auf den Button „Ansicht ändern“ klicken → „Ansichten verwalten“
Das Anpassen der Einstellungen für eine Ansicht funktioniert so:
Outlook 2007 und vorherige:
„Ansicht“ → „Anordnen nach“ → „Benutzerdefiniert“
Outlook 2010, 2013 und Outlook 2016:
auf den Reiter „Ansicht“ → anschließend auf den Button „Ansichteneinstellungen“ klicken
In dem Menü für die Serienmails kann man jetzt die Option „Kontaktfelder in aktueller Ansicht“ auswählen, um alle Kontaktfelder auszusortieren, die man in der eigenen Serienmail nicht braucht.
Hinweis: Es empfiehlt sich, eine Listenansicht zu verwenden. Denn die Personenansicht und die Visitenkartenansicht ermöglichen nicht das Auswählen der benötigten Kontaktfelder. Stattdessen wird die Sektion „Felder zusammenführen“ bei diesen Ansichten im Kontakt-Menü für die Serienmails grau unterlegt.
Was kann sonst machen?
Wenn Ihnen das ganze zu Aufwendig ist empfehlen wir Ihnen die Outlook Erweiterung Mail Merge Toolkit.
Finaler Extra Tipp: Als Alternative zum Einrichten von Filtern kann man auch eine Suche in seinen Kontaktfeldern durchführen und die Ergebnisse auswählen (um alle Ergebnisse auszuwählen, kann man die Tastenkombination STRG + A verwenden). Anschließend kann man die Option „Nur ausgewählte Kontakte“ wählen, wenn man eine Serienmail schreiben möchte.
