Auch wenn das Mailprogramm Outlook von Microsoft mit dem verbundenen Exchange Server eine umfangreiche Softwarelösung für die Nutzung von E-Mailkonten bietet, befinden sich auf dem Markt eine Vielzahl von Zusatzprogrammen, welche die Arbeit nochmals vereinfacht bzw. verbessert. Hierzu zählen unter anderem drei Produkte der Firma MAPIlab, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfelder aufgreifen und neben individuellen Änderungen vor allem in den Punkten Konditionen innerhalb der Regelfestlegung und Arbeitsstabilität gegenüber den Vorgängerversionen verbessert wurden. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Tools:
Dieses Produkt spricht direkt den Microsoft Exchange Server an und ermöglicht Anwendern das automatische Bearbeiten eingehender Anhänge (Attachments) anhand frei festzulegender Kriterien. Hierdurch können sowohl neu erstellte und gesendete als auch neu empfangene Nachrichten beziehungsweise deren Anhänge direkt gespeichert beziehungsweise gelöscht werden. Dies ist vor allem dann interessant, wenn der Anwender regelmäßige Standardmails erhält, die beispielsweise Auftragsbestätigungen enthalten. Diese müssten ohne das Tool manuell in dem entsprechenden Ordner auf der Festplatte abgelegt werden, dank Attachment Save for Exchange erfolgt dies vollkommen automatisch nach eigens erstellten Regel, etwa für spezielle Absendergruppen oder auch Dateientypen. Die neueste Version, welche ab der Exchange/Outlook Version 2003 genutzt werden kann, bietet neben kleinerer Verbesserungen eine Überarbeitung im Bezug auf Textdateien, sodass auch nicht Standardkodierungen erkannt und in den Regellauf eingebunden werden können.
Ebenfalls für den Microsoft Exchange Server ab der Version 2003 konzipiert, arbeitet das Programm ähnlich des Attachment Save for Exchange. Jedoch werden hierbei die Anlagen und E-Mails nicht automatisch gespeichert beziehungsweise gelöscht sondern an den verfügbaren Drucker gesendet um die entsprechenden Dateien auszudrucken. Dabei greift das Produkt auch auf durch den Anwender frei erstellbare Regeln zurück, sodass gerade in Kombination mit der vorgenannten Ergänzung ein wirkungsvolles Zusatzprogramm zur Verfügung steht. Die wesentlichste Neuerung der aktuellen Version betrifft die Steuerung etwaiger Ausnahmeregeln, z. B. bei Dateimasken welche nicht mit ausgedruckt werden sollen.
MAPIlab Disclaimers for ExchangeAls drittes und letztes Programm bietet diese Erweiterung eine zentrale Steuerung für den Postnachrichtenverkehr, etwa für Unterschriftenregelungen oder Disclaimer-Mails. Anhand diverser Einstellungen können Mails individuell angepasst werden und diese an die jeweils betreffenden Kunden versandt werden. So werden etwa Unterschriftsbefugnisse oder Werbe- und/oder Informationsmaterial für den entsprechenden Kunden gesteuert. Gerade für Unternehmen mit unterschiedlichsten Aufgabenfeldern bietet dieses Programm somit eine gute Ergänzung zum standardisierten Outlook um den Nachrichtenverkehr persönlicher und unternehmensfreundlicher zu gestalten. Dank Verbesserungen im Bereich von Vorlagen und Textschablonen wurde MAPIlab Disclaimers for Exchange nochmals optimiert und kann ab den Microsoft Exchange Server Versionen 2003 genutzt werden.
