Haben Sie festgestellt, dass der Anzeigename Ihrer E-Mails in Outlook nicht Ihren Erwartungen entspricht? Insbesondere bei POP- und IMAP-Konten zeigt Outlook standardmäßig Ihre E-Mail-Adresse als Anzeigenamen an. Aber keine Sorge, es gibt eine einfache Möglichkeit, dies zu ändern!
Zunächst ein kleiner Exkurs: Was ist eigentlich der Anzeigename? Das ist der Name, den Ihre E-Mail-Empfänger in ihrem Posteingang sehen – er repräsentiert also, wer Sie sind. Erscheint stattdessen nur Ihre E-Mail-Adresse, wirkt das oft unpersönlich. Zum Glück können Sie das ganz einfach ändern.
Schritt für Schritt: So geht’s in Outlook
Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen: Gehen Sie in Outlook auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
Öffnen Sie den Dialog: Doppelklicken Sie auf das E-Mail-Konto, dessen Anzeigenamen Sie ändern möchten. Es öffnet sich ein Fenster mit den entsprechenden Einstellungen. In neueren Outlook-Versionen finden Sie diese Funktion etwas verkürzt unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoname und Synchronisierungseinstellungen.
Der „Kontoname„: Das Feld „Kontoname“ hat übrigens noch eine andere Funktion: Hier können Sie Ihrem Account einen internen Namen geben, der nur für Sie sichtbar ist. So behalten Sie den Überblick, wenn Sie mehrere Konten in Outlook verwenden. Das Konto könnte beispielsweise „Privat“ oder „Geschäftlich“ heißen.
Wichtige Hinweise zu den Einschränkungen
Nicht alles kann geändert werden: Wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden – dazu gehören auch Outlook.com-Adressen – wird der Anzeigename direkt aus dem Verzeichnis des Exchange-Servers übernommen. Nur Administratoren können diese Daten ändern. Wenn Sie jedoch ein Microsoft-Konto verwenden, können Sie Ihren Namen dort bearbeiten, allerdings mit Einschränkungen.
Ein kleiner Wermutstropfen: In der aktuellen Version von Outlook (der neuen Version) ist es derzeit nicht möglich, den Anzeigenamen für POP- und IMAP-Konten zu ändern. Hier haben Sie nur die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Adresse als Anzeigenamen zu verwenden. Bei Gmail-Konten kann es sein, dass der in Gmail hinterlegte Anzeigename verwendet wird – dies ist leider nicht immer kontrollierbar.
Vorsicht mit der Antwortadresse!
Ein weiterer Punkt, den Sie vielleicht beachten sollten: Die so genannte Antwortadresse. Diese können Sie zwar in den Kontoeinstellungen ändern, es ist jedoch nicht empfehlenswert, dies ohne triftigen Grund zu tun. Standardmäßig werden Antworten an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet – und das sollte auch so bleiben, es sei denn, Sie möchten E-Mails gezielt an eine andere Adresse weiterleiten.
Fazit: Machen Sie sich sichtbar!
Mit wenigen Klicks können Sie in Outlook Ihren E-Mail-Auftritt optimieren und sich so präsentieren, wie Sie wahrgenommen werden möchten. Probieren Sie es aus – Ihre Empfänger werden es Ihnen danken!
