Nachrichtenverfolgung in Outlook funktioniert nicht

Um sicher zu gehen dass eine gesendete Email auch wirklich beim Empfänger angekommen ist und gelesen wurde, gibt es bei MS-Outlook eine Funktion, welche die Verfolgung und Protokollierung von Nachrichten ermöglicht.
Dabei unterscheidet Outlook zwischen einer Übermittlungsbestätigung und einer Lesebestätigung.
Diese Informationen werden im Allgemeinen angezeigt, wenn wir das gesendete Objekt öffnen. Unter verschiedenen Umständen kann es jedoch vorkommen, dass diese Nachrichtenverfolgung nicht funktioniert.
Bei einer funktionierenden Nachrichtenverfolgung sehen wir die folgenden Nachrichtensymbole am Anfang eines Übermittlungsprotokolls:

Übermittlung erfolgt
Übermittlung nicht erfolgt
Nachricht gelesen
Nachricht ungelesen gelöscht
Bestätigung fehlgeschlagen
Bestätigung erfolgt

Wenn wir eine Nachricht mit einem dieser Symbole erhalten haben, funktioniert die Protokollierung der Übermittlung und wir sehen das folgende Symbol im Ordner „gesendete Objekte“:

Outlook 2007 and Outlook 2010

Outlook 2003

Bei Doppelklick auf dieses Symbol öffnet sich ein Fenster und wir sehen eine Status-Schaltfläche.

Outlook 2010

Outlook 2007

Outlook 2003

Was ist, wenn der Übermittlungsstatus nicht angezeigt wird?
Bei einer nicht durchgeführten Protokollierung wird lediglich eines der folgenden Symbole angezeigt:

ungelesene Nachricht;

gelesene Nachricht

Wurde eine Übermittlungsprotokollierung für eine Nachricht nicht durchgeführt, so kann diese auch nicht mehr nachträglich erfolgen.

Folgende Gründe können für fehlgeschlagene Protokollierungen in Frage kommen:
– Der Mailserver, der das Protokoll verschicken soll, den Versand dieser speziellen Protokolle nicht und verschickt stattdessen nur normale Statusnachrichten
– Der Mailclient des Empfängers unterstützt den Versand dieser speziellen Protokolle nicht und verschickt stattdessen nur normale Statusnachrichten
– Unser Virusscanner unterdrückt die Mitteilung

Kein Empfang einer Übermittlungsbestätigung?
Die meisten externen Emailserver senden auf Grund von Belastung durch Junk-Mails keine Übermittlungsbestätigungen. Bei einigen Servern wird zwar eine Bestätigung verschickt, diese wird jedoch nur im Textformat übermittelt und kann von der Trackingfunktion nicht erkannt werden.
Meistens funktioniert diese Übermittlungsbestätigung nur innerhalb von Firmennetzwerken. Dort ist sie allerdings kaum noch notwendig, da die Übertragung stets sofort erfolgt. Im Allgemeinen bekommt man für jede fehlgeschlagene Übertragung eine Meldung vom Mailserver des Serviceproviders beziehungsweise vom Exchangeserver des internen Netzwerks.

Kein Empfang einer Lesebestätigung?
Gibt es für eine Nachricht keine Lesebestätigung, kann das folgende Gründe haben:
– Der Empfänger verweigert eine Lesebestätigung
– Der Empfänger hat die automatische Lesebestätigung deaktiviert
Dies kann im Outlook folgendermaßen konfiguriert werden:
Extras –>Optionen –> Einstellungen–> Emailoptionen –> Verlaufoptionen –> Auswahl „Immer eine Antwort senden“ aktivieren
– die Nachricht wurde nur im Vorschaufenster gelesen und nicht als gelesen markiert
– Der Mailclient oder der Mailserver des Empfängers unterstützt den Versand dieser Bestätigung nicht
– Der Server des eigenen Serviceproviders verschiebt die Bestätigung in den Spamordner, welcher meistens nicht via POP3 zu Outlook übermittelt wird.