Wir haben ein Exchange-Konto, aber wir bevorzugen alles in eine PST-Datei umzuwandeln.
Wie können wir so Outlook konfigurieren, dass nicht nur neue Mails, sondern auch alle gesendeten Objekte, Kalender, Termine, Kontakte, Entwürfe, etc… als PST-Datei ankommen und diese nicht in unserem Exchange-Postfach landen?
Im Outlook 2003 und den vorigen Versionen war es ausreichend den Standardübermittlungsort für eine PST-Datei festzulegen und im Exchange-Postfach zu speichern.
Das ist allerdings nicht ausreichend für Outlook 2007 und Outlook 2010, Sie müssen das Exchange-Postfach dazu zwingen, die PST-Datei als Standard-Speicher zu verwenden.
Outlook 2003
Das Festlegen des Standardübermittlungsortes für ein Exchange-Konto für eine PST Datei im Outlook 2003:
Extras -> E-Mail-Konten…-> anzeigen oder ändern vorhandener E-Mail-Konten -> Weiter ->Dropdown-Box: Neue E-Mail an den folgenden Speicherort übermitteln
Outlook 2007 und Outlook 2010
Um den Standardübermittlungsort für ein Exchange-Konto in eine PST-Datei im Outlook 2007 oder 2010 festzulegen, müssen Sie mit den Standardspeicherort-Einstellungen für die PST-Datei genauso beginnen wie im Outlook 2003
Outlook 2007
Extras-> Kontoeinstellungen … -> Registerkarte Datendateien
Outlook 2010
Datei-> Kontoeinstellungen-> Konto-Einstellungen … -> Registerkarte Datendateien
Akzeptieren Sie die Warnungen über das Ändern der Standard-Outlook-Datendatei und starten Sie Outlook.
Sie sind noch nicht fertig!
Sobald Sie Outlook neu gestartet, gehen Sie zurück zu Ihren Konto-Einstellungen, aber dieses Mal wählen Sie die Registerkarte "E-Mail". Wählen Sie hier Ihr Exchange-Konto und drücken Sie die Schaltfläche "Ordner" auf der Unterseite. Akzeptieren Sie die Warnung und wählen das Hauptverzeichnis der PST-Datei als neuen Speicherort. Starten Sie Outlook erneut, um den Vorgang abzuschließen.
Hinweise
Wir glauben nicht, dass sich das Speichern Ihrer Emails in einer PST-Datei empfiehlt, da Sie, wenn Sie ein Echange-Konto haben, die Sharing-Funktion verlieren. Sie sind für die Backups verantwortlich und nicht der Exchange-Administrator. Wenn Sie immer noch aus irgendeinen Grund diesen Weg gehen wollen, halten Sie sich an folgende Punkte:
Originale Posteingangsartikel werden automatisch empfangen, aber eine Kopie könnte auch in dem Posteingang des Exchange-Konto verbleiben. Dies gilt nicht für die Artikel, die Sie nach dieser Änderung empfangen.
Nachdem Sie diese Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie vorhandene Elemente aus anderen Daten vom Ordner „Posteingang“ in die PST-Datei manuell verschieben.
Machen Sie Backups Ihrer PST-Datei! Dies kann natürlich auch ein Speicherort im Netzwerk sein, so dass sie in den Corporate-Backups enthalten sein können.
Setzten Sie nicht die Position Ihrer PST-Datei selbst in einem Speicherort des Netzwerkes fest. Dies wird von Microsoft nicht unterstützt und könnte zu schlechter Leistung, Datenfehlern oder sogar zu Datenverlust führen.
Exchange-Funktionen wie Sharing werden nicht unterstützt, aber Sie können noch einen Abwesenheits-Assistent festlegen.
Ändern Sie die "In Ordner verschieben" Regeln so, dass sie in Ihrer PST-Datei verschoben werden, und nicht wieder auf den Server.
Nachrichten könnte noch an den Spam-E-Mail-Ordner gesendet werden, wenn sie der Exchange-Server filtert. Sie können dies nicht ändern.
Sie können den festgelegten Ordner nicht von Ihrem (nun leeren) Exchange-Postfach entfernen.
Offloading, weil Exchange-Postfach ist zu klein ist
Wenn sie über eine Umstellung von Ihrer E-Mail in eine PST-Datei aufgrund der begrenzten Kapazität auf dem Exchange-Server nachdenken, könnte es besser sein, Ihr Exchange-Konto als Standard Konto zu lassen und eine Autoarchivierung zu verwenden, die Ihr Exchange-Postfach in eine PST-Datei auslagert. Dadurch behalten Sie die neusten Nachrichten online und sind noch in der Lage, Ihren Kalender und Kontakte-Ordner zu nutzen. Dies sorgt dafür, dass mindestens ein Exchange-Backup inbegriffen ist.
Kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten oder Mail-Administrator für weitere Informationen zur Länge der Speicherung Ihres Email-Archivs, wo es gespeichert werden soll, was es enthalten sein soll und was gelöscht werden kann. Sie sollten Ihnen ausreichend Platz dafür bereitstellen
