Wir haben in Outlook eine Liste von Kategorien erstellt, welche wir nicht verlieren möchten. Deshalb haben wir daran gedacht, eine Sicherungskopie zu erstellen. Leider konnten wir dafür aber keine Export / Import-Option finden.
Wie sichern wir unsere Kategorien und wie können wir sie, – wenn möglich -, außerdem zu einem anderen Mailprofil kopieren oder wiederherstellen?
In Outlook selbst gibt es keine Option die „Hauptkategorienliste“ zu sichern oder wiederherzustellen.
Sie können diese Einschränkung jedoch umgehen, indem Sie alle Ihre Kategorien einem einzigen Element zuordnen und dieses Element außerhalb von Outlook abspeichern. Anschließend können Sie dieses Element verwenden, um Ihre Kategorien selbst in einem anderen Mailprofil wiederherzustellen oder Sie können es für einen Kollegen / eine Kollegin freigeben.
Outlook 2007 – Outlook 2021
Outlook 2007 – Outlook 2021 speichern die Hauptkategorienliste in der Mailbox oder der pst-Datei selbst. Wenn Sie also Ihre pst-Datei sichern, dann werden Ihre Kategorien ebenfalls gesichert.
Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie Ihre Kategorien einfach freigeben oder in einem anderen Mailprofil verwenden können. Um dies zu ermöglichen, können Sie die folgende Methode anwenden:
Sichern
1. Erstellen Sie ein neues Notiz-Element (Tastenkombination: STRG+SHIFT+N).
2. Schreiben Sie “Kategorien” ein, um ihm einen Namen zu geben.
3. Schließen Sie das Notiz-Element.
4. Wechseln Sie zu Ihrem Notizen-Ordner (Tastenkombination: STRG+5).
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Kategorisieren -> Alle Kategorien…“
6. Wählen Sie alle Kategorien, die Sie sichern möchten, aus.
7. Speichern Sie die Notiz außerhalb von Outlook als msg-Datei über “Datei-> Speichern als…” oder indem Sie sie aus Outlook heraus- und in einen Explorer- Ordner oder auf Ihren Desktop ziehen. Standardmäßig wird sie als “Categories.msg” bezeichnet werden.
Wiederherstellen
1. Öffnen Sie Ihren Notizen-Ordner (Tastenkombination: STRG+5).
2. Ziehen Sie die „Categories.msg-“Datei aus dem Explorer und legen Sie sie in dem Notizen-Ordner ab.
3. Wechseln Sie zurück zur Mail-Navigation (Tastenkombination: STRG+1).
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oben auf Ihrem Mailboxordner-Set und wählen Sie „Eigenschaften“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Aufrüsten zu Farbkategorien…”.
Outlook wird Ihre Mailbox nach Elementen mit Kategorien abtasten, welche noch nicht in der Hauptkategorienliste aufgeführt sind und sie hinzufügen.
Hinweis: Als Alternative können Sie auch Outlook mit dem /remigratecategories Schalter starten.
Outlook 2003 und frühere Versionen
Outlook 2003 und frühere Versionen speichern die Hauptkategorienliste in der Hauptliste des Registry-Wertes (siehe weiter unten). Obwohl Sie diesen Registry-Schlüssel exportieren und dann später wieder importieren könnten, besteht der Nachteil dieser Methode darin, dass sie Ihre aktuelle Liste nicht ergänzt, sondern sie überschreibt. Um dieses zu umgehen, können Sie stattdessen folgende Methode verwenden.
Sichern
1. Erstellen Sie ein neues Notiz-Element (Tastenkombination: STRG+SHIFT+N).
2. Schreiben Sie “Kategorien” ein.
3. Schließen Sie das Notizelement.
4. Wechseln Sie zu Ihrem Notizen-Ordner (Outlook 2003 Tastenkombination: STRG+5).
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Kategorien…
6. Wählen Sie alle Kategorien, die Sie sichern möchten.
7. Speichern Sie die Notiz außerhalb von Outlook als msg-Datei Outlook über “Datei-> Speichern als…” oder indem Sie sie aus Outlook heraus- und in einen Explorer- Ordner oder auf Ihren Desktop ziehen. Standardmäßig wird sie als “Categories.msg” bezeichnet werden.
Wiederherstellen
1. Öffnen Sie Ihren Notizen-Ordner (Outlook 2003 Tastenkombination: STRG+5).
2. Ziehen Sie die „Categories.msg“-Datei aus dem Explorer und legen Sie sie in dem Notizen-Ordner ab.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Notizelement und wählen Sie „Kategorien“…..
4. In dem Feld oben auf der Liste der “Verfügbaren Kategorien” werden Sie alle Ihre Kategorien aufgeführt finden. Klicken Sie auf dieses Feld und kopieren Sie den Text (Tastenkombinationen: STRG+A, um den gesamten Text auszuwählen und STRG+C, um den Text zu kopieren).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche: Hauptkategorienliste…
6. Setzen Sie Ihren Cursor auf das Feld „Neue Kategorien“ und fügen Sie den kopierten Text ein (Tastenkombination: STRG+V).
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”.
8. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um die offenen Dialogfelder zu schließen.
Registry- Schlüssel für Outlook 2003 und frühere Versionen
Wenn Sie keinen Wert auf die in Ihrer Hauptkategorienliste vorhandenen Kategorien legen, dann können Sie den folgenden Registry- Schlüssel exportieren.
HKEY_CURRENT_USER->Software->Microsoft->Office-><version>->Outlook->Categories
Um den Schlüssel zu exportieren, klicken Sie auf die Kategorientaste und wählen Sie “Exportieren”. Speichern Sie die reg-Datei mit einem sinnvollen Namen wie beispielsweise Outlook-Categories.reg.
Um den Schlüsel zu importieren, stellen Sie Ihre Kategorien in Outlook wieder her, doppelklicken Sie einfach auf die Taste Outlook-Categories.reg und bestätigen Sie die Warnung über das importieren von Registry-Dateien.
Kategorien-Tools für Dritte
Wenn es sich bei Ihnen um einen fanatischen Kategorien-Nutzer handelt, dann ist der VBOffice Category Manager ein sehr nützliches Add-In, welches Ihnen über ein Randfenster umgehenden Zugriff auf Ihre Kategorien ermöglicht, mehrere Kategorien mit einem einzigen Mausklick einrichtet, Sie daran erinnert, Ihre Elemente zu kategorisieren, Ihnen das Filtern Ihrer Kategorien liste ermöglicht, Kategorien exportiert, freigibt, synchronisiert und vieles mehr.
Wenn es Ihnen nur wichtig ist, unter den Kunden in Ihrem Netzwerk eine gemeinsame Liste geläufiger Kategorien zu haben, dann können Sie das kostenlose CodeTwo CatMan Dienstprogramm verwenden. Die Liste der Kategorien kann an einer zentralen Stelle verwaltet und sogar die Farben können vorher zugeordnet werden. Optional kann die Liste über einen WWW oder FTP Server anstelle der Freigabe durch ein lokales Netzwerk verteilt werden.
Funktioniert nur bedingt (Outlook 2010). Die Kategorien selbst werden zwar wieder angelegt oder in die Liste aufgenommen, aber mit willkürlichen Farben. Vorsicht beim Klick auf “Farbkategorien aktualisieren”!
Die musste ich danach alle Händisch ändern. Mehrfach versucht und immer andere Ergebnisse.
Dazu kommt noch, dass in den Objekten plötzlich Kategorien auftauchen die definitiv nicht vorher drin waren. Bei 90.000 Einträgen im Kalender jetzt eine interessante Aufgabe.
Es tut mir leid zu hören, dass Sie Schwierigkeiten mit der Farbzuweisung und unerwünschten Kategorien in Outlook 2010 haben. Dies kann tatsächlich frustrierend sein, besonders bei einer großen Anzahl von Einträgen. Eine VBA-Lösung könnte eine effektive Möglichkeit sein, dieses Problem anzugehen.
Unten ist ein Grundgerüst für ein solches Skript, das Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Bitte beachten Sie, dass dieses Skript möglicherweise angepasst werden muss, um Ihren spezifischen Anforderungen zu entsprechen.
Das folgende Beispiel-Skript durchläuft alle Mail-Elemente in einem bestimmten Outlook-Ordner und prüft deren Kategorien. Es weist dann den Kategorien die entsprechenden Farben zu, basierend auf einer vordefinierten Liste.
Sub KategorienFarbenZuweisen()
Dim ns As Outlook.NameSpace
Dim Folder As Outlook.MAPIFolder
Dim Item As Object
Dim i As Integer
Dim Category As Outlook.Category
Dim Dict As Object
Set Dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
' Hier fügen Sie Ihre Kategorien und deren Farbcodes hinin
' Beispiel: Dict.Add "Wichtige Kategorie", olCategoryColorRed
Dict.Add "Projekt A", olCategoryColorRed
Dict.Add "Projekt B", olCategoryColorBlue
' ... Fügen Sie weitere Kategorien hinzu ...
Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
' Wählen Sie hier den gewünschten Ordner, z.B. den Posteingang
Set Folder = ns.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
For Each Item In Folder.Items
If Item.Class = olMail Then
For i = 0 To Item.Categories.Count - 1
If Dict.Exists(Item.Categories(i)) Then
Set Category = ns.Categories.Item(Item.Categories(i))
If Not Category Is Nothing Then
Category.Color = Dict.Item(Item.Categories(i))
Category.Save
End If
End If
Next i
End If
Next Item
MsgBox "Kategorienfarben aktualisiert", vbInformation
End Sub
Wichtige Hinweise:
😊 Anpassung erforderlich: Sie müssen das Skript an Ihre spezifischen Kategorienamen und die gewünschten Farben anpassen.
😊 Outlook-Referenz: Stellen Sie sicher, dass die Outlook-Referenz in Ihrem VBA-Projekt eingebunden ist. (Im VBA-Editor: Extras > Verweise > “Microsoft Outlook XX.X Object Library” anhaken).
😊 Sicherheit und Backup: Da dieses Skript Änderungen an Ihren Outlook-Daten vornehmen kann, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst ein Backup erstellen.
Ich musste lange suchen, aber Outlook mit /remigratecategories zu starten, hat bei meinem Testuser, die Farben für Kategorien in einem geteilten Kalender, wiederhergestellt. Vielen Dank!
Mit Mailboxordner-Set ist die Mailadresse über den Ordnern gemeint und mit Eigenschaften die Datendateieigenschaften.
Ich möchte auch hier betonen, was für ein schlechter Softwareentwickler Microsoft ist. Die Dokumentation solcher schon seit Jahren bestehender Fehler ist nicht existent und es kommt immer die Ausrede, dann die User Outlook falsch benutzen. Dabei ist das Programm schon immer verbuggter Schrott gewesen und einfach sehr schlecht designet.
Dumme Frage 🙁 wo finde ich das Mailboxordner-Set? Oder was ist das?
Vielen Dank. Hat super geklappt. Auch wenn ich einige Dinge wie Mailboxordner-Set usw. doch zuerst sehr intensiv suchen musste. Aber am Ende habe ich alle meine 23 Kategorien wieder übernehmen können und ES FUNKTIONIERT PERFEKT sowohl bei bisherigen als auch bei neuen Einträgen.
Keine Frage ist dumm, keine Sorge! 😊 Es ist immer gut, nachzufragen, wenn etwas unklar ist. Das “Mailboxordner-Set” in Outlook bezieht sich auf die Sammlung aller Ordner, die zu Ihrem Outlook-Profil gehören, einschließlich Posteingang, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente, Kalender und so weiter. Es ist im Grunde genommen der Hauptbereich, in dem all Ihre E-Mails und anderen Outlook-Elemente organisiert sind.
So finden Sie das Mailboxordner-Set in Outlook:
😊 Öffnen Sie Microsoft Outlook.
😊 Im linken Navigationsbereich (der Teil, in dem Sie zwischen Mail, Kalender, Personen usw. wechseln können) sehen Sie eine Liste von Ordnern. Das ist Ihr Mailboxordner-Set.
😊 In den meisten Fällen steht ganz oben der Name Ihres E-Mail-Kontos (z.B. Ihre E-Mail-Adresse). Darunter finden Sie dann Ihre verschiedenen Ordner wie Posteingang, Entwürfe, Gesendete Objekte usw.
Wenn Sie auf Ihr Mailboxordner-Set rechtsklicken, erhalten Sie verschiedene Optionen, einschließlich “Eigenschaften”, wo Sie Einstellungen wie Berechtigungen und andere Optionen anpassen können.
Frage zu Kategorien: den Tipp, die Kategorienliste wieder herzustellen und zu sichern, habe ich befolgt, fürchte aber, dass ich damit nicht mein wahres Problem lösen kann:
Ich verwende bei meinen Kontakten Kategorien, um bestimmte Kreise von Empfängern gezielt ansprechen zu können, zum Beispiel Freunde Frankfurt, Musik, Rockmusiklovers usw. Ich muss aber feststellen, dass mir diese Kategorienzuteilung schon des Öfteren abhandengekommen ist, sie war einfach nicht mehr da bei den Kontakten. Ich habe im Verdacht, dass entweder ein update oder ein Upgrade die Ursache war, weiß es aber nicht. Gibt es dazu irgendeine Idee? Das händische nachtragen ist nicht praktikabel.
Das Problem, dass Kategorienzuweisungen bei Kontakten in Outlook verloren gehen, kann tatsächlich sehr ärgerlich sein, besonders wenn Sie Kategorien nutzen, um spezifische Gruppen von Kontakten zu organisieren. Hier sind einige mögliche Ursachen und Lösungsansätze:
🙂 Updates oder Upgrades: Es ist möglich, dass Updates oder Upgrades von Outlook oder des Betriebssystems zu Problemen mit den Kategorien führen. Dies könnte durch Änderungen in der Art und Weise, wie Outlook Kategorien verwaltet, oder durch Kompatibilitätsprobleme verursacht werden.
🙂 Synchronisationsprobleme: Wenn Sie Ihr Outlook-Konto mit mehreren Geräten synchronisieren, könnten Synchronisationsprobleme auftreten. Dies kann passieren, wenn beispielsweise eine Version von Outlook die Kategorien nicht richtig unterstützt oder wenn es Konflikte zwischen verschiedenen Versionen gibt.
🙂 Beschädigte PST-Datei: Eine beschädigte PST-Datei kann ebenfalls zu Problemen mit den Kategorien führen. Überprüfen und reparieren Sie die PST-Datei mit dem Inbox Repair Tool (Scanpst.exe).
🙂 Add-Ins von Drittanbietern: Manchmal können Add-Ins oder Erweiterungen von Drittanbietern unerwartetes Verhalten in Outlook verursachen, einschließlich des Verlusts von Kategorien.
Lösungsansätze:
😊 Regelmäßige Backups: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Backups Ihrer PST-Datei und Ihrer Kategorienliste erstellen.
😊 Überprüfen Sie Add-Ins: Deaktivieren Sie alle Add-Ins, um zu sehen, ob eines davon das Problem verursacht. Sie können dies unter „Datei“ > „Optionen“ > „Add-Ins“ in Outlook tun.
😊 Outlook-Profil neu erstellen: In einigen Fällen kann das Erstellen eines neuen Outlook-Profils das Problem lösen.
😊 Verwendung eines VBA-Skripts: Ein VBA-Skript kann erstellt werden, um regelmäßig die Kategorien Ihrer Kontakte zu sichern und wiederherzustellen.
😊 Kontakt mit dem Support: Wenn das Problem weiterhin besteht, könnte es hilfreich sein, den Support von Microsoft zu kontaktieren.
Es ist wichtig, dass Sie herausfinden, unter welchen spezifischen Umständen die Kategorien verloren gehen, um eine gezieltere Lösung zu finden. Das Problem könnte auch auf eine spezifische Konfiguration oder ein bestimmtes Verhalten in Ihrer Nutzung von Outlook zurückzuführen sein.
Wenn Sie technische Unterstützung benötigen, um ein VBA-Skript zu erstellen oder andere fortgeschrittene Lösungen zu implementieren, empfehle ich, sich an einen IT-Experten zu wenden.