Wir haben eine Menge von Kontakten in Outlook und suchen nach einem Weg, um diverse Felder (Daten) von ihnen zu aktualisieren und damit einheitlicher zu machen.
Zum Beispiel haben wir für manche Kontakte die Adresse „… Str.“ eingetragen und für andere wiederum „… Straße“. Wir wollen nun, dass für jede Adresse „… Straße“ in allen Kontakten steht. Des Weiteren haben wir für jeden Kontakt die Vorwahl für das jeweilige Land mit eingetragen und möchten das wieder herausnehmen.
Wie führen wir diese Änderungen durch ohne alle Kontakte einen nach dem anderen zu verändern?
Outlook bietet in der Tat kein „Suchen und Ersetzen“ Feature, aber die meisten Änderungen können durch einfaches Exportieren der Kontakte in eine .xls-Datei oder .csv-Datei (Excel Tabellen) durchgeführt werden, indem sie erst exportiert werden und danach über die „Suchen und Ersetzen“-Funktion in Excel o.ä. geändert werden.
Je nachdem wie viele Änderungen durchgeführt werden sollen, gibt es vielleicht auch andere Alternativen, welche unter der nachfolgenden Export/Import-Methode aufgelistet sind.
Export in eine .csv- oder.xls Datei und dann Import ohne Kopien
Die Import und Export Funktion von Outlook findet sich unter folgendem Pfad:
- Outlook 2007 und vorherige
Datei -> Import und Export
- Outlook 2010
Datei -> Öffnen -> Import (enthält auch Exportoptionen)
– Um die Daten in eine .csv-Datei zu exportieren, zuerst „In Datei exportieren“ auswählen und danach „Kommagetrennte Werte (Windows)“
– Um die Daten in eine .xls-Datei zu exportieren, zuerst „In Datei exportieren“ auswählen und danach „Microsoft Excel 97-2003“
Nach der Auswahl, welches Verzeichnis exportiert werden soll und der Eingabe des Pfades, wo die exportierte Datei gespeichert werden soll, lassen sich unter „Benutzerdefinierte Felder zuordnen…“ spezielle Felder auswählen, die nicht exportiert werden sollen, beispielsweise der Name o.ä. Um dies zu tun, einfach das Feld aus der rechten Liste auswählen und per Drag & Drop aus der Liste entfernen.
Nachdem die exportierte Datei entsprechend der eigenen Änderungswünsche angepasst wurde, kann sie über die Import-Funktion wieder eingefügt und somit die vorhandenen Kontakte aktualisiert werden. Während des Imports muss sichergestellt werden, dass die Option „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“ ausgewählt wird. Ansonsten werden die vorhandenen Kontakte nicht angepasst.
Mit Großbuchstaben fertig werden und Teilzeichenketten angleichen
„
STR
“ auf „
Straße
“ abzuändern könnte knifflig werden, es sei denn „
Groß-/Kleinschreibung beachten
“ ist in der Ersetzen-Funktion angehakt.
Um „Str“ auf „Straße“ zu verändern, sollte zuerst „Str“ durch „Straße“ ersetzt werden. Dies wird auch „Straße“ in „Straßeaße“ ändern, also muss „Straßeaße“ wieder in „Straße“ abgeändert werden.
Einen speziellen Wert eines Feldes für mehrere Kontakte ändern
Wenn spezielle Werte eines Feldes für eine größere Anzahl von Kontakten geändert werden soll (z.B. beim Ändern der Geschäftsadresse), dann kann auch die Drag & Drop Methode aus dieser Anleitung verwendet werden; (Link hier einsetzen)
Suchen und Ersetzen Add-in
Falls eine direktere fortgeschrittene Lösung in Outlook selbst gesucht wird, kann auch das Suchen und Ersetzen Add-in verwendet werden.
Beispielsweise bietet
von Sperry Software nicht nur grundlegende Suchen und Ersetzen Funktionen, sondern erlaubt auch in bestimmten Feldern zu suchen, Platzhalter zu verwenden, reguläre Ausdrücke zu verwenden und es unterstützt auch Outlook-Aufgaben und Kalender.
