Microsoft Outlook.com bietet ausreichend viel Speicherplatz für alle eingehenden Nachrichten. Die Kapazität des Posteingangs wird permanent erweitert, wodurch für den normalen Anwender nie ein Problem mit unzureichendem Speicherplatz entstehen sollte. Wer jedoch innerhalb kurzer Zeit ungewöhnlich viele Nachrichten empfängt, kann unter Umständen keine Nachrichten mehr senden oder empfangen, da das Postfach überfüllt ist. Mit ein paar einfachen Tricks lässt sich die Kapazität des Postfach wiederherstellen und es können wieder wie gewohnt Nachrichten gesendet und empfangen werden.
Oft sind gar nicht die eingehenden E-Mails Auslöser für ein Speicherplatzproblem, sondern die angehängten Dateien sorgen für ein überfülltes Postfach. Wer häufig Nachrichten mit großen Anhängen empfängt, sollte bei einer Warnmeldung bezüglich eines überfüllten Postfachs zuerst die Nachrichten löschen, die ungewöhnlich große Anhänge vorweisen können. Es ist sehr empfehlenswert, einen entsprechenden Ordner auf dem Computer zu erstellen, indem alle Anhänge gespeichert werden. Sind die Anhänge in diesem Archiv auf dem PC gespeichert, können die Nachrichten oder lediglich die Anhänge aus dem Posteingang entfernt werden. Besonders Multimedia-Daten, wie Bilder oder Videos, nehmen im Vergleich zu einer Text-E-Mail sehr viel Speicherplatz in Anspruch. Wurden die Dateien lokal auf dem Computer gespeichert und anschließend aus der E-Mail des Posteingangs entfernt, können diese nicht wieder an die E-Mail hinzugefügt werden. Einmal auf dem Computer gespeichert Dateien im lokalen Anlage-Archiv sollten aus diesem Grund gut gesichert werden.
Outlook.com sortiert Junk-E-Mails automatisch aus und speichert diese in einem extra Ordner im Posteingang. Auch gelöschte E-Mails werden nicht sofort entfernt und können wiederhergestellt werden, wodurch Speicherplatz verloren geht. Häufig werden diese beiden Ordner vollkommen übersehen und wachsen im Laufe der Zeit stark an. Diese Nachrichten können jedoch in den meisten Fällen ohne Bedenken gelöscht werden, was für jede Menge neuen Speicherplatz im Posteingang sorgt. Sollen diese Nachrichten gelöscht werden, reicht ein einfacher Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner aus.
Dort kann nun der Eintrag "Ordner leeren" ausgewählt werden. Nachrichten, die aus dem Papierkorb endgültig entfernt worden sind, können nicht mehr wiederhergestellt werden.
