Wir erhalten manchmal Mitteilungen, die im Namen von jemand anderem geschrieben sind. Wenn wir versuchen, eine Regel für diese Nachrichten zu erstellen, scheint Outlook nur nach der ersten Sendeadresse zu suchen und nicht bei der "im Auftrag von"-Adresse nachzusehen.
Jedoch ist diese "im Auftrag von"-Adresse gewöhnlich interessanter für uns, weil die Person dahinter nicht der Bote der Mitteilung, sondern die eigentlich Verantwortliche für den Inhalt ist.
Gibt es irgendeine Regel, die Outlook dazu bringt, die zweite Adresse zu beachten, wenn eine Nachricht „im Auftrag von“ gesendet wurde?
Das können wir nicht damit erreichen, indem wir eine normale „von“-Regel benutzen, aber wir bewirken dies mit der Bedingungsregel: „mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile“. Denn dann schaut Outlook auch in den Adresskopf der Nachricht (Nachrichtenkopf).
Suche im Nachrichtenkopf nach bestimmten Wörtern
Lieber als eine zu suchende Adresse festzulegen ist uns, einen genaueren Blick auf den Nachrichtenkopf zu werfen. Abhängig davon, wie dieser Nachrichtenkopf aufgebaut ist, erkennen wir eine der folgenden „Gesendet im Auftrag von“-Methoden und werden daraus eine zielgerichtete Regel aufbauen:
X-Sender: ‘Adresse’
Absender= ‘Adresse’
Von: ‘Angezeigter Name’ ‘Adresse’
Um den Nachrichtenkopf sehen zu können, machen wir einen Rechtsklick auf die Nachricht und wählen Nachrichtenoptionen aus. Für Outlook 2010 und Outlook 2013, wählen wir: Datei –> Eigenschaften, nachdem wir die Nachricht mit einem Doppelklick geöffnet haben.
Das Aufbauen einer Regel
Um eine Regel entwerfen zu können, welche im Nachrichtenkopf nach bestimmten Wörtern sucht, müssen wir mit einer leeren Regel beginnen und dürfen keine Vorlage benutzen. Abhängig von der „im Auftrag von“-Methode, könnte eine Regel wie diese aussehen:
Extras -> Regeln und Benachrichtigungen … -> Neue Regel
-> Schritt 1 „Regel ohne Vorlage erstellen -> weiter anklicken
-> Bedingung „mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile“ anklicken
-> jetzt Text „bestimmten Wörtern“ anklicken
-> den zu suchenden Text in das nun geöffnete Fenster eingeben
-> hinzufügen anklicken -> ok anklicken -> weiter anklicken
-> im nachfolgenden Fenster aussuchen, was dann mit der Nachricht passieren soll
-> weiter anklicken -> im angezeigten Fenster Ausnahmen festlegen (optional)
-> weiter anklicken -> Fertig stellen anklicken
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Vielen Dank für den tollen Beitrag,
ich hab wirklich Lange nach einer Lösung gesucht!
Noch ein Tipp an alle Leser, bei mir ist der Internetnachrichtenkopf in Englisch gefüllt.
Meine Kriterium für „mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile“ ist somit “From: NameXY”,
da “From: NameXY” bei mir im Internetnachrichtenkopf enthalten ist.
Viele Grüße!
Alexander