Erstellen einer Verteilerliste aus einem Excel-Dokument

Wir haben ein Excel-Dokument mit einer Liste von E-Mail-Adressen. Wir wissen, wie wir diese als einzelne Kontakte importieren können. Das brauchen wir aber nicht.

Wie können wir sie stattdessen als neue Verteilerliste importieren?

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine Methode besteht darin, zuerst die einzelnen Kontakte zu importieren, daraus eine Verteilerliste zu erstellen und anschließend die einzelnen Kontakte wieder zu löschen.

Es gibt aber auch eine wesentlich schnellere und direktere Methode.

Copy & Paste, direkt aus Excel

Für diese Methode reicht es aus, wenn Sie in einer Excel Tabelle eine Spalte mit den E-Mail Adressen angelegt haben, allerdings ist die Liste mit einer zusätzlichen Spalte, in der auch die Namen stehen, schöner.

1. 1. Markieren Sie in Ihrer Excel Tabelle, die Spalte, in der die E-Mail Adressen stehen. Optional können Sie auch die Spalte mit den Namen auswählen.
   In jedem Fall sollten Sie sicher stellen, dass Sie nicht die Zeile mit den Überschriften, mit auswählen.
2. 2. Drücken Sie STRG + C, um die ausgewählten Zeilen zu kopieren.

In Excel kann der Verteiler sehr schnell zusammengestellt werden

3. Erstellen Sie in Outlook eine neue Kontaktgruppe oder Verteiler Liste / Neue Kontaktgruppe (der Name hängt von der Version Ihres Outlooks ab). Die Tastenkombination hierfür lautet: STRG+ SHIFT + L
4. Öffnen Sie das Dialogfeld Mitglieder auswählen

• Outlook 2003 und frühere Versionen
  Klicken Sie auf die Mitglieder auswählen… Schaltfläche.
• Outlook 2007, Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 und Outlook 2021 oder Office 365
  Klicken Sie auf den Dropdown-Button, Adressbuch und wählen Sie: Mitglieder auswählen.

5. Anstelle von Mitgliedern aus Ihrer Kontaktliste, können Sie auch in das Textfeld (unten), neben den Mitgliedern-> drücken Sie STRG + V, um den kopierten Inhalt Ihrer Excel Tabelle einzufügen.

Wenn Sie es richtig gemacht haben, wird Ihnen nun jede Adresse in einer eigenen Zeile aufgeführt.

6. Klicken Sie auf OK, um die Mitglieder auszuwählen, die Liste zu schließen und in die Kontaktliste Ihres Konzerns zurückzukehren.
7. Geben Sie einen Namen für Ihre Kontakt Gruppe ein und Speichern Sie es.

Das Endergebnis ist eine Kontaktgruppe, welche direkt aus einer Excel Liste erstellt wurde.

Automatisieren Sie diesen Zugriff mit VBA Code

Schritt 1: Vorbereiten der Excel-Daten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Datei ordnungsgemäß formatiert ist. Die E-Mail-Adressen sollten in einer einzelnen Spalte aufgelistet sein. Zum Beispiel könnten alle E-Mail-Adressen in Spalte A, beginnend bei A1, aufgeführt sein.

Schritt 2: Excel VBA Editor öffnen

• Öffnen Sie Ihr Excel-Dokument.
• Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.

Schritt 3: VBA-Code hinzufügen

• Im VBA-Editor, wählen Sie “Einfügen” > “Modul”, um ein neues Modul zu erstellen.
• Kopieren Sie den folgenden VBA-Code in das Modul:Sub CreateDistributionListFromExcel()
Dim OutlookApp As Object
Dim DistributionList As Object
Dim MailAddress As Range
Dim Sheet As Worksheet

  Set Sheet = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' Passen Sie den Blattnamen bei Bedarf an
Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set DistributionList = OutlookApp.CreateItem(7) ' 7 entspricht einer Verteilerliste

  DistributionList.DLName = "Meine Neue Verteilerliste" ' Name der Verteilerliste

  For Each MailAddress In Sheet.Range("A1:A" & Sheet.Cells(Sheet.Rows.Count, "A").End(-4162).Row)
If MailAddress.Value <> "" Then
DistributionList.AddMembers OutlookApp.Session.CreateRecipient(MailAddress.Value)
End If
Next MailAddress

  DistributionList.Save
Set OutlookApp = Nothing
Set DistributionList = Nothing
End Sub

Schritt 4: Makro ausführen

Gehen Sie zurück zu Excel und führen Sie das Makro aus:

• Drücken Sie Alt + F8, um das Dialogfeld “Makro” zu öffnen.
• Wählen Sie das Makro CreateDistributionListFromExcel und klicken Sie auf “Ausführen”.

Schritt 5: Überprüfen der Verteilerliste in Outlook

Öffnen Sie Outlook und überprüfen Sie, ob die Verteilerliste erstellt wurde. Sie sollte im Kontakte-Ordner unter dem angegebenen Namen zu finden sein.

Hinweise

• Dieser VBA-Code funktioniert mit den meisten Versionen von Excel und Outlook, jedoch können je nach spezifischer Version oder Einstellung geringfügige Anpassungen erforderlich sein.
• Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitseinstellungen für Makros in Excel und Outlook so eingestellt sind, dass das Ausführen von Makros erlaubt ist.
• Es ist wichtig, regelmäßige Backups Ihrer Daten zu machen, insbesondere wenn Sie mit Makros arbeiten, die Änderungen an Ihren Daten vornehmen können.

Tool Tipp!

Hier gibt es auch noch ein Outlook Erweiterung für den Export von Excel nach Outlook:

Excel to Outlook