Outlook bietet standardmäßig keine integrierte Funktion, um sich selbst oder eine andere E-Mail-Adresse automatisch in das BCC-Feld (Blindkopie) einzufügen, wenn Sie eine neue Nachricht senden. Obwohl Sie mit dem Regeln-Assistenten jemanden in CC (Kopie) setzen können, ist dies für BCC nicht direkt vorgesehen.
Um eine Nachricht automatisch als BCC zu senden, müssen Sie entweder ein VBA-Skript programmieren oder auf externe Hilfsprogramme zurückgreifen.
Um ein VBA-Skript zu erstellen, das automatisch eine BCC-Adresse zu jeder gesendeten E-Mail hinzufügt, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie Outlook.
- Drücken Sie
Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen. - Gehen Sie im linken Fensterbereich zu “Project1 (VbaProject.OTM)” und dann zu “Microsoft Outlook-Objekte”.
- Doppelklicken Sie auf “ThisOutlookSession”, um ein Codefenster zu öffnen.
- Kopieren Sie den folgenden VBA-Code in das Codefenster:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objBCC As Recipient
On Error Resume Next
' Ersetzen Sie 'ihre-email@beispiel.com' mit der E-Mail-Adresse, die Sie automatisch in BCC setzen möchten
Set objBCC = Item.Recipients.Add("ihre-email@beispiel.com")
objBCC.Type = olBCC
' Überprüfen, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist
If Not objBCC.Resolve Then
MsgBox "Die BCC-E-Mail-Adresse konnte nicht aufgelöst werden."
Cancel = True
End If
Set objBCC = Nothing
End Sub
- Ersetzen Sie
ihre-email@beispiel.commit der E-Mail-Adresse, die Sie automatisch als BCC hinzufügen möchten. - Speichern Sie das Skript und schließen Sie den VBA-Editor.
- Um das Skript zu aktivieren, müssen Sie möglicherweise die Makrosicherheitseinstellungen anpassen. Gehen Sie dazu in Outlook unter “Datei” > “Optionen” > “Trust Center” > “Einstellungen für das Trust Center” > “Makroeinstellungen” und wählen Sie die Option “Makros mit Benachrichtigung aktivieren” oder eine weniger restriktive Einstellung, je nach Ihrem Sicherheitsbedarf.
- Schließen Sie Outlook und öffnen Sie es erneut, um das Skript zu aktivieren.
BCC für einige, aber nicht alle Nachrichten
Um in Outlook automatisch BCC-Adressen zu bestimmten, aber nicht allen gesendeten Nachrichten hinzuzufügen, können Sie den VBA-Code mit einer If-Anweisung versehen, die bestimmte Bedingungen prüft. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie Sie den Code anpassen können, um Nachrichten basierend auf der Kategorie zu filtern:
- Öffnen Sie Outlook.
- Drücken Sie
Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen. - Gehen Sie im linken Fensterbereich zu “Project1 (VbaProject.OTM)” und dann zu “Microsoft Outlook-Objekte”.
- Doppelklicken Sie auf “ThisOutlookSession”, um ein Codefenster zu öffnen.
- Kopieren Sie den folgenden VBA-Code in das Codefenster:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objBCC As Recipient
' Prüfen, ob das Element eine E-Mail ist
If Item.Class = olMail Then
' Eine Variable für die E-Mail festlegen
Dim Mail As MailItem
Set Mail = Item
' Prüfen, ob eine Kategorie zugewiesen ist
If Mail.Categories <> "" Then
If Mail.Categories = "Persönlich" Then
' Fügen Sie eine BCC-Adresse hinzu, wenn die Kategorie "Persönlich" ist
Set objBCC = Mail.Recipients.Add("private-email@beispiel.com")
objBCC.Type = olBCC
objBCC.Resolve
ElseIf Mail.Categories = "Wichtig" Then
' Fügen Sie eine andere BCC-Adresse hinzu, wenn die Kategorie "Wichtig" ist
Set objBCC = Mail.Recipients.Add("wichtige-email@beispiel.com")
objBCC.Type = olBCC
objBCC.Resolve
End If
End If
End If
Set objBCC = Nothing
End Sub
- Passen Sie die E-Mail-Adressen und Kategorienamen (
"Persönlich"und"Wichtig") entsprechend Ihren Bedürfnissen an. - Speichern Sie das Skript und schließen Sie den VBA-Editor.
- Passen Sie die Makrosicherheitseinstellungen an, wie im vorherigen Beispiel beschrieben.
- Schließen Sie Outlook und öffnen Sie es erneut, um das Skript zu aktivieren.
Um eine Kategorie einer E-Mail zuzuweisen:
- Erstellen oder öffnen Sie eine E-Mail.
- Klicken Sie auf den “Erweitern“-Button in der Gruppe “Tags” im Nachrichtenfenster.
- Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus dem Dialogfenster aus.
Für den schnelleren Zugriff können Sie auch ein Makro erstellen, um eine bestimmte Kategorie direkt im Menüband verfügbar zu machen.
Automatische BCC-Funktion bei der Verwendung von Smartphones
Auch wenn es kein “Outlook-Problem” ist, ist die automatische BCC-Funktion beim Senden von E-Mails von einem Smartphone eine beliebte Funktion. Da die Mail direkt an den SMTP-Server geht, spielt die Fähigkeit (oder deren Fehlen) von Outlook keine Rolle; es kommt ganz auf die Unterstützung durch die Smartphone-Software an.
iPhone- und iPad-Nutzer können ihr Gerät so einstellen, dass bei jeder gesendeten E-Mail automatisch ihre Adresse im BCC-Feld steht. Dies lässt sich in den Einstellungen unter Optionen > Mail, Kontakte, Kalender einrichten.
Automatische BCC-Funktion mithilfe von Exchange-Transportregeln
Administratoren eines Exchange-Servers können eine Transportregel konfigurieren oder in Office 365 eine Mail-Fluss-Regel einrichten, um Nachrichten automatisch an eine andere Adresse als BCC zu senden, ohne dass dafür VBA oder andere Lösungen notwendig sind (und ohne dass der Benutzer davon weiß).
Transport- und Mail-Fluss-Regeln können mithilfe eines Cmdlets oder über die Exchange-System-Manager-Konsole erstellt und konfiguriert werden.
