Advanced Folders Watch ist ein leistungsstarkes und sehr flexibles Tool für Manager, Analysten, Technische Mitarbeiter und alle anderen, die während der Arbeit eine sehr große Anzahl von Emails bearbeiten und nur wenig Zeit haben.
An einem Tag werden Tausende von neuen Nachrichten in allgemeinen Ordnern auf Ihren Firmenserver gespeichert. Mehrere Mitarbeiter sehen Nachrichten in verschiedenen Konferenzen durch, um folgende Aufgaben zu erledigen:
- Erwähnungen Ihrer Produkte oder Produkte Ihrer Konkurrenten zu finden;
- Nutzer zu finden, die Software oder Lösungen suchen, die Sie oder Ihre Partner ihnen anbieten können;
- Anregungen und neue Ideen zu finden und auf dem neusten Wissensstand aller Probleme in den Beschäftigungsfeldern Ihrer Firma zu sein.
Newsgroups, in den Nutzer ihre Probleme preisgeben, sind für kleine Firmen eine interessante Quelle für neue Kunden. Doch damit gibt es leider ein Problem: die unheimlich große Anzahl der Nachrichten in den Konferenzen bzw Diskussionen.
Auf unserem Server haben wir unsere eigenen öffentlichen Konferenzen über verschiedenste Probleme, und manche werden ziemlich selten besucht. So hat es keinen Sinn sie mehrmals täglich zu prüfen, doch es geht absolut gegen unsere Firmenphilosophie, eine Nachricht tagelang unbeantwortet zu lassen.
Dies bewegte uns dazu Advanced Folders Watch (AFW) zu entwickeln, ein flexibles Pogramm zur Überwachung der Microsoft-Outlook-Ordner und der allgemeinen Ordner auf dem Microsoft Exchange Server. Dieses Programm ermöglicht uns hunderte Arbeitsstunden zu sparen, und die Qualität der Arbeit mit jetzigen und potentiellen Klienten zu steigern.
Funktionsweise
AFW überwacht definierte Ordnergruppen und informiert den Nutzer über neue Nachrichten, ausgewählt nach definierten Kriterien (Filtern). Die Benachrichtigung des Nutzers kann sowohl passiv als auch aktiv erfolgen. Im ersten Fall erstellt AFW in definierten Ordnern Notizen, die Links zu den gefundenen Nachrichten enthalten. Mit Hilfe dieser Links kann man die Nachrichten mit einem Mausklick öffnen. Im zweiten Fall erscheint die gefundene Nachricht in einem Extrafenster mit folgenden Optionen: Sie können sich das neue Dokument ansehen, es öffnen, löschen oder kopieren. Beide Benachrichtigungsmethoden können miteinander kombiniert werden.
Der logische Hauptbestandteil des Programms ist die Gruppe der Einstellungen, bestehend aus der Liste der Ordner, Filter und Benachrichtigungseinstellungen. Die Anzahl der Regeln, mit denen AFW arbeiten kann ist unbegrenzt. Die Regeln werden mit Hilfe des Wizard erstellt, und dann kann man im Editor für Regeleigenschaften verschiedenste Filter zur Auswahl der Nachrichten einstellen. Im Editor für Regeleigenschaften können Sie die Regeln auch testen – zum Beispiel können Sie prüfen ob die Regel mit Nachrichten arbeitet, die innerhalb des letzten Monats oder Halbjahres erhalten wurden. Der Testmodus hilft Ihnen nicht nur Fehler in Regeln zu finden, es kann auch zu Bearbeitung alter Nachrichtendatenbanken benutzt werden.
AFW bietet Ihnen Lösungen für ein sehr weites Aufgabenfeld in Überwachung Öffentlicher Ordner. Wir hoffen, Sie erhalten damit einen echten Helfer zur Bearbeitung riesiger elektronischer Informationsmengen.
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