Das meist genutzte Kommunikationsmedium im Geschäftsleben neben dem Telefon ist der Informationsaustausch über E-Mail. Besonders bei Kundenkontakten ist somit ein professionelles Erscheinungsbild der E-Mail von besonderer Bedeutung. Welche Informationen sind für den Empfänger einer E-Mail wichtig?
Ist die alleinige Angabe des Namens ausreichend? . sicherlich nicht !
Viele Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen hinter ihrer Grußformel einen Verweis (AutoSignatur) auf das zugehörige Unternehmen mit ihren Firmenkontaktdaten wie Telefon- und Fax-Nummer, der Internetadresse und gegebenenfalls der Abteilung.
Die mögliche Vielfalt solcher selbst erstellter Signaturen ist dementsprechend innerhalb eines Unternehmens beliebig groß.
Um einen Unternehmensstandard für Unternehmen beliebiger Größe einführen zu können, kann die Software AutoSignatur eingesetzt werden.
Eine der Aufgaben der AutoSignatur Applikation ist es, automatisch eine vorgegebene Unternehmenssignatur für die einzelnen Mitarbeiter und Bereiche eines Unternehmens aus einer Datenbank (z.B. Active Directory, Excel-Tabelle, etc) zu generieren und einheitlich dem Absender per Mail zur Verfügung zu stellt. Wie wird für jeden Mitarbeiter eine Signatur erstellt?
Ein Mitarbeiter sendet eine E-Mail an eine vom Unternehmen eingerichtete E-Mailadresse (z.B.Signatur@meinefirma.de). AutoSignatur wir auf einem Server installiert und prüft in dem eingerichteten Mail-Account
(Signatur@meinefirma.de) den Eingang einer E-Mail.
Anhand der Absenderinformationen wird der Benutzer identifiziert und eine Signatur für ihn generiert. Als Benutzerdatenbank kann jede ODBC-fähige Applikation oder noch einfacher, ein Microsoft Active-Directory genutzt werden.
Anhand dieser vorhandenen Daten bekommt der Absender von AutoSignatur eine Signatur zurückgesendet, die zuvor vom Administrator einmal festgelegt wurde.
Eine Grundstruktur (Maske) der Signatur wird mit Hilfe eines Textfensters in der Applikation erstellt. Die Benutzer abhängigen Einträge werden mit Platzhaltern an den entsprechenden Stellen eingefügt. Die Erstellung und Vervollständigung der automatisierten Signatur-Einträge erfolgt anhand der in der Datenbank vorhandenen Benutzerinformationen. Eine Roll-Out-Funktion, welche die Einführung der Signaturen erleichtert ist ebenfalls vorhanden.
AutoSignatur bietet somit Administratoren von Unternehmen eine einfache Möglichkeit E-Mail-AutoSignaturen einheitlich für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
Download der Software und weitere Informationen finden Sie unter
