Firmen unterlaufen beim Archivieren der E-Mails Fehler, die schwer wiegende Folgen haben können. Denn bei der Archivierung kann auf Grund einer falschen Sicherung gegen Gesetze verstoßen werden. Für Unternehmen gibt es schon seit 2002 die gesetzliche Pflicht für die Archivierung der elektronischen Mails. Hierbei aber müssen die Vorgehensweisen vom Gesetzgeber, die sehr komplex sind, unbedingt beachtet werden.
Viele Firmen kennen allerdings diese Vorgaben nicht und die Inhalte speichern, aber in falscher Form. Viele Unternehmen aber kennen diese Verpflichtung nicht einmal und gehen ihr aus diesem Grund auch nicht nach. Sicherlich können Privatanwender ihre E-Mails mit ihrem E-Mail-Client sichern, aber es reicht für Unternehmen nicht aus. Sie müssen nämlich absolut verlustsicher gespeichert und aufbewahrt werden. Außerdem müssen sie nachweislich und unverändert sein. Weiterhin gilt, dass die Mails schnell aufzufinden, wiederherstellbar und ausdruckbar sein müssen. Es ist also nicht nur eine Speicherung, sondern eine Archivierung, die vorgenommen werden muss. Unternehmen sollten sich daher für Programme entscheiden, die diesen Anforderungen vom Gesetzgeber auch entsprechen und die Archivierung nicht unterschätzen. Es müssen die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" eingehalten werden.
