Wer in den Urlaub fährt und nicht über mobiles Internet verfügt, kann entweder alle eingehenden E-Mails unbeantwortet lassen oder mit einer automatischen Antwort über die Abwesenheit informieren. Das ist besonders dann wichtig, wenn es sich um eine geschäftlich genutzte E-Mail-Adresse handelt und man Kunden nicht ahnungslos auf eine Antwort warten lassen möchte. Die Konfiguration einer automatischen Antwort bei Abwesenheit ist darüber hinaus eine gute Möglichkeit, um unnötige Missverständnisse bei ausbleibender Antwort im Vorfeld zu unterbinden. Kann man wieder wie gewohnt E-Mails empfangen, muss die Abwesenheitsschaltung natürlich wieder deaktiviert werden, da andernfalls immer noch alle Absender über die Abwesenheit informiert werden.
Bei GMX ist es sehr einfach, eine Abwesenheitsschaltung zu konfigurieren. Das ist besonders dann praktisch, wenn man im Urlaub ist und längere Zeit nicht auf die eigenen E-Mails zugreifen kann. Doch es gibt auch einige Dinge, die man bei der Erstellung des Abwesenheitstextes beachten sollte. So ist es beispielsweise empfehlenswert, die Dauer der Abwesenheit in der Notiz anzugeben, da dringende Anfragen so eventuell von einer anderen Person bearbeitet werden können.
Um eine neue Abwesenheitsnotiz bei GMX zu aktivieren, muss der Menüpunkt "E-Mail" angeklickt werden. Unter den Eintrag "Optionen" verbirgt sich die Einstellung "Abwesenheit". Klickt man auf diese, öffnen sich die Optionen für die Abwesenheitsschaltung bei GMX. Unter dem Eintrag Status kann konfiguriert werden, ob die Abwesenheitsschaltung aktiv sein soll oder nicht. Klickt man auf aktiv, erhalten alle Nachrichten-Absender automatisch die vordefinierte Antwort.
Unter dem Eintrag "Abwesenheitstext" kann der Nutzer selbst bestimmen, was für eine Nachricht der Absender einer E-Mail erhalten soll, wenn eine E-Mail eingeht. Man kann den vordefinierten Text benutzen oder selbst ein Schreiben formulieren. Es ist jedoch wichtig darauf zu achten, dass beispielsweise auch die Dauer der Abwesenheit angegeben wird. Auch auf die Abwesenheit an und für sich sollte hingewiesen werden, damit es nicht zu Unklarheiten beim Empfänger der Abwesenheitsnotiz kommt.
Wer mehrere E-Mail-Adressen bei GMX konfiguriert hat, kann unter dem Menüpunkt "Abwesenheitsschaltung gilt für:" auswählen, für welche E-Mail-Adresse der oben definierte Text gilt. So kann beispielsweise dafür gesorgt werden, dass man lediglich unter einer E-Mail-Adresse "nicht erreichbar" ist. Damit nach der Rückkehr nicht vergessen wird, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren, kann unter "Automatische die Aktivierung" ein Enddatum festgelegt werden. Wer jedoch "Unbegrenzt" auswählt, muss bei seiner Rückkehr selbst daran denken, die Abwesenheitsschaltung wieder zu deaktivieren.
