Hat man sich einen E-Mail Account angelegt, dann sollte man einige Regeln beachten, die eine Handhabung leichter machen. So ist es beispielsweise ratsam, die Mails wenigstens einmal am Tag abzurufen. Dadurch erspart man sich ein zu hohes E-Mail aufkommen und muss nicht mehrere Hundert Mails bearbeiten, wenn mal eine Woche keine Nachrichten abgerufen worden sind. Wer E-Mails schreibt, der sollte sich immer "kurz fassen" und nur das notwendigste schreiben.
Dateien, Tabellen, Bilder oder anderen gehört nicht direkt in die Mail, sondern als Anhang beigefügt. Auch ist es wichtig, dass man einen aussagekräftigen Betreff einträgt, damit der Empfänger zuordnen kann, ob es sich um eine wichtige Nachricht handelt. Wer auf eine E-Mail antwortet und den empfangenen Text mit anhängt, der sollte seine Nachricht immer über den vorhergegangenen Schriftverkehr schreiben. So muss der Empfänger nicht erst die neue Nachricht suchen. Bei E-Mails von unbekannten Empfängern sollte man immer vorsichtig sein und nicht auf Bitten für Klicks auf Links oder das Öffnen von Dateianhängen einlasen. Auch sollte ein Spam-Ordner angelegt werden, damit Werbemails gleich aussortiert werden. So kann man das Mailaufkommen verringern. Sensible Daten gehören in keine E-Mail und auch Passwörter oder andere Pins niemals eingeben, wenn man dazu aufgefordert wird. Wer diese kleinen aber wichtigen Ratschläge verfolgt, wird zum einen wichtige Mails herausfiltern können und schützt sich auch vor Phishing, Viren und anderen Betrügereien.
