Wer häufig E-Mails an viele Empfänger versendet und dabei Wert auf eine komplexe Formatierung legt, wird nicht darum herumkommen, die CSS-Anweisungen und HTML-Formatierungen genau zu überprüfen. Beispielsweise muss man dazu wissen, dass CSS-Formatierungen, die nicht direkt an das zu formatieren der Element angeknüpft sind (Inline) von den meisten E-Mail-Clienten schlichtweg ignoriert werden. Dadurch wird eine mühselig formatierte E-Mail ziemlich unleserlich oder sind einfach nur nicht mehr gut aus. Um zu vermeiden, dass eine E-Mail beim Empfänger nicht korrekt dargestellt wird, gibt es beispielsweise Webseiten wie Mailchimp, die die Formatierung einer E-Mail automatisch umwandeln können.
Um eine E-Mail für die meisten E-Mail-Programme kompatibel zu formatieren, ist einiges an Arbeit nötig. Oft reicht es zwar schon aus, die E-Mail in einem entsprechenden Programm wie beispielsweise Outlook oder Mozilla Thunderbird zu schreiben, da diese Programme in der Regel die korrekte Formatierung beherrschen. Falls meine E-Mail jedoch in einem anderen Programm geschrieben hat, kann es passieren, dass die exportierte Datei nicht kompatibel für die meisten E-Mail-Programme ist. So einem Fall reicht es aus, den Code in das dafür vorgesehene Feld auf der Webseite von Mailchimp einzufügen und anschließend auf den Button "Convert It" zu klicken.
Bereits nach kurzer Zeit sollte die richtig formatierte E-Mail vorliegen. Der erzeugte Code sollte normalerweise mit allen gängigen E-Mail-Programm kompatibel sein und darüber hinaus auch noch einheitlich aussehen. Die Formatierung sollte nach der Konvertierung nicht anders aussehen, als das vorher entworfener Original. Dies kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, da eventuell manche Formatierungen übergangen oder bei der Konvertierung verloren gehen. Darüber hinaus sollte man vorsichtig sein, welche Daten man in das Formular einfügt, da sie unter Umständen unverschlüsselt über das Internet übertragen werden und von Dritten mit gelesen werden können. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, keine E-Mails über das Formular zu formatieren, die sensible Informationen enthalten.
