Unter Windows Mail kann man Regeln erstellen, die auf bestimmte E-Mails angewendet werden. Dies geschieht unter "Organisieren von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln und Ordnern". Unter "Erhält den Absender …" wird die Adresse des Absenders und der Zielordner eingetragen. Die Regel wird sofort angewendet und die schon eingegangenen E-Mails auch in den eingetragenen Ordner verschoben.
Jedoch gibt es manchmal Probleme, dass die Regel bei den neuen Nachrichten nicht automatisch angewendet wird. Hier kann im Grunde nur ein Einstellungsfehler das Problem sein. Es muss genau geschaut werden, ob die Einstellung sowohl für IMAP als auch POP-E-Mail Konten eingestellt wurde. Erst dann kann die Regel auch auf alle Nachrichten, die noch eingehen, angewendet werden. Wer eine Regel erstellen möchte, der findet hier eine ganz genaue Anleitung für das Einrichten einer Regel auf POP3- und IMAP-Konten. Eigentlich sollte dann die Regel immer automatisch angewendet werden. Die Regel ist besonders hilfreich, wenn man sehr viele Nachrichten erhält, die entsprechend geordnet werden sollen, damit ein besserer Überblick erreicht wird.
