Wer täglich viele neue E-Mails erhält, ist irgendwann nicht mehr in der Lage auf alle Nachrichten sofort zu reagieren. Dies ist auch nicht weiter tragisch, da es sich bei einer E-Mail um einen so genannten asynchronen Kommunikationskanal handelt. Diese Tatsache wird jedoch häufig von vielen Menschen vergessen, was zu jeder Menge Stress am Arbeitsplatz führt. Im Gegensatz zu einem Telefonat ist das gegenüber nicht gezwungen, sofort auf eine eingehende Nachricht zu reagieren. Doch die Tatsache, dass auf eine eingehende Nachricht nicht sofort geantwortet werden muss, macht es für viele nicht unbedingt einfacher, die tägliche Menge an Nachrichten geschickt zu verwalten und trotzdem in einer angemessenen Zeit zu reagieren.
Das richtige Zeitmanagement und die Verwaltung von E-Mails spielen heutzutage eine wichtige Rolle im Beruf. Doch auch im privaten Umfeld ist es wichtig, Nachrichten geschickt zu verwalten, da man durch Richtiges Zeitmanagement viel besser auf E-Mails reagieren kann. Wer sich in einer Position befindet, in der täglich viele Nachrichten beantwortet werden müssen, kann irgendwann nicht mehr seiner eigentlichen Arbeit nachgehen und wird zu häufig unterbrochen. Unterbrechungen bei der Arbeit sind übrigens nicht nur nervig, sondern führen außerdem dazu, dass die Ergebnisse schlechter werden und die Konzentration deutlich nachlässt. Die wichtigste Grundregel beim Verwalten von eingehende Nachrichten lautet also: Eine Nachricht muss nicht sofort beantwortet werden und sollte in einen separaten Ordner verschoben werden.
Trotzdem ist es wichtig, dass auf wichtige E-Mails in einer angemessenen Zeit reagiert wird, da sich der Gesprächspartner ansonsten übergangen fühlt. Wer heutzutage nicht innerhalb von drei Tagen eine Antwort auf seine Nachricht erhält, geht eigentlich auch nicht mehr davon aus, jemals eine Antwort zu erhalten. Jedoch sollte man sich als Empfänger einer E-Mail nicht dazu verpflichtet fühlen, innerhalb von 5 Minuten eine passende Antwort parat zu haben und seine Arbeit für die eingetroffene Nachricht unterbrechen zu müssen. Daher sollte man die automatische Überprüfung des Postfaches deaktivieren und auch Hinweisboxen sollten deaktiviert werden, da die plötzlich auf blinkenden Fenster ein hohes Ablenkungspotenzial besitzen.
Zeiten zum Beantworten von E-Mails schaffen
Sind alle automatischen Hinweise deaktiviert, sollte man sich feste Zeiten am Tag einplanen, um auf eingegangene Nachrichten zu antworten. Wer keine zeitkritischen Anfragen erhält, kann sich dabei durchaus auf eine bestimmte Tageszeit fixieren und anschließend keine E-Mails mehr beantworten. Es empfiehlt sich jedoch, drei Mal am Tag eine kleine Zeit zum Bearbeiten von eingegangene Nachrichten einzuplanen. Beispielsweise kann man morgens direkt nach dem hochfahren des Computers die einfachsten Nachrichten schnell beantworten. Dadurch schafft man sich zum Beispiel für den zweiten Block am Mittag ausreichend Zeit, um auf Nachrichten mit mittlerer Priorität eingehen zu können. Am Abend kann man dann noch einmal E-Mails mit weniger wichtigen Anfragen beantworten. Wie man mit Nachrichten umgeht, deren Beantwortung viel Zeit in Anspruch nehmen wird, wird im späteren Verlauf des Textes geklärt. Durch dieses Vorgehen können selbst zeitkritische Anfragen noch rechtzeitig beantwortet werden. Auf der anderen Seite kann man so sicher gehen, dass man den Rest des Tages Zeit für die anderen Aufgaben hat und nicht durch spontane Anfragen abgelenkt wird.
Während der eingeplanten "E-Mail-Zeit" sollten zuerst die Nachrichten beantwortet werden, die schnell und unkompliziert sind. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, man nicht den Überblick über sein Postfach verliert und sich in aller Ruhe den komplexeren E-Mails widmen kann. Wenn das beantworten einer Nachricht viel Zeit und Aufwand erfordert, da beispielsweise noch Probleme gelöst oder andere Personen befragt werden müssen, sollten diese Nachrichten in einen extra dafür angelegten Ordner gespeichert werden. In so einem Fall ist es ratsam, den Gesprächspartner darauf hinzuweisen, dass die Nachricht eingegangen ist, aber erst in den kommenden Tagen beantwortet werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass der Sender noch auf eine Antwort wartet und man hat sich trotzdem Zeit verschafft, ohne einen unfreundlichen Eindruck zu unterlassen.
Alte Nachrichten abarbeiten
Wer die oben genannten Vorschläge berücksichtigt, sollte eigentlich in der Lage sein, auf die meisten Nachrichten innerhalb einer vertretbaren Zeit zu antworten. Häufig befinden sich jedoch im Posteingang Nachrichten, die schon vor langer Zeit hätten beantwortet werden müssen. Um diese Nachrichten endlich zu beantworten, geht man ähnlich wie bereits erklärt vor. Am einfachsten ist es, einen neuen Ordner zu erstellen, in den anschließend alle noch nicht beantworteten Nachrichten verschoben werden. Zu Beginn des Tages widmet man sich nun mindestens einer dieser Nachrichten und versucht diese zu beantworten, weiterzuleiten oder einen passenden Ansprechpartner dafür zu finden. Es ist jedoch wichtig, dass man überhaupt etwas tut und die Nachricht nicht unbeachtet im Postfach liegen lässt. Es mag Tage geben, an denen wirklich nur eine E-Mail aus diesem Ordner bearbeitet werden kann, was vollkommen in Ordnung ist. An den meisten Tagen wird es jedoch so sein, dass man es schafft, mehrere dieser alten Nachrichten zu bearbeiten. Nach und nach reduziert sich nun der Stapel dieser ungeliebten Nachrichten aus der Vergangenheit und man kann sich voll und ganz auf die aktuell eingetroffene E-Mails konzentrieren.
