Büroangestellte scheinen unter der scheinbar unendlichen Flut von
E-Mails regelrecht zu ersticken. Laut eines Berichts der Zeitung "The
Observer" zeigt eine neue Studie nun, wie sehr die Produktivität sinkt,
weil Arbeitsprozesse ständig durch Mails unterbrochen werden. Immer
häufiger leiden Angestellte unter dem Phänomen "E-Mail Stress" – sie
sind müde, frustriert und unproduktiv. Die Studie wurde von einem
Akademikerteam bestehend aus Wissenschaftlern von verschiedenen
britischen Universitäten durchgeführt und untersuchte die
Verhaltensweisen von 177 Studienteilnehmern, die hauptsächlich im
wissenschaftlichen oder kreativen Bereich tätig sind.
Allein die hohe Zahl der erhaltenen E-Mails versetzte 34 Prozent der
Teilnehmer in einen Stresszustand, weitere 28 Prozent fühlten sich
getrieben, da sie die Mails ebenfalls als Stressquelle sahen. Lediglich
38 Prozent zeigten einen entspannten Umgang mit der elektronischen Post
und beantworteten sie zum Teil erst am nächsten Tag oder sogar erst in
der folgenden Woche. Im Jahr 2006 wurden weltweit sechs Billionen
Geschäfts-Mails versendet, von den E-Mails im Posteingang sind jedoch
durchschnittlich 80 Prozent Spam. Ein durchschnittlicher
Büroangestellter wendet täglich 49 Minuten dafür auf, seine E-Mails zu
verwalten.
Durch die hohe Frequenz, mit der normalerweise der Posteingang auf
neue Nachrichten kontrolliert wird, sinkt die Produktivität und
Konzentrationsfähigkeit erheblich. Die Studie zeigte jedoch, dass den
meisten gar nicht bewusst war, wie oft sie ihren Arbeitsprozess
unterbrechen, um nach neuen Nachrichten zu sehen. Die Hälfte der
Teilnehmer gab an, ihre Mails mehr als einmal pro Stunde zu überprüfen
und 35 Prozent gaben an, dies alle 15 Minuten zu tun. Eine
Monitoring-Software zeigte jedoch letztendlich das wahre Ausmaß: Die
Studienteilnehmer kontrollierten ihren Posteingang pro Stunde 30 bis 40
Mal auf neu eingegangene Mails.
Diese Unterbrechungen des Arbeitsprozesses führen dazu, dass der IQ
durch die Ablenkung um bis zu zehn Punkte fällt. Besonders betroffen
davon sind Angestellte in kreativen Berufen, die sich über längere
Zeitspannen auf ein Projekt konzentrieren müssen, wie beispielsweise
Wissenschaftler, Architekten oder Journalisten. Angestellte in
Call-Centern haben jedoch nicht mit demselben Problem zu kämpfen, da
die Beantwortung von E-Mails in ihrem Beruf wesentlich ist und keine
Unterbrechung darstellt.
Stress, ja vielleicht, Selbstverschuldet? Ja das auch…
Ich kenne persönlich Firmen und auch Behörden wo JEDE eingehende Mail automatisch ausgedruckt wird und dann abgeheftet werden muss. In eingen Firmen kommt die Mail auch aus Prinzip erst nach der 10 Weiterleitung an. Sprich in sehr vielen Fällen, die mir bekannt sind, ist die Mail selber nicht das Problem, sonderen eher der Behörden-, Firmeninterne Umgang mit EMails generell.