Dieser Next-Level-Hack schult Gmail, so zu arbeiten, wie Sie denken

Wenn Sie Ihren Posteingang optimieren wollen, müssen Sie eine harte, aber unvermeidliche Realität akzeptieren. Im Land der E-Mail gibt es keinen heiligen Gral – keinen einzigen, magischen Schritt, der Sie in einen Zustand der E-Mail-Utopie versetzt.

Stattdessen ist das Erreichen eines überschaubaren, organisierten Posteingangs ein vielschichtiger Prozess, bei dem zahlreiche Hacks, Tricks und Tools zusammenkommen, um eine Einrichtung zu schaffen, die für Sie funktioniert. Und im Mittelpunkt dieses Prozesses steht Ihr tatsächlicher Posteingang und die darin integrierte Methode der Nachrichtenpräsentation.

Bei Google Mail bedeutet dies in der Regel eine Reihe von Registern – klickbare Kategorien, die über der Standard-Posteingangsansicht des Dienstes angezeigt werden. Google Mail erkennt automatisch, welche eingehenden E-Mails zu welcher Kategorie gehören, und präsentiert sie dann entsprechend.

Es gibt allerdings ein kleines Geheimnis: Sie müssen diese Registerkarten nicht so verwenden, wie Google sie gestaltet hat. Sie können sie übernehmen und auf jede beliebige Art und Weise verwenden.

Und wenn Sie sich erst einmal an diese Möglichkeit gewöhnt haben, werden Sie Ihren Posteingang nie wieder auf die gleiche Weise betrachten.

DIE ÜBERNAHME DES GMAIL-TABS, TEIL I: PLANEN SIE IHRE ZÜGE

Der erste Schritt zur Umnutzung der Posteingangsregisterkarten von Google Mail besteht darin, darüber nachzudenken, welche der vorhandenen Registerkarten Sie tatsächlich verwenden – und welche für eine Umnutzung gut geeignet wären. Für die meisten Menschen werden die Registerkarten „Soziales“ und „Foren“ am besten geeignet sein, da ihre Standardzwecke für die meisten von uns nicht so wichtig sind.

Die Registerkarte „Soziales“ ist erwartungsgemäß für Nachrichten von sozialen Netzwerken, Websites zur gemeinsamen Nutzung von Medien und ähnlichem gedacht, während die Registerkarte „Foren“ für Nachrichten von Online-Gruppen, Diskussionsforen und Mailinglisten gedacht ist. Wenn Sie nicht eine Unmenge von Nachrichten erhalten, die auf eine der beiden Beschreibungen passen (und Ihnen gefällt die Idee, diese Nachrichten in ihre eigenen, eigenständigen Abschnitte aufzuteilen), ist es ziemlich einfach, diese wegzulassen.

Überlegen Sie sich als Nächstes, welche neue Rolle Sie mit Ihrem neu gestalteten Reiter übernehmen möchten – welche Art von E-Mails Sie erhalten, die es hilfreich wäre, wenn Sie sie aus Ihrem primären Posteingang, wo sie die unmittelbarste Aufmerksamkeit erfordern, entfernen und stattdessen in ihren eigenen speziellen Bereich stellen würden.

Zum Beispiel erhalte ich viele Antworten auf die Willkommensnachricht, die an neue Abonnenten meines Newsletters geschickt wird. Diese sind wichtig für mich, und ich lese und beantworte sie alle – aber ich tue das gerne im großen Stil und zu bestimmten, begrenzten Tageszeiten, um effizienter zu sein. Und ich ziehe es vor, meine Registerkarte „Primär“ nur auf dringendere Nachrichten zu beschränken, die meine sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Jetzt ist die Registerkarte „Soziales“ meines Posteingangs die exklusive Startseite für die Antworten auf diese Willkommensnachrichten geworden. Sie befinden sich alle noch immer in meinem Posteingang, und ich sehe immer noch eine visuelle Anzeige, wenn neue Nachrichten eintreffen – aber sie sind an einem einzigen, übersichtlichen Ort zur einfachen Handhabung gesammelt und bringen meinen Posteingangsbereich nicht durcheinander.

Mein anderes persönliches Beispiel dreht sich ebenfalls um Newsletter – aber in diesem Fall um solche, die andere Leute schreiben und die ich einfach erhalte. Ich abonniere mehrere Newsletter, und ich speichere auch Artikel aus dem Internet in meinem Posteingang, um sie später zu lesen (nach dem im ersten Teil dieses Artikels beschriebenen Verfahren). So gerne ich mir dieses Material anschaue, ist es auch nicht besonders dringend und braucht keine sofortige Aufmerksamkeit zu verlangen oder meine prioritären Posteingangsbereiche zu überfüllen.

Nun, all diese Nachrichten, die ich in meiner Freizeit lese, landen jetzt auf meiner Foren-Registerkarte, die im Grunde meine Lese-Registerkarte geworden ist. Auch hier sind sie nach wie vor Teil meines Posteingangs und nicht aus den Augen, aus dem Sinn – aber sie sind ordentlich in einem eigenen, separaten Bereich organisiert, der nicht im Vordergrund steht und mit Dingen konkurriert, die wirklich eine zeitnahe Bearbeitung erfordern.

Ihre spezifischen Bedürfnisse sind natürlich unterschiedlich. Vielleicht sind Sie ein Schüler, ein Elternteil oder ein Pädagoge und möchten eine Registerkarte den E-Mails widmen, die aus Canvas, Google Classroom oder anderen Anwendungen Ihrer Schule eingehen, damit Sie diese mehrmals am Tag durchgehen können, ohne dass sie in dem Durcheinander verloren gehen. Vielleicht sind Sie eine Art Manager und erhalten eine Unmenge an Einladungen zu Besprechungen – Sie möchten also eine Registerkarte für diese Anwendungen haben, damit Sie nicht zu viel Unordnung erzeugen und eine einfache Verarbeitung in großen Stückzahlen durchführen können.

Sie könnten sogar kreativ werden und einige der versteckten Posteingangs-Ära-Sortierkategorien von Google Mail nutzen – automatisch sortierte, aber nicht einsehbare Sammlungen für E-Mails zu Einkäufen, Reisen, finanziellen Aktivitäten und Reservierungen – und eine der Registerkarten Ihres Posteingangs als Anlaufstelle für diese nutzen.

Wenn Sie herausgefunden haben, was genau Sie tun möchten und welche Registerkarte Sie dafür verwenden möchten, müssen Sie die Änderung nur noch implementieren. Und dieser Teil ist eigentlich ziemlich einfach.

DIE ÜBERNAHME DES GMAIL-TABS, TEIL II: KONFIGURIEREN SIE ES AUF IHRE WEISE

Sind Sie bereit, Ihre neue benutzerdefinierte Registerkarte einzurichten? Fangen wir damit an, das zu bereinigen, was immer gerade drin ist (vorausgesetzt, es ist etwas drin):

• Ziehen Sie auf der Google Mail-Desktop-Website jede einzelne Nachricht von der Registerkarte, die Sie neu zuordnen möchten, in die nächstgelegene Registerkarte. Wenn Sie beispielsweise die Registerkarte „Soziales“ neu zuordnen möchten und darin einige Nachrichten von Twitter anzeigen, können Sie diese auf die Registerkarte „Updates“ ziehen. Letztendlich kommt es nur darauf an, was für Sie Sinn macht. Wählen Sie einfach einen Ort aus, an den diese Nachrichten von nun an weitergeleitet werden sollen.
• Each time you drag a message into a different tab, you’ll see a box in the lower-left corner of the screen asking if you want to categorize messages from that sender the same way from now on. Click “Yes.”
• Wiederholen Sie den Vorgang für jede Nachricht, die sich auf Ihrer bald wiederzuverwendenden Registerkarte befindet.

Wenn Sie eine Nachricht auf eine andere Registerkarte in Ihrem Posteingang ziehen, werden Sie von Google Mail aufgefordert, eine Regel um dieses Muster herum zu erstellen.

Jetzt, wo der Reiter leer ist, ist es an der Zeit, Gmail mitzuteilen, welche Nachrichten Sie in diesen frisch freigewordenen Bereich gehen wollen. Und es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie damit umgehen können, abhängig von den jeweiligen Parametern:

• Wenn die Nachrichten immer von bestimmten Adressen stammen – wie dies z.B. bei einem Newsletter, aber auch bei systemgenerierten Nachrichten aus vielen Anwendungen und Diensten der Fall ist – folgen Sie dem gleichen Prozess von oben und ziehen Sie einfach eine solche Nachricht von irgendwo anders in Ihrem Posteingang in den Reiter, dann klicken Sie auf „Ja“ in der erscheinenden Eingabeaufforderung „Dies für zukünftige Nachrichten tun?
• Wenn die Nachrichten immer einen anderen gemeinsamen Nenner haben – sagen wir, einen konsistenten Bereich, einen bestimmten Hinweis im Betreff oder sogar ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satz irgendwo in ihrem Textkörper (z. B. in der Fußzeile, wo viele Anwendungen und Dienste identifizierende Informationen platzieren) – erstellen Sie einen Filter, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil im Google Mail-Suchfeld klicken, die Variable in das entsprechende Feld eingeben und dann auf die Schaltfläche Filter erstellen klicken. Klicken Sie auf die Option „Kategorisieren als“, wählen Sie den Namen Ihrer Registerkarte und klicken Sie dann erneut auf Filter erstellen, um ihn zu speichern.
• Wenn Sie Nachrichten mit Kalendereinladungen ins Visier nehmen möchten, erstellen Sie einen Filter mit „invite.ics“ im Feld “ Hat die Wörter“.
• Wenn Sie eine der versteckten Sortierkategorien aus der Posteingangszeit verwenden möchten, über die wir vor einer Minute gesprochen haben, erstellen Sie einen Filter mit „Kategorie:Einkäufe“, „Kategorie:Reisen“, „Kategorie:Finanzen“ oder „Kategorie:Reservierung“ im Feld „Hat die Wörter“.

Möglicherweise müssen Sie einige dieser Schritte mehrmals wiederholen, wenn Sie mehrere Typen von Nachrichten haben, die in Ihre benutzerdefinierte Registerkarte aufgenommen werden sollen – und möglicherweise müssen Sie Ihre neu umgestaltete Registerkarte eine oder zwei Wochen lang überwachen, um sie genauer einzustellen und alle Ausreißer zu beheben, die Sie in Ihrer anfänglichen Konfiguration übersehen haben – aber im Großen und Ganzen sollten Sie, sobald diese Schritte abgeschlossen sind, bereit sein.

Und Ihr Google Mail-Posteingang sollte jetzt auf eine Weise auf Sie zugeschnitten sein, die Sie nie für möglich gehalten hätten.

Haben Sie schon angefangen Ihre Nachrichten zu Sortieren? Schreiben Sie uns einen Kommentar.