DelayedMeetingRequest for Outlook

Um das Problem zu lösen, das Sie möglicherweise mit verzögerten Besprechungsanfragen in Microsoft Outlook haben, bietet IVASOFT eine Erweiterung an, die genau darauf abzielt, dieses Szenario in den Griff zu bekommen. Es kann durchaus vorkommen, dass Sie eine Besprechung in Outlook planen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt, vielleicht in einigen Stunden oder sogar Tagen, an die Empfänger versendet werden soll. Dies ist normalerweise eine Funktion, die Outlook von Haus aus nicht unterstützt, was bei vielen Anwendern durchaus Frustration auslösen kann.

Die Lösung, die IVASOFT mit der Erweiterung „Delayed Meeting Request“ anbietet, gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Art „Timer“ zu setzen. Dadurch wird die Einladung zu einer Besprechung zwar erstellt, jedoch nicht sofort verschickt. Stattdessen wird sie erst zu einem späteren, von Ihnen festgelegten Zeitpunkt an die Teilnehmer versendet. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Besprechungsanfragen taktisch planen möchten, etwa um sicherzustellen, dass die Empfänger Ihre Einladung zu einer günstigeren Uhrzeit erhalten, möglicherweise dann, wenn sie erfahrungsgemäß eher ihre E-Mails checken oder nicht in Meetings sind.

Der Trick bei dieser Erweiterung ist, dass sie auf einen Mechanismus setzt, der im E-Mail-Versand bekannt ist: das zeitversetzte Senden. Sie kennen diese Funktion möglicherweise bereits von normalen E-Mails, wo Sie einen Versandzeitpunkt in der Zukunft festlegen können. Die Erweiterung überträgt diesen Gedanken auf Besprechungsanfragen, was, ehrlich gesagt, ziemlich genial ist, weil es Ihnen mehr Kontrolle über den Kommunikationsfluss gibt.

Die Handhabung der „Delayed Meeting Request“-Erweiterung ist denkbar einfach: Nachdem Sie die Erweiterung installiert haben, erscheint im Besprechungsfenster eine zusätzliche Option, die Ihnen erlaubt, den Zeitpunkt der Zustellung zu bestimmen. Das bedeutet, dass Sie nicht nur die Besprechung organisieren, sondern auch ihre Ankündigung steuern können – und das mit minimalem Aufwand. Praktisch, oder?

Vielleicht fragen Sie sich, ob das Ganze mit Ihrem bestehenden Setup funktioniert. Glücklicherweise integriert sich die Erweiterung nahtlos in Outlook – Sie müssen also keine Sorge haben, dass sie den täglichen Ablauf stören könnte. Sie ist dabei besonders nützlich für alle, die regelmäßig mit Besprechungen jonglieren und sicherstellen wollen, dass ihre Anfragen optimal beim Empfänger ankommen.