SWING Porter für Outlook

Viele E-Mails sollen ewig erhalten bleiben, optimalerweise auch in gedruckter Form. Um jedoch E-Mails auszudrucken oder überhaupt als Datei zu speichern, müssen die elektronischen Zeilen zunächst in ein anderes Format übertragen werden. Der SWING Porter macht es ab sofort möglich, Outlook E-Mails in speicher- und druckbare PDF-Dateien zu konvertieren.

Mit wenigen Klicks können sämtliche Outlook E-Mails mittels dem SWING Porter in dauerhaft speicher- und vor allem druckbare PDF-Dateien konvertiert werden. Diese PDFs können anschließend geteilt werden. So kann jede Mail, die beispielsweise zu einem spezifischen Projekt oder einem Kunden gehört, nun ebenso bei den dazugehörigen restlichen Dateien verwahrt werden. Der SWING Porter ist zudem mit allen aktuellen Outlook-Programmen kompatibel.

Jede Mail, die in eine PDF- oder PDF/A-Datei verwandelt wurde, kann mit einem normalen PDF-Reader geöffnet, angesehen und bearbeitet werden. Somit sind auch Personen, die sich mit E-Mail Programmen wie Outlook nicht bzw. nicht sonderlich gut auskennen, in der Lage, die Mails zu sichten und zu bearbeiten. Jede Datei kann wiederum als E-Mail-Anhang genutzt und weiter versendet werden. Die PDF-Dateien dienen gleichzeitig einer besseren Übersicht. Da in einem Mail-Programm schnell die Übersicht verloren gehen kann, sind PDFs optimal, um in Ordnern archiviert zu werden. Die Dateien lassen sich somit ebenfalls leichter suchen und finden.

Als letzter Punkt kommen die Druckkosten. Um E-Mails zahlreichen anderen Personen zugänglich zu machen, müssen sie entweder versendet und anschließend von allen Personen gelesen oder eben ausgedruckt werden. Die PDFs können direkt als Zusatz auf z.B. Projektdateien vermerkt werden. Somit wird lästiges Ausdrucken erspart.