Wenn Sie Ihren Posteingang aktiv nutzen, erhalten Sie wahrscheinlich täglich Dutzende von E-Mails. Und wenn Sie ein Konto für berufsbezogene Aufgaben verwenden, liegt diese Zahl wahrscheinlich eher bei hundert. Wie gehen Sie mit all dieser Korrespondenz um und verschwenden nicht Ihre gesamte Arbeitszeit nur mit E-Mails? Die schnelle Antwort lautet: Sie benötigen Tools zur Verwaltung des Posteingangs, um E-Mails effektiv zu bearbeiten und Ihre kostbare Zeit produktiv zu nutzen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was die Verwaltung des Posteingangs ist und sieben verschiedene Tools, die Sie gleich ausprobieren und in Ihre persönlichen bewährten Methoden der Online-Kommunikation integrieren können.
Was ist die Posteingangsverwaltung?
Es ist alles, was Sie mit Ihrem Posteingang tun, einschließlich Lesen, Schreiben und Senden von E-Mails, Erstellen von Ordnern, Erstellen von Filtern und Suchen von Informationen mit ihnen – im Grunde genommen unter Verwendung jeder Funktion, die Ihr Desktop- oder Webmail-Client bietet.
Ihr Posteingang ist ein Ort, an dem wichtige Elemente, Informationen, Quittungen und manchmal eine Menge Müll gespeichert werden. Und wenn Sie ihn eine Weile nicht aufgeräumt haben, enthält er wahrscheinlich mehr Junk-Mail als jede andere wichtige Information. Wie jeder andere Speicherplatz auch, braucht er eine ordnungsgemäße Einrichtung des Verwaltungssystems, so dass Sie den Posteingang nicht so oft überprüfen müssen und weniger Junk-Mail zu entsorgen ist.
Wie schwerwiegend ist das Problem? Verschiedenen Statistiken (wie dieser von Radicati) zufolge erhalten die Mitarbeiter im Durchschnitt 80 bis 100 E-Mails pro Tag, von denen etwa 10 % Spam-Mails sind. Wenn Sie nur ein persönliches Konto haben, während die Menge an Spam-Mails wahrscheinlich dieselbe ist, erhalten Sie wahrscheinlich viele Newsletter und Werbe-E-Mails mit Rabatten und Angeboten. So viel davon, dass es schwierig sein kann, E-Mails von Ihrer Bank, Quittungen und Software-Updates in diesem ganzen Schriftverkehr zu unterscheiden.
Benötigen Sie eine Schulung zur Verwaltung des Posteingangs, um damit umgehen zu können? Nein, Sie brauchen nur die richtigen Tools, um Ihre E-Mail-Erfahrung zu optimieren.
Wie können Sie von Posteingangsverwaltungs-Tools profitieren?
Manche Menschen arbeiten am besten in einem unorganisierten Chaos, und vielleicht ist es möglich, wenn Sie alle Details der Arbeit in physischer Form vor sich haben. Wenn es sich um E-Mails handelt, können Tausende von Wörtern zu einem Klumpen Kommunikationsdurcheinander verschwimmen.
Verschiedene Tools für den Posteingang helfen dabei, das wortreiche Durcheinander umzuwandeln und die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, zu optimieren.
Das können sie auch:
- Verringern Sie die Anzahl der notwendigen Abfragen Ihres Posteingangs. Wenn Sie über ein organisiertes System von Ordnern und Regeln verfügen, die E-Mails an diese Ordner senden, können Sie die E-Mail-bezogenen Aufgaben priorisieren und Ihren Posteingang nur dann prüfen, wenn Ihnen dafür Zeit zur Verfügung steht.
- Verbringen Sie weniger Zeit mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails. Einige Tools automatisieren das Versenden von E-Mails, bieten Nutzungsanalysen und helfen sogar bei der Priorisierung von E-Mails, indem sie Nachrichten, die warten können, in den Schlummermodus versetzen und so letztendlich Ihre Zeit sparen (Outlook Regeln).
- Organisieren Sie Ihren Posteingang besser. Selbst im persönlichen Gebrauch erhalten Sie verschiedene Arten von Korrespondenz. E-Mail-Anwendungen ermöglichen es Ihnen, diese Arten zu kennzeichnen und in Ordner abzulegen, damit sie nicht im Posteingang hängen bleiben.
- Entrümpeln Sie die sinnlosen Werbesendungen in Ihrem Posteingang. Alle Newsletter und andere kommerzielle E-Mails, an deren Abonnement Sie sich nicht einmal erinnern können, können ebenfalls mit Hilfe von Tools zur Verwaltung des Posteingangs erledigt werden.
So praktisch sind E-Mail-Tools im Allgemeinen. Was die Vorteile betrifft, die Sie durch die Verwendung einer bestimmten App erhalten, lassen Sie uns einige von ihnen einzeln betrachten.
Aufgabenverwaltung – Moo.do
Moo.do ist eine großartige Anwendung, um Ihr Gmail-Posteingangsmanagement aufzupeppen. Es kombiniert einen Aufgabenmanager, einen Kalender und interaktive Drag-and-Drop-Funktionen, um Ihren Tag besser zu organisieren.
Besonderheiten
- Kanban-Tafeln. Diese Aufgabenverwaltungsfunktionalität ermöglicht es Ihnen, Ihren Tag auf eine verträglichere Art und Weise zu gestalten. Sie können die Ansicht nach Belieben anpassen und formatieren.
- Gliederung. Sie können Ihren Tag oder Ihre Woche gliedern und E-Mails, die sich auf ein bestimmtes Element beziehen, in der Gliederung kennzeichnen.
- Arbeitet offline. Wenn die Internetverbindung ausfällt, können Sie Moo.do trotzdem im Offline-Modus verwenden.
- Datenverschlüsselung. Moo.do verwendet eine client-seitige Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind.
- Funktioniert nur bei Google Mail. Der Nachteil ist, dass dieses praktische kleine Tool nur mit Gmail-Konten funktioniert.
Preisgestaltung
- Basic: kostenlos
- Prämie: ab 4 Dollar pro Monat
2. Zeitgesteuerte Erinnerungen – Followup.cc
Followup.cc ist ein praktisches Werkzeug, wenn Sie viele zeitaufwändige E-Mails versenden – z.B. solche, in denen Sie (wie der Name zu Recht andeutet) zusätzliche Informationen oder eine Erinnerung für die andere Person benötigen, um eine wichtige Information im Hinterkopf zu behalten oder einfach zu antworten.
Besonderheiten
- Erinnerungen setzen. Sie können eine Folge-E-Mail planen, die den Empfänger an die ursprüngliche Erinnerung erinnert.
- Automatische Wiedervorlage. Sie können eine Vorlage für die App auswählen, um eine E-Mail ohne Ihre Eingabe automatisch nachzufassen.
- Später senden. Sie können jede beliebige E-Mail zu einem von Ihnen als angemessen erachteten Zeitpunkt versenden lassen.
- Nachverfolgung aufrufen. Sie können E-Mails mit Tags versehen, um zu sehen, ob und von wem sie geöffnet wurden.
Preisgestaltung
- Starter: $18/Monat jährlich in Rechnung gestellt
- Freiberufler: 29 $/Monat jährlich in Rechnung gestellt
- Salesforce-Ausgabe: 40 USD/Monat werden jährlich in Rechnung gestellt
Beachten Sie, dass die Preise etwas höher sind, wenn Sie sich für eine monatliche Zahlung entscheiden.
Outlook Anwender sollten Sie vielleicht auch einmal die MapiLab Toolbox ansehen.
3. Bereinigung des Posteingangs – Sanebox
Sanebox ist in erster Linie ein Posteingangs-Reiniger, der KI-Technologie verwendet, um alle Ihre E-Mails zu sichten und sie nach Wichtigkeit zu sortieren.
Besonderheiten
- Intelligente Filterung. Es findet alle unwichtigen E-Mails und sendet sie in einen SaneLater-Ordner, damit Sie sie später bearbeiten können.
- Mit einem Klick können Sie den Newsletter abbestellen. Es bietet einen Ordner, in den Sie die E-Mails ziehen können, die Sie abbestellen möchten. Sanebox erledigt das für Sie.
- Schlummern. Sie können eine E-Mail in den Schlafmodus versetzen und sie später oben in Ihrem Posteingang erscheinen lassen, wenn Sie bereit sind, sie zu bearbeiten.
- Antwort-Verfolgung. Sie können eine E-Mail mit einem Zeitpunkt versehen, bis zu dem Sie erwarten, dass die andere Person darauf antwortet, und die App wird Sie benachrichtigen, wenn der Empfänger dies nicht getan hat – eine praktische Funktion, wenn Sie ein Meeting einrichten.
Preisgestaltung
- Snack: $0,16 pro Tag wird jährlich in Rechnung gestellt
- Mittagspause: $ 0,27 pro Tag, wird jährlich in Rechnung gestellt
- Abendessen: $0,82 pro Tag, wird jährlich in Rechnung gestellt
Beachten Sie, dass die Preise fast doppelt so hoch sind, wenn Sie sich für eine monatliche Zahlung entscheiden.
4. E-Mail-Nutzungsanalyse – EmailAnalytics
EmailAnalytics ist ein recht unkomplizierter Name. Die App erleichtert die Verfolgung der E-Mail-Produktivität Ihrer Teammitglieder und sendet Ihnen tägliche Berichte, was eine der eher unterschätzten optimalen Vorgehensweisen bei der Posteingangsverwaltung am Arbeitsplatz ist.
Besonderheiten
- Echtzeit-Analyse. Die Berichte sind immer auf dem neuesten Stand mit frischen analytischen Daten über die E-Mail-Aktivität. Die Metriken umfassen:
+ Gesendet/empfangen
+ E-Mail-Verkehr
+ Durchschnittliche Antwortzeit
+ Durchschnittliche Wortzahl - Teamleitung. Wenn Sie viele Personen mit unterschiedlichen Aufgaben im Team haben, können Sie sie in Gruppen aufteilen.
- Funktioniert nur mit der G-Suite. Ein potenzieller Nachteil ist, dass das Tool nur mit Google Mail-Konten funktioniert.
Preisgestaltung
Der Preis beträgt $5 pro Monat für einen Benutzer. Es gibt Ermäßigungen, wenn Sie mehr als fünf Personen im Team haben.
5. Leitungsverwaltung aus dem Posteingang – Streak
Streak ist eine Chrome-Erweiterung, mit der Sie Ihre E-Mail-Kommunikation über Google Mail verwalten können. Sie ermöglicht es, die Anwendung an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Zum Beispiel: Lebenslauf > Vorstellungsgespräch > Eingestellt.
Besonderheiten
- Pipeline-Autopilot. Die App erfasst automatisch Daten aus Ihrer Korrespondenz im Zusammenhang mit der betreffenden Pipeline.
- E-Mail-Verfolgung. Sie können sehen, ob jemand Ihre Nachricht geöffnet hat und erhalten sogar Benachrichtigungen über das Öffnen.
- Thread-Teiler. Sie können thematische Beiträge für eine bessere Verwaltung des Posteingangs erstellen.
- Später senden. Sie können eine E-Mail planen, die zu einem geeigneteren Zeitpunkt gesendet wird. Zum Beispiel, wenn sich die andere Person in einer anderen Zeitzone befindet.
- Es ist nur für Gmail. Leider funktioniert es nur mit einem Gmail-Konto.
Preise
- Kostenlos: Wenn Sie es nur ausprobieren möchten, ist es mit eingeschränkten Funktionen kostenlos.
- Solo: $15 pro Monat, wird jährlich in Rechnung gestellt
- Pro: $49 pro Monat, wird jährlich in Rechnung gestellt
- Unternehmen: $129 pro Monat werden jährlich in Rechnung gestellt
Beachten Sie, dass die Raten um 20% höher sind, wenn Sie monatlich zahlen möchten.
Effektive Verwaltung des Posteingangs: Fazit
Wenn die Verwaltung des Posteingangs für Sie jemals entmutigend war, versuchen Sie, ein paar Tools einzubinden, um Ihre mit E-Mail verbrachte Zeit produktiver zu gestalten. Einige E-Mails können automatisch versendet werden, und einige können für später zurückgestellt werden, und Sie benötigen sicherlich ein Ordnerorganisationssystem, um verschiedene Arten von Korrespondenz abzulegen.
Haben Sie bereits andere Tools im Einsatz die Ihre E-Mail Kommunikation erleichtern? Schreiben Sie uns welche Sie einsetzen.
