Stellen Sie sich vor, Sie behandeln Ihre E-Mails genauso wie Ihre Wäsche. Alle paar Minuten schauen Sie in den Trockner, stöhnen über die Mischung aus nassen und trockenen Kleidern, suchen das Hemd, das Sie brauchen, und schließen dann die Trocknerklappe, ohne etwas zu entnehmen. Diese Vorstellung ist zwar humorvoll, aber Laura Mae Martin, Autorin von Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing, schlägt eine effektivere Methode vor. Sie empfiehlt, E-Mails so zu behandeln, wie man idealerweise Wäsche sortiert.
Die Umsetzung der Wäsche-Metapher im E-Mail-Management
Schritt 1: Feste Zeiten zum E-Mail-Management
Der erste Schritt besteht darin, täglich eine feste Zeit zum Bearbeiten Ihres Posteingangs einzuplanen. Dies entspricht dem Entleeren des Trockners und dem Sortieren der Wäsche in verschiedene Körbe. Diese Methode hilft, Ihre zukünftigen Tage effizienter zu gestalten.
Der Prozess: Vier „Wäschekörbe“ für Ihre E-Mails
Zu dieser festgelegten Zeit gehen Sie Ihre E-Mails durch und sortieren sie in vier Kategorien: Antworten, Lesen, Überarbeiten und Entspannen (Archivierung und Löschung). Dieser Prozess verhindert, dass Sie Ihre E-Mails mehrfach „berühren“ müssen – Sie sortieren sie nur einmal und bearbeiten sie dann in einer zweiten Phase.
Detaillierte Betrachtung der Körbe:
- Antworten: Hier landen E-Mails, die eine Antwort erfordern. Diese benötigen Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
- Lesen: E-Mails, die Sie zu Informationszwecken lesen möchten, jedoch keine Antwort benötigen.
- Überarbeiten: E-Mails, bei denen Sie zwar eine Antwort geben müssen, aber derzeit noch auf weitere Informationen oder Antworten von anderen warten.
Integration von Baskets und Batch-Tasking
Warum keine Multitasking-Methode?
Multitasking, wie das gleichzeitige Sortieren und Beantworten von E-Mails, vermindert Ihre Konzentration durch ein Phänomen namens „Aufmerksamkeitsrückstand“ (attention residue). Dies erschwert es, sich vollständig auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Batch-Tasking, bei dem verwandte Aufgaben für längere Zeiträume zusammengefasst werden, hilft, Ablenkungen zu minimieren. So wird das Sortieren, Beantworten und Überarbeiten der E-Mails als separate Aufgaben behandelt.
Implementierung der Methode im Alltag
Einmalige Einrichtung:
- Sortieren Sie Ihre aktiven E-Mails in die drei Hauptkörbe: Antworten, Lesen, Überarbeiten.
- Archivieren oder löschen Sie E-Mails, die keinen dieser Körbe benötigen.
Tägliche Aufgaben:
- Planen Sie täglich feste Zeiten zum Sortieren Ihres Posteingangs – idealerweise einmal, maximal jedoch zwei bis drei Mal pro Tag.
- Lassen Sie Ihre E-Mails in den Körben, um Ihnen den Tag zu erleichtern.
- Planen Sie für den Tag feste Zeiten ein, um die verschiedenen Körbe zu bearbeiten – jeweils nur einen Korb pro Sitzung. Wählen Sie dabei Zeiten, in denen Sie besonders energiegeladen sind.
Fazit: Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode
Das Konzept, Ihre E-Mails wie Wäsche zu behandeln, könnte der Schlüssel zur effektiven Verwaltung Ihres Posteingangs sein. Durch diese strukturierte Herangehensweise behalten Sie die Kontrolle über Ihre E-Mails und verwandeln sie von einer Belastung in ein Werkzeug der Produktivität. Indem Sie die Prinzipien der Sortierung und des Batch-Taskings anwenden, können Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Konzentration und Effizienz steigern.
Wir hoffen, dass Sie mit dieser Methode Ihre E-Mail-Kommunikation optimieren und Ihre Produktivität langfristig verbessern können.
