Nutzer von Microsoft Outlook standen kürzlich vor einem Problem, bei dem neu erstellte Signaturen nicht zwischen der Outlook Desktop-App und der Outlook Web App (OWA) synchronisiert wurden. In einigen Fällen wurden Signaturen nach der Erstellung gelöscht, oder sie erschienen gar nicht in der OWA. Dieses Problem betrifft insbesondere sogenannte „Cloud-Signaturen“, die mit einem Benutzerkonto verknüpft sind.
Der Fehler trat in Outlook-Versionen ab Version 2303 auf, die die Funktion „Roaming-Signaturen“ einführten. Diese Funktion sollte es ermöglichen, Signaturen nahtlos über verschiedene Geräte hinweg zu synchronisieren. Doch genau hier kam es zu einem schwerwiegenden Synchronisationsfehler.
Ursache und Lösung des Problems
Das Problem wurde auf ein fehlerhaftes Caching bestimmter Daten zurückgeführt, die unter dem Registrierungsschlüssel Settings gespeichert werden. Der fehlerhafte Abgleich führte dazu, dass neu erstellte Signaturen entweder nicht korrekt synchronisiert oder nach einem fehlgeschlagenen Synchronisationsversuch gelöscht wurden.
Status: Problem behoben
Das Outlook-Team hat die Ursache des Fehlers identifiziert und eine Lösung implementiert. Die Behebung steht seit November 2024 in den folgenden Kanälen zur Verfügung:
- Beta-Kanal: Version 2411 (Build 18205.15010)
- Current Channel Preview: Version 2411 (Build 18205.15010)
- Current Channel: Version 2410 (Build 18129.20124) – Öffentliche Aktualisierung ab dem 12. November 2024
- Monthly Enterprise Channel:
- Version 2409 (Build 18025.20188) – Öffentliche Aktualisierung ab dem 12. November 2024
- Version 2408 (Build 17928.20272) – Öffentliche Aktualisierung ab dem 12. November 2024
- Semi-Annual Enterprise Channel (Preview): Version 2408 (Build 17928.20272) – Öffentliche Aktualisierung ab dem 12. November 2024
- Semi-Annual Enterprise Channel: Version 2402 (Build 17328.20636) – Öffentliche Aktualisierung ab dem 12. November 2024
Übergangslösung für Betroffene
Für Benutzer, die vor der Veröffentlichung der Fehlerbehebung mit diesem Problem konfrontiert waren, empfiehlt Microsoft einen temporären Workaround. Dieser Schritt kann in einigen Fällen helfen, die Synchronisation der Signaturen wiederherzustellen:
- Öffnen Sie den Registrierungs-Editor (Regedit):
- Navigieren Sie zu folgendem Pfad:
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Settings
- Navigieren Sie zu folgendem Pfad:
- Umbenennen des Schlüssels:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schlüssel Settings.
- Wählen Sie „Umbenennen“ und benennen Sie den Schlüssel in Settings_old um.
- Outlook neu starten:
- Schließen Sie den Registrierungs-Editor und starten Sie Outlook erneut.
Dieser Workaround basiert auf der Erkenntnis, dass ältere Daten unter dem Schlüssel Settings fehlerhaft gecached wurden. Der Fix behebt das Problem nicht rückwirkend, sodass insbesondere Konten, die vor mehr als fünf Jahren erstellt wurden, weiterhin betroffen sein könnten.
Hintergrund zur Roaming-Signaturen-Funktion
Die Funktion der Roaming-Signaturen wurde entwickelt, um Signaturen zwischen Geräten zu synchronisieren. Wenn eine Signatur erstellt wird, überprüft Outlook, ob diese in der zentralen Cloud-Liste, der sogenannten „roaming_signature_list“, erscheint. Tritt ein Synchronisationsfehler auf, löscht Outlook die Signatur automatisch, da sie als ungültig angesehen wird.
Fazit
Mit der Fehlerbehebung, die in den November-Updates 2024 bereitgestellt wurde, zeigt Microsoft, dass das Unternehmen auf Feedback reagiert und gezielte Lösungen bereitstellt. Anwendern wird geraten, ihre Outlook-Versionen regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie von den neuesten Korrekturen profitieren. Betroffene, die weiterhin Probleme feststellen, können den oben beschriebenen Workaround nutzen, um vorübergehend Abhilfe zu schaffen.
