E-Mail erobert das Interesse, wenn es um geschäftliche Kommunikation geht. Laut einer Umfrage von Twilio unter 2.500 Verbrauchern weltweit bevorzugen 83 % der Befragten, dass Unternehmen sie per E-Mail erreichen. Das ist verständlich – Sie brauchen keine Zeit zu verlieren, wenn ein Unternehmen die Hand ausstreckt, während Sie beschäftigt sind oder Entscheidungen vor Ort treffen.
Richtig. Man sendet also ein paar E-Mails und wartet und wartet und wartet. Und worauf warten Sie? Können Sie erkennen, ob jemand Ihre E-Mail gelesen hat, um Ihren nächsten Schritt zu planen? Die gute Nachricht ist, dass Sie es können. Schauen wir mal, wie es funktioniert.
Was ist E-Mail-Tracking und wie funktioniert es?
E-Mail-Tracking bedeutet, eine gesendete E-Mail daraufhin zu überprüfen, ob eine Person sie geöffnet hat – natürlich mit Hilfe eines Tools. Für ein Unternehmen ermöglicht dies, fundierte Entscheidungen zu treffen, z.B. wann ein geeigneter Zeitpunkt für den Versand von E-Mails oder Nachfassaktionen ist, oder welche Art von Betreffzeile dazu führt, dass mehr E-Mails geöffnet werden.
E-Mail-Software, die über diese Funktion verfügt, oder eine dedizierte E-Mail-Nachverfolgungsapplikation kennzeichnet eine E-Mail mit einem Tracking-Pixel, das erkennen kann, wann sie von einem Empfänger geöffnet wurde. Einige Anwendungen können auch Links oder Banner in einer E-Mail markieren.
Warum sollten Sie E-Mails verfolgen müssen?
Es kann sowohl für die persönliche als auch für die geschäftliche Kommunikation sehr nützlich sein. Stellen Sie sich vor, Sie haben einer Gruppe von Freunden eine E-Mail mit Einzelheiten über Ihr bevorstehendes Treffen geschickt. Wir alle haben diesen Freund, der nie E-Mails liest, aber andere könnten sie auch verpasst haben. Mit einer getaggten E-Mail wissen Sie, welchen Freund Sie anrufen und daran erinnern müssen, den Posteingang zu entstauben.
Schwerwiegender ist, dass sich solche Fälle auf die Arbeits- und Geschäftskommunikation erstrecken. Lassen Sie uns einige Gründe für die Überwachung einiger Ihrer E-Mails untersuchen.
1. Im richtigen Kontext
Angenommen, Sie möchten in einem bestimmten Unternehmen arbeiten, dann schicken Sie eine E-Mail mit Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben. Sie würden wissen wollen, ob der Personalverantwortliche dieses Unternehmens die E-Mail gelesen hat. Ansonsten ist es ein Ratespiel – hat er Ihr Angebot gelesen und gefällt ihm nicht oder ist er im Urlaub und hat vergessen, automatische Antworten einzurichten?
Es geht um mehr als nur zu wissen, ob der Empfänger die Nachricht erhalten und gelesen hat. Sie werden auch wissen, ob es Ihnen gelungen ist, mit Ihrer Betreffzeile und der E-Mail selbst die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich zu lenken.
2. Zeitersparnis
Wenn Sie Daten über die Aktivität einer E-Mail haben, wissen Sie auch, ob ein Follow-up angebracht ist. Wenn Sie sehen, dass ein Empfänger die E-Mail geöffnet und wahrscheinlich sogar gelesen hat, können Sie mit zusätzlichen Informationen nachfassen; andernfalls wäre es nicht angebracht, da er noch nicht weiß, wovon Sie sprechen. Sie können stattdessen mit einer Erinnerung nachfassen.
3. Einsicht haben
Wenn Sie Ihre E-Mail für den Versand von Newslettern und anderen Arten von Werbematerialien verwenden, kann die E-Mail-Verfolgung analytische Informationen liefern. Wenn Sie sehen, dass ein oder mehrere Empfänger Ihre E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt konsequent öffnen, können Sie den Zeitpunkt, zu dem Sie die E-Mail versenden, entsprechend anpassen. Bei Gruppen-E-Mails können Sie die durchschnittliche Tageszeit zählen, zu der sie Ihre E-Mails öffnen oder wie viele Personen sie regelmäßig lesen.
4. Lernen, bessere E-Mails zu schreiben
Es ist ganz einfach – wenn die Leute Ihre E-Mail nicht öffnen, könnte es mit Ihren Betreffzeilen zu tun haben. Sie sind vielleicht nicht auffällig genug oder ein Wort darin löst einen Spam-Filter aus. Wenn Leute Ihre E-Mails zwar öffnen, aber nicht handeln, könnte das Problem in der Art und Weise liegen, wie Sie Ihre Angebote formulieren, oder vielleicht, weil Sie keine professionelle Signatur haben. Versuchen Sie, verschiedene Arten von Nachrichten zu versenden und sehen Sie, welche davon eine bessere Antwort erhält.
Wie sollten Sie Ihre Nachrichten verfolgen
Das hängt sehr stark davon welche Software Sie im Einsatz haben. Wenn Sie einen Newsletter über eine Server Lösung (phpList) versenden, werden Ihnen in der Weboberfläche Möglichkeiten zum Tracking angeboten. Wenn Sie Outlook verwenden empfehlen wir Ihnen sich einmal die Outlook Erweiterung E-mail Follow-Up, das Addon erinnert Sie an E-Mails die nicht beantwortet wurden, und gibt Ihnen die Möglichkeit eine Folge-E-Mail zu schicken. Es gibt noch eine Menge weiterer Lösungen…
Wie Sie die überwachte E-Mail-Aktivität in wachsenden Unternehmen nutzen
Wir verstehen, dass es Menschen gibt, denen die Verfolgung von E-Mails unangenehm ist, und einige von ihnen verwenden Tools, um zu sehen, welche Unternehmen sie überwachen und solche Versuche blockieren. Bevor Sie also mit der Nachverfolgung irgendeiner Art von E-Mails beginnen, sollten Sie sich bewusst sein, dass sie eine negative Antwort erhalten könnten, und entscheiden, ob Sie die Aktivität auf Ihre E-Mails wirklich überwachen wollen oder nicht.
Wenn Sie sich entscheiden, mit der Verfolgung von E-Mails fortzufahren, ist es an der Zeit, einen E-Mail-Tracker zu aktivieren und ihn zu testen. Sie können einen separaten Ordner für verfolgte Nachrichten erstellen oder ihn zu den markierten Nachrichten hinzufügen, so dass Sie solche E-Mails von Zeit zu Zeit überprüfen können.
Schritt 1. Erstellen Sie eine personalisierte E-Mail, um eine Unterhaltung zu beginnen, in der es um sie und nicht um Sie geht.
Stellen Sie sich vor, Sie haben wieder einmal eine gewöhnliche E-Mail erhalten und sie wahrscheinlich direkt in den Spam-Ordner geschickt. Wie ärgerlich.
Viele Leute könnten dasselbe mit Ihren E-Mails machen, wenn Sie den gleichen Text per Copy-Paste einfügen, wenn Sie sich an einen neuen Interessenten wenden. Vorlagen sparen natürlich Zeit, aber wenn Sie sie weiterhin verwenden möchten, versuchen Sie, ihnen eine persönliche Note zu geben. Fügen Sie den Namen einer Person oder eines Unternehmens anstelle von “An wen es angeht” ein und lassen Sie ein paar Worte darüber fallen, warum sie Ihre Aufmerksamkeit erregt haben.
Schritt 2. Senden Sie ein aussagekräftiges Follow-up.
Wenn der E-Mail-Tracker anzeigt, dass Ihr Interessent die E-Mail noch nicht geöffnet hat, können Sie eine freundliche Erinnerung senden, um Ihr Angebot zu prüfen, insbesondere wenn es zeitlich begrenzt ist.
Wenn sie Ihre E-Mail zwar geöffnet, aber noch nicht geantwortet haben, können Sie zusätzliche Informationen zu der Angelegenheit oder einen Rabattcode senden. Es hängt vom Kontext der vorhergehenden Nachricht ab – seien Sie kreativ, aber bringen Sie ihren Posteingang nicht durcheinander.
Schritt 3. Entkrauten Sie Ihre E-Mail-Liste.
Abgesehen von der Streichung von Personen, die Ihnen direkt gesagt haben, dass sie nicht interessiert sind, hat das Entfernen von unerwünschten Beiträgen in Ihrer Mailing-Liste viel mit dem Timing und Ihren Aussichten zu tun. Wenn es sich zum Beispiel um eine Person mit vielen Verantwortlichkeiten auf der Arbeit oder zu Hause handelt, kann es einige Tage dauern, bis sie Ihre E-Mail lesen kann. Wenn es sich um jemanden handelt, der E-Mails nicht oft benutzt, kann es auch länger dauern. Ein weiterer Faktor ist die Zeit im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise.
Nehmen wir an, es besteht ein Zeitfenster von 14 bis 20 Tagen zwischen dem Senden einer E-Mail und dem Öffnen durch die andere Person, plus etwas Zeit zum Antworten. Wenn sie dann nicht innerhalb eines Monats antwortet, ist es ein gutes Zeichen, dass Sie den Kontakt abbrechen sollten. Es hat keinen Sinn, diese Person zu verärgern, wenn Sie nur Ihre eigene Zeit verschwenden.
Schritt 4. Verbessern Sie Ihre E-Mail-Quote.
Die Quote der geöffneten E-Mails ist ein prozentualer Indikator dafür, wie viele E-Mails zu einer bestimmten Kampagne geöffnet wurden. Sie zeigt indirekt an, wie gut es Ihnen gelungen ist, die Aufmerksamkeit der Empfänger Ihrer Kampagne auf sich zu ziehen.
Es ist einfacher, in Gruppen-E-Mails zu zählen als in einzeln versandten, aber es ist trotzdem möglich:
“Wenn Sie eine E-Mail an 50 Personen senden und 25 sie öffnen, beträgt Ihre Öffnungsrate 50% und Sie gewinnen.
Laut IBMs Benchmark-Zusammenstellung von 750 Unternehmen in vierzig Ländern beträgt die durchschnittliche individuelle Öffnungsrate nur etwa 23%.
Warum ist die offene Quote von Bedeutung? Wenn Sie Marketing-E-Mails als Trichter betrachten – je mehr Menschen Ihre E-Mails öffnen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Menschen die Zielaktion ergreifen. Sie sollten auch bedenken, dass nicht alle Personen, die Ihre E-Mails öffnen, sie bis zum Ende lesen oder die gewünschte Aktion durchführen werden. Von den 25 Personen, die die E-Mail geöffnet haben, könnten also hypothetisch nur fünf von ihnen zu Leadern werden.
Möchten Sie mehr Leads erhalten? Eine Erhöhung Ihrer Öffnungsquote ist ein guter Anfang. Hier sind ein paar Vorschläge, wie Sie das erreichen können:
- Segmentieren Sie Ihre Mailingliste. Dies ermöglicht zielgerichtetere E-Mail-Kampagnen, und es ist eine Möglichkeit, Gruppen-E-Mails zu personalisieren – Sie können (oder sollten ohnehin) die Namen der Empfänger in einer Gruppen-E-Mail nicht erwähnen, aber Sie können Ihr Angebot auf das Interesse eines bestimmten Segments zuschneiden.
- Testen Sie die Betreffzeilen. Es ist nicht gut, wenn Ihre E-Mails direkt in Spam-Mails landen, prüfen Sie also, ob die Betreffzeile keine Schlüsselwörter wie “erhalten” oder “bitte lesen” enthält (hier ist ein A bis Z von Wörtern, die einen Spam-Filter auslösen können ). Sie sollten es aber auch leicht, kurz, relevant und lesbar machen. Es gibt Tools, die die Betreffzeilen auf die Qualität von Text und Spam prüfen.
- Senden Sie Interessenten-E-Mails an einem Dienstag. Ein Benchmark-Bericht von Get Response zeigt, dass der Dienstag für 17% der durchschnittlichen Öffnungen verantwortlich ist. Schauen Sie sich aber auch an, was Ihnen Ihre Zahlen auf der Grundlage der Erfahrungen mit der E-Mail-Verfolgung sagen.
Und ein paar weitere Tipps, um sicherzustellen, dass mehr Menschen Ihre E-Mail lesen und danach handeln:
- Machen Sie die E-Mail-Inhalte mobilfreundlich. Egal, wie groß der mobile Bildschirm wird, er ist immer noch viel kleiner als ein durchschnittlicher Desktop-Computer oder Laptop. Berücksichtigen Sie auch, dass die Empfänger möglicherweise eine langsame mobile Internetverbindung verwenden. Eine mobil-freundliche E-Mail sollte prägnant und leicht bebildert sein.
- Fügen Sie eine professionelle Signatur hinzu. Der wichtigste Vorteil ist, dass E-Mails mit einer professionellen Signatur, die Ihr Foto oder ein Banner mit Ihrem Angebot enthält, besser abschneiden als solche mit einem einfachen Abschied am Ende.
Fazit
Die Verfolgung von E-Mails ist in vielerlei Hinsicht ein wertvolles Hilfsmittel. Beginnend mit der einfachen Erkenntnis, dass ein Kollege oder Freund Ihre E-Mail öffnet, erweisen sich die E-Mail-Tracking-Statistiken auch bei E-Mail-Marketingkampagnen als nützlich. Sie können herausfinden, wie gut Sie Ihre E-Mails verfassen, mit ihnen Aufmerksamkeit erregen und die Öffnungsrate zählen.
